Hiểu về bối cảnh phần mềm thông quan hải quan
Phần mềm thông quan là gì và tại sao nó lại quan trọng?
Phần mềm thông quan là một ứng dụng phần mềm dưới dạng dịch vụ cho phép các nhà khai thác hậu cần quản lý liền mạch các quy trình thông quan phức tạp trong khi tránh được nhiều cạm bẫy vốn có trong các hoạt động đó.
Phần mềm thông quan thế hệ tiếp theo rất quan trọng trong thế giới hậu cần vì nó giúp các cơ quan hải quan và môi giới hải quan có thể giảm chi phí hoạt động và nâng cao hiệu quả dịch vụ.
Một số lợi ích quan trọng nhất mà phần mềm thông quan cung cấp bao gồm:
Việc cho phép điền hải quan kỹ thuật số và điều chỉnh các yêu cầu quy định luôn thay đổi. Các thủ tục và quy tắc hải quan luôn trong tình trạng thay đổi, và do đó, phần mềm thông quan, không giống như nộp đơn thủ công, đảm bảo tất cả các thay đổi trong mô-đun xuất nhập khẩu được tính đến khi nộp đơn để đảm bảo tuân thủ và tránh bị phạt hoặc chậm trễ tốn kém.
Phần mềm thông quan giúp quá trình thông quan hiệu quả hơn, dễ dàng hơn và nhanh hơn thông qua tự động hóa. Nó tự động hóa nhiều quy trình liên quan, bao gồm nộp giấy tờ và tính thuế, thuế và hoàn thuế đối với hàng xuất khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc.
Hầu hết các phần mềm tùy chỉnh đều đi kèm với giao diện dễ làm theo và đơn giản giúp nhân viên thực hiện công việc của họ dễ dàng hơn mà không có quá nhiều lỗi. Nó cũng sẽ cải thiện khả năng hiển thị vào chuỗi cung ứng vì nó tạo ra các báo cáo tiêu chuẩn tại các điểm quan trọng của quy trình, do đó cung cấp thông tin và dữ liệu để nâng cao hiệu quả.
Sự phát triển của phần mềm thông quan
Phần mềm thông quan đang phát triển nhanh chóng và trở thành một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao hiệu quả và giảm chi phí trong quá trình xuất nhập khẩu.
Trong thời gian gần đây, nhiều công nghệ đã được giới thiệu bởi các cơ quan hải quan và thuế khác nhau. Một số thay đổi này bao gồm việc giới thiệu trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), đầu vào của thương nhân trực tiếp, hệ thống thông tin hàng hóa tiên tiến và sử dụng Internet. Sự phát triển và phát triển của bốn thành phần này đã thúc đẩy sự phát triển của phần mềm thông quan.
Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
EDI Cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để chuyển và trao đổi dữ liệu một cách an toàn giữa hai hệ thống, thường là nhà môi giới / khách hàng và hải quan hoặc quản lý thuế. Hệ thống EDI được thiết kế với các quy tắc đặt ra các đặc tính của dữ liệu được trao đổi giữa các hệ thống máy tính. Điều này giúp các hệ thống tiếp nhận nhận, hiểu và xử lý thông tin và dữ liệu dễ dàng hơn.
Đầu vào của nhà giao dịch trực tiếp
Cộng đồng thương mại, bao gồm các nhà môi giới và khách hàng, có thể gửi thông tin và dữ liệu hải quan của họ trực tiếp cho cơ quan hải quan. Điều này làm giảm chi phí cho cơ quan hải quan vì họ có ít nhu cầu duy trì và nhân viên trạm làm việc nơi các nhà môi giới sẽ nộp tài liệu hải quan.
Hơn nữa, đầu vào của nhà giao dịch trực tiếp hiệu quả hơn vì thông tin nhập được xác nhận tương tác và các tờ khai được in gần như ngay lập tức. Điều này, theo thời gian, dẫn đến các thủ tục đơn giản hóa, giảm phí xử lý và thời gian phát hành nhanh hơn, dẫn đến việc áp dụng phần mềm thông quan nhiều hơn.
Hệ thống thông tin hàng hóa tiên tiến
Sự phát triển trong phần mềm hải quan có nghĩa là các thỏa thuận hoạt động giúp các nhà môi giới và khách hàng có thể xử lý các giao dịch của họ thông qua các hệ thống máy tính ngay cả trước khi hàng hóa của họ đến.
Vì hải quan có thể xử lý hàng hóa và giải phóng dữ liệu thông qua các hệ thống phát hành tự động và thông báo cho các nhà môi giới hải quan và khách hàng thông qua EDI, các hệ thống thông tin hàng hóa tiên tiến thường giúp tiết kiệm đáng kể chi phí trong hoạt động lưu trữ và vận chuyển.
Mạng Internet
Internet là một lựa chọn dễ sử dụng và rẻ tiền đã giúp các máy tính thuộc hải quan và khách hàng của họ có thể kết nối an toàn và hiệu quả, do đó thúc đẩy trao đổi dữ liệu nhanh chóng.
Việc liên tục giảm giá viễn thông và phần cứng, sự phát triển của mã hóa và các tiêu chuẩn an toàn khác, và đơn giản hóa các biện pháp như EDIFACT và ANSI X12 đã khiến sự phát triển của phần mềm hải quan là không thể tránh khỏi.
Kiểm tra tỷ lệ chấp nhận
Tỷ lệ chấp nhận toàn cầu: Tổng quan
Theo một nghiên cứu khảo sát được thực hiện bởi Deloitte từ AEB, khoảng 75% các công ty sử dụng phần mềm thông quan. Tuy nhiên, điều cần lưu ý là các công ty sử dụng phần mềm thông quan rất khác nhau.
Về bản chất, các doanh nghiệp liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ hải quan bằng phần mềm thông quan được thiết kế tùy chỉnh cung cấp hỗ trợ để họ có thể khai báo hàng hóa hiện tại và hiệu quả với cơ quan hải quan.
Với sự gia tăng của các hệ thống xử lý hải quan quốc tế như ASYCUDA, hiện đã được hơn 102 quốc gia trên toàn thế giới áp dụng, tỷ lệ áp dụng phần mềm thông quan đã tăng lên hơn 75% ở các nước phương Tây và gần 50% ở các nước đang phát triển.
Áp dụng theo quy mô công ty: Doanh nghiệp vừa và nhỏ so với doanh nghiệp lớn
Khi nói đến quy mô công ty, các doanh nghiệp lớn đã đi đầu trong việc áp dụng phần mềm thông quan. Điều này là do các doanh nghiệp lớn có xu hướng ủng hộ việc áp dụng các công nghệ mới vì họ sẽ thu được nhiều hơn từ những đổi mới như vậy.
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa nhanh chóng tiếp thu phần mềm thông quan vì họ không tham gia vào vận chuyển và hậu cần quốc tế so với các doanh nghiệp lớn. Các doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào vận chuyển quốc tế có hiểu biết tốt về những thách thức năng động trong những nỗ lực như vậy.
Với quy trình thông quan liên tục thay đổi, bao gồm các hiệp định thương mại, địa chính trị, các thủ tục và quy định luôn thay đổi, và họ hoạt động ở nhiều quốc gia hơn, các doanh nghiệp lớn hiểu rằng thủ tục hải quan cần phải được thực hiện đúng.
Như vậy, các doanh nghiệp lớn có xu hướng mặc định sử dụng phần mềm thông quan để quản lý quy trình thông quan của mình so với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Thông tin chi tiết từ các công ty người dùng
Phản hồi trực tiếp: Lợi ích đã trải qua và những thách thức gặp phải
Tại CustomsCity Global Solutions Inc. , chúng tôi đã làm việc với nhiều công ty và do đó, chúng tôi có dữ liệu về nhiều thách thức mà các công ty quốc tế phải đối mặt cũng như những lợi ích mà họ đã trải nghiệm sau khi chuyển sang phần mềm thông quan của chúng tôi.
Một số quốc gia nổi bật nhất mà chúng tôi có cái nhìn sâu sắc bao gồm Evolve, một công ty thương mại điện tử trực tiếp đến người tiêu dùng, Great Way, một công ty thương mại điện tử khối lượng lớn; và Sung Moo Kim CHB, một công ty thương mại điện tử khối lượng lớn khác.
Phát triển giải pháp chuỗi cung ứng LLC
Evolve là nhà cung cấp giải pháp hoàn thiện đơn hàng toàn cầu đang phát triển nhanh chóng, gặp thách thức với quy trình giao tiếp và nhập khẩu chậm chạp của các lô hàng Thương mại điện tử Mục 321. Nó cũng cần một giải pháp cung cấp truy cập 24/7 qua internet và khả năng hiển thị thời gian thực.
Thách thức lớn nhất là hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ thông quan đều sử dụng các quy trình thủ công phức tạp và tốn thời gian. Hơn nữa, giao tiếp của họ chậm, và quá trình thông quan quá phức tạp.
Great Way Thương Mại &; Vận Tải Inc
Cách tuyệt vời Trading là một công ty cung cấp dịch vụ hậu cần của bên thứ ba và bên thứ tư trong giao nhận hàng hóa quốc tế và môi giới hải quan.
Thách thức lớn nhất của Great Way Trading &; Transportation là việc gửi và tải lên các lô hàng Thương mại điện tử Mục 321 khối lượng lớn rất chậm.
Hơn nữa, họ phát hiện ra rằng nhà cung cấp trước đây của họ đã sử dụng các hệ thống thủ công để gửi và tải lên Type 86 và AMS Air, rất khó hiểu và rất chậm.
Họ cần một giải pháp trực quan, tiết kiệm chi phí và đáng tin cậy, từ đầu đến cuối để xử lý hải quan nhanh chóng và hiệu quả.
Sung Moo Kim CHB
Sung Moo Kim CHB là một công ty cung cấp dịch vụ CFS và môi giới hải quan, đặc biệt là về các lô hàng Thương mại điện tử Mục 321 giữa Bắc Mỹ và Châu Á.
Thách thức lớn nhất của Sung Moo Kim là thiếu giải pháp để gửi và tải lên khối lượng lớn các lô hàng Thương mại điện tử Mục 321 cung cấp khả năng hiển thị và xác thực dữ liệu theo thời gian thực.
Nhà cung cấp trước đây của họ đã sử dụng các quy trình thủ công trong việc đệ trình, tốn thời gian, không hiệu quả và tốn kém và thường dẫn đến việc gửi dữ liệu HAWB muộn cho CBP.
Công ty cần một giải pháp hiệu quả về chi phí, đáng tin cậy, mạnh mẽ, dễ sử dụng và xử lý nhanh cho các lô hàng khối lượng lớn của họ.
Một số lợi ích mà Evolve, Great Way và Sung Moo Kim đã nhận ra từ việc sử dụng phần mềm thông quan bao gồm:
- Kế hoạch định giá tùy chỉnh được thiết kế cho các lô hàng Thương mại điện tử khối lượng lớn của họ.
- Tiếp cận với phạm vi đối tác khổng lồ của Custom City, từ các công ty kho hàng đến các nhà môi giới hải quan khác.
- Tăng độ chính xác và hiệu quả trong việc gửi và xác thực dữ liệu thông qua tích hợp API.
- Truy cập dựa trên web 24/7, cung cấp khả năng hiển thị toàn bộ quy trình hải quan từ bất kỳ vị trí nào có internet.
- Quy trình gia nhập diễn ra nhanh chóng và thuận tiện với sự hỗ trợ toàn diện từ các chuyên gia thông quan của CustomsCity.
- Truy cập vào một hệ thống được thiết kế để xử lý khối lượng lớn, vì nó không có giới hạn về việc gửi và tải lên.
Hồ sơ công ty: Ví dụ thực tế về việc sử dụng phần mềm
Hồ sơ công ty: Evolve Supply Chain Solutions LLC
Để giúp Evolve mở rộng hoạt động kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng, CustomsCity Global Solutions đã cung cấp giải pháp phần mềm thông quan trọn gói. Điều này cho phép Evolve làm việc với các CFS và công ty môi giới hải quan tốt nhất.
Evolve có thể truy cập vào một quy trình thông quan hợp lý trong đó Type 86, ISF và AMS Ocean đều được tải lên và dễ dàng xác thực trước khi gửi. Thậm chí tốt hơn, công ty có khả năng hiển thị đầy đủ về quy trình vì họ có quyền truy cập 24/7 để giám sát mọi khía cạnh của quy trình hải quan.
Phần mềm CustomsCity có thể ngay lập tức đánh dấu các lỗi, bao gồm cả mã HTS không hợp lệ, và thay thế chúng bằng mã chính xác, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Hồ sơ công ty: Great Way Trading &; Transportation Inc
Để hỗ trợ Great Way Trading trong việc xử lý các lô hàng khối lượng lớn, CustomsCity đã cung cấp quyền truy cập vào giải pháp dựa trên web của mình bao gồm cả Type 86 Và AMS Air . Điều này giúp công ty có thể tải lên và gửi hơn 30 nghìn lô hàng chỉ bằng một tệp duy nhất, ngoài việc xác thực mã HTS nhanh chóng.
Điều này cải thiện đáng kể hiệu quả vì Great Way trước đây sử dụng phương pháp xác thực dữ liệu thủ công, tốn rất nhiều thời gian. Hơn nữa, CustomsCity Software có thể đánh dấu lỗi trong mã HTS và thay thế chúng bằng mã đúng.
Công ty hiện có quyền truy cập vào thông tin và trạng thái thông quan vì họ có thể giám sát chặt chẽ mọi thứ thông qua truy cập 24/7 qua web. Điều này có nghĩa là Great Way Trading tin tưởng hơn vào dữ liệu họ gửi cho CBP.
Hồ sơ công ty: Sung Moo Kim CHB
Để giúp Sung Moo Kim hợp lý hóa quy trình, họ đã chuyển sang giải pháp trọn gói của CustomsCity giúp họ có thể nộp hơn 50 nghìn lô hàng trong một hồ sơ và xác thực tất cả các mã HTS trước khi nộp, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Một lợi ích lớn khác của giải pháp phần mềm thông quan CustomsCity là khả năng truy cập web 24/7, giúp Sung có thể theo dõi mọi khía cạnh của quy trình hải quan.
Khả năng của phần mềm gắn cờ và xác thực và, trong một số trường hợp, thay thế các mã sai làm cho công việc của nhân viên dễ tiếp cận và hiệu quả hơn.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng phần mềm thông quan
Vai trò của toàn cầu hóa và tăng trưởng thương mại quốc tế
Kể từ đầu thiên niên kỷ, thương mại quốc tế và toàn cầu hóa đã thu thập được rất nhiều tốc độ. Nền kinh tế toàn cầu phụ thuộc nhiều vào thương mại toàn cầu và xuất nhập khẩu hàng hóa trên toàn cầu.
Vì thủ tục hải quan là một trong những nút thắt cổ chai lớn nhất trong toàn cầu hóa và thương mại quốc tế, các chính phủ đã và đang phát triển các cơ chế để đánh thuế và kiểm soát dòng chảy hàng hóa qua biên giới.
Để giảm sự thiếu hiệu quả và quan liêu, nhiều khu vực pháp lý đã triển khai các hệ thống phần mềm thông quan như ASYCUDA để giúp nâng cao hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình thông quan.
Mặt khác, các doanh nghiệp lớn và nhỏ liên quan đến vận chuyển và hậu cần quốc tế phải đối phó với các thủ tục và quy trình thông quan thay đổi liên tục và sự khác biệt về luật pháp và quy định giữa các khu vực pháp lý khác nhau.
Vì việc không tuân thủ có thể dẫn đến tổn thất lớn hoặc sự chậm trễ tốn kém, các công ty đã chuyển sang công nghệ, bao gồm tự động hóa, số hóa và trao đổi dữ liệu điện tử, để hợp lý hóa các quy trình nộp và xác nhận hải quan.
Đổi mới công nghệ thúc đẩy việc áp dụng
Những đổi mới công nghệ lan rộng như cháy rừng trong một thế giới ngày càng toàn cầu hóa và sớm trở thành thông lệ tiêu chuẩn. Trong trường hợp phần mềm thông quan, những đổi mới công nghệ quan trọng nhất là Trao đổi dữ liệu điện tử (EDI), số hóa và tự động hóa.
Trao đổi dữ liệu điện tử
Các chủ hàng lớn và các nhà cung cấp giải pháp hậu cần đang chuyển sang trao đổi dữ liệu điện tử, hiện được sử dụng cho mọi thứ từ hệ thống quét, hình ảnh, hàng tồn kho và thông quan vì nó cải thiện hiệu quả lên đến 60%.
EDI có thể được sử dụng để trao đổi thông tin an toàn, nhanh chóng và hiệu quả như số vận đơn đường hàng không, thông báo lô hàng trước, vận đơn và hóa đơn thông quan giữa và giữa các nhà môi giới hải quan, người gửi hàng, đại lý giao nhận hàng hóa và người nhận hàng, có thể giúp doanh nghiệp nhanh nhẹn hơn.
Các công ty tích hợp các hệ thống dựa trên EDI vào các quy trình thông quan đạt được khả năng hiển thị nhiều hơn về quy trình thông quan của họ. Điều này giúp dễ dàng theo dõi các phương sai và tạo dữ liệu có thể được sử dụng để nâng cao hiệu quả, điều này sẽ làm giảm chi phí tổ chức.
Số hóa
Thông qua số hóa, các công ty đã và đang nâng cao hiệu quả của công tác thông quan. Sự gia tăng trong việc sử dụng các tệp kỹ thuật số và máy quét thay vì giấy, phải được xử lý thủ công, làm cho quy trình thông quan dễ dàng hơn.
Số hóa có thể làm cho các thành phần của các quy trình quan trọng và xuất khẩu như kiểm tra chất lượng, kiểm tra kê khai, giao nhận và đóng gói hiệu quả hơn.
Số hóa cũng có thể giúp các doanh nghiệp có thể tự động lập hồ sơ chi tiết khách hàng, theo dõi chi tiết các lô hàng bằng Internet of Things (IoT) và cập nhật chi phí vận chuyển theo thời gian thực, tất cả đều giúp xử lý và giải phóng hàng hóa hiệu quả hơn.
Tự động hóa
Hầu hết các khu vực pháp lý yêu cầu các nhà nhập khẩu cung cấp thông báo trước cho hải quan đối với các lô hàng nhập khẩu theo quy định. Sử dụng tự động hóa, robot giờ đây có thể xác thực các lô hàng theo các tiêu chí được xác định trước, chẳng hạn như tách hàng hóa không bị hạn chế khỏi hàng hóa bị hạn chế hoặc lô hàng có giá trị thấp khỏi các lô hàng có giá trị cao.
Tự động hóa cũng có thể tự động hóa các khía cạnh thông quan, chẳng hạn như tự động cập nhật hóa đơn hải quan và cung cấp chi tiết về các yếu tố như quốc gia sản xuất, địa chỉ nhận hàng, giá trị lô hàng và địa chỉ giao hàng.
Tự động hóa cũng có thể xử lý các hệ thống quét, hình ảnh và thông quan.
Tương lai của phần mềm thông quan hải quan
Dự đoán xu hướng áp dụng
Hải quan vẫn không ngừng phát triển và phức tạp, và sự chuyển đổi vẫn còn rất sớm. Sử dụng phần mềm thông quan sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả trong ngắn hạn, cung cấp một giải pháp hiệu quả hơn cho các quy trình nộp và xác nhận thủ công tốn nhiều công sức, chậm chạp và có lỗi.
Trong tương lai, nhiều doanh nghiệp sẽ áp dụng phần mềm thông quan trong công ty của họ. Bằng cách nắm bắt số hóa, các doanh nghiệp có thể đạt được lợi thế cạnh tranh và có khả năng củng cố thị trường của họ.
Cuối cùng, khi các chính phủ trên toàn thế giới chuyển sang các hệ thống thông quan số hóa như ASYCUDA, nhiều doanh nghiệp phải chuyển sang phần mềm thông quan. Điều này là do việc sử dụng phần mềm như vậy sẽ giảm đáng kể các quy trình hải quan, do đó giảm đáng kể chi phí.
Các công nghệ mới nổi và tác động của chúng đối với việc sử dụng phần mềm
Việc sử dụng các công nghệ mới nổi của các quan chức hải quan và doanh nghiệp là một trong những điều quan trọng nhất sẽ tác động đến việc sử dụng phần mềm thông quan.
Trí tuệ nhân tạo (AI)
Sử dụng các công nghệ như trí tuệ nhân tạo đã dẫn đến việc phát triển các giải pháp mạnh mẽ để xác định các lô hàng có rủi ro cao trước khi chúng đến biên giới, do đó cho phép họ đưa ra quyết định tốt hơn.
Các hệ thống này có thể được tận dụng để liên kết người gửi hàng với lô hàng, hài hòa mã để khớp, tạo hồ sơ khách hàng, định giá người gửi hàng và quy trình so khớp khách hàng bằng cách sử dụng các quy tắc kinh doanh có thể định cấu hình được gọi là thông tin, hồ sơ đã biết và các chỉ số rủi ro khác.
Công cụ giám sát ứng dụng
Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng nhiều hệ thống CNTT để cung cấp khả năng hiển thị từ đầu đến cuối nhằm giảm thời gian chết và lỗi hệ thống.
Do một trong nhiều hệ thống dễ dàng bị lỗi, do đó ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi, các doanh nghiệp hiện đang sử dụng các công cụ giám sát ứng dụng để xác định chính xác tắc nghẽn, ngừng hoạt động quy trình và thời gian ngừng hoạt động của hệ thống.
Ứng dụng hỗ trợ IoT
Thông qua các ứng dụng hỗ trợ IoT, các doanh nghiệp có thể có thông tin về những lô hàng nào cần lưu trữ đặc biệt trong khi chúng đang được xếp hàng để thông quan.
Ví dụ, một số hàng hóa yêu cầu lưu trữ trong môi trường được kiểm soát nhiệt độ và cảm biến IoT trên lô hàng sẽ cung cấp giám sát từ xa trong khi hàng hóa đang chờ thông quan.
