Việc khai báo phải được thực hiện trước khi xe tải di chuyển, chứ không phải khi xe đến trạm kiểm soát. Dưới đây là những yêu cầu thực tế của CBP và CBSA, thời hạn thực hiện và chi phí bạn phải chịu nếu làm sai.
Tờ khai điện tử trước khi đến ( eManifest ) là một hình thức khai báo điện tử trước khi hàng hóa đến, cung cấp cho CBP hoặc CBSA các thông tin chi tiết về hàng hóa, phương tiện vận chuyển, thủy thủ đoàn và lô hàng trước khi hàng hóa đến biên giới. Đối với các hãng vận tải giữa Hoa Kỳ và Canada, đây là công cụ giúp cơ quan hải quan đánh giá rủi ro từ sớm, giảm bớt thủ tục giấy tờ thủ công và đảm bảo hàng hóa hợp pháp được thông quan suôn sẻ.
Vậy trong đó bao gồm những gì, ai phải nộp, phải nộp sớm bao lâu, và sẽ ra sao nếu nộp trễ? Hãy cùng phân tích một cách cụ thể và thực tế.
Những điểm chính cần lưu ý
- Thông báo trước về lô hàng ( eManifest ) là thông tin điện tử về lô hàng được gửi cho cơ quan hải quan trước khi xe tải đến biên giới.
- ACE eManifest áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ thông qua CBP. ACI eManifest áp dụng cho hàng hóa nhập cảnh vào Canada thông qua CBSA. Đây không phải là cùng một hệ thống.
- Đối với các lô hàng vận chuyển bằng xe tải thông thường vào Hoa Kỳ, hồ sơ phải được chấp nhận ít nhất 1 giờ trước khi đến, hoặc 30 phút đối với chương trình FAST.
- Việc nộp hồ sơ chậm trễ, thiếu sót hoặc không chính xác có thể dẫn đến việc danh sách hàng hóa bị từ chối, hàng hóa bị tạm giữ tại hải quan, chậm trễ tại cửa khẩu và bị phạt tiền.
- Các hồ sơ bị sai sót thường là những hồ sơ được tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau: email của khách hàng, ghi chú trong bảng tính, dữ liệu nhập lại từ cổng thông tin, tin nhắn của tài xế.
eManifest-truck là gì?
Thông báo trước về hàng hóa ( eManifest ) là một thủ tục khai báo hải quan điện tử nhằm cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa thương mại trước khi lô hàng đến cửa khẩu. Thông báo này cung cấp cho cơ quan hải quan các thông tin về đơn vị vận chuyển, phương tiện và đội ngũ vận hành vận chuyển lô hàng, người gửi hàng, người nhận hàng, cũng như các tài liệu kèm theo liên quan.
Đối với thương mại giữa Hoa Kỳ và Canada, thuật ngữ này đề cập đến hai hệ thống. ACE ( eManifest ) dành cho hàng hóa nhập cảnh vào Hoa Kỳ, trong đó ACE là Môi trường Thương mại Tự động (Automated Commercial Environment), nền tảng xử lý thương mại điện tử của CBP. ACI ( eManifest ) dành cho hàng hóa nhập cảnh vào Canada, trong đó ACI là Thông tin Thương mại Trước khi Đến (Advance Commercial Information), chương trình của CBSA nhằm tiếp nhận dữ liệu thương mại trước khi hàng hóa đến nơi.
Mục đích rất đơn giản. Hải quan muốn biết thông tin về lô hàng trước khi xe tải đến trạm kiểm soát.
Khi dữ liệu đã đầy đủ và được chấp nhận, tài xế sẽ không còn phải phụ thuộc hoàn toàn vào giấy tờ. Nếu dữ liệu bị thiếu, nộp trễ hoặc không khớp, việc qua biên giới sẽ trở thành vấn đề tuân thủ trước khi hàng hóa kịp đến khâu kiểm tra.
Tại sao CBP và CBSA yêu cầu nộp đơn “ eManifest ”
Việc cung cấp dữ liệu điện tử trước giúp các nhân viên hải quan có thời gian đánh giá rủi ro và xác minh thông tin lô hàng trước khi hàng đến, thay vì phải phát hiện vấn đề tại làn kiểm tra sơ bộ.
CBP mô tả ACE là Cổng thông tin điện tử duy nhất của Hoa Kỳ dành cho việc xử lý thương mại, bao gồm dữ liệu về danh sách hàng hóa và việc giải phóng hàng hóa. CBSA vận hành ACI để quản lý dữ liệu hàng hóa thương mại. Trong cả hai trường hợp, mục tiêu không phải là số hóa chỉ vì mục đích số hóa. Mục tiêu là tăng cường khả năng theo dõi sớm và đảm bảo dữ liệu tuân thủ chính xác hơn.
Đối với các đơn vị vận chuyển, điều này định hình lại bản chất của dịch vụ “ eManifest ”. Đây không phải là một thủ tục hành chính được thêm vào sau cùng cho công tác điều phối. Đây là một phần của quy trình vận chuyển.
Bộ phận điều phối, vận hành, tuân thủ và tài xế đều phụ thuộc vào việc hồ sơ phải khớp chính xác với lô hàng thực tế. Chỉ cần một lỗi đánh máy trong số hiệu rơ-moóc, thiếu thông tin người nhận hàng hoặc mã tham chiếu lô hàng không chính xác cũng đủ khiến cả đội phải chuyển sang chế độ khắc phục sự cố, trong khi lô hàng lẽ ra đã phải được vận chuyển rồi.
Phải nộp đơn xin miễn trừ trách nhiệm ( eManifest ) sớm nhất là bao lâu?
Các mốc thời gian đã được ấn định, và đó chính là những thông tin cần ghi nhớ.
- Vào Hoa Kỳ: CBP phải nhận được thông báo về xe tải qua hệ thống ACE ( eManifest ) ít nhất 1 giờ trước khi xe tải đến cảng đến đầu tiên. Đối với các lô hàng đủ điều kiện tham gia chương trình FAST, thời hạn là 30 phút (19 CFR 123.92).
- Vào Canada: CBSA phải nhận và xác thực dữ liệu về hàng hóa và phương tiện vận chuyển trên đường bộ ít nhất 1 giờ trước khi xe tải đến biên giới, được gửi qua EDI hoặc thông qua Cổng thông tin eManifest của CBSA.
Đó là mức trần, không phải mục tiêu. Cả hai đều có thể được thông báo trước rất lâu (30 ngày), và quy trình làm việc an toàn nhất là nộp hồ sơ sớm để có thời gian khắc phục nếu hồ sơ bị từ chối. Một hồ sơ được nộp đúng hạn sẽ không có khoảng trống nào để xử lý trường hợp bất trắc nào đó.
Những hãng vận chuyển và phương thức vận tải nào cần một eManifest
Các hãng vận tải thương mại vận chuyển hàng hóa qua biên giới Mỹ-Canada thường cần có Mã định danh vận chuyển ( eManifest ) khi gửi thông tin trước về hàng hóa và phương tiện vận chuyển cho cơ quan hải quan của nước đến. Quy trình này phụ thuộc vào hướng di chuyển, phương thức vận chuyển, loại hãng vận tải và cơ quan nào nhận dữ liệu.
Các doanh nghiệp vận tải đường bộ hiểu rõ điều này nhất, bởi vì tài xế sẽ đến một trạm kiểm soát thực tế, nơi các hồ sơ được đối chiếu với xe tải, rơ-moóc, hàng hóa và giấy tờ liên quan. Tuy nhiên, yêu cầu về việc cung cấp dữ liệu trước đây nay cũng được áp dụng cho các quy trình vận hành trong lĩnh vực hàng không, đường biển, đường sắt và kho bãi.
Hãy xác nhận yêu cầu đối với mỗi bước di chuyển bằng cách trả lời năm câu hỏi sau:
- Hàng hóa này có nhập khẩu vào Hoa Kỳ hay Canada không?
- Hàng hóa được vận chuyển bằng phương thức nào: xe tải, đường hàng không, đường biển, đường sắt hay chuyển kho?
- Ai là người chịu trách nhiệm về thông tin liên quan đến hãng vận chuyển, hàng hóa, hóa đơn vận chuyển ( house ), thủ tục thông quan hoặc việc giải phóng hàng?
- Cơ quan này có yêu cầu phải có cổng thông tin, kết nối EDI hay nhà cung cấp phần mềm được chứng nhận không?
- Đội cần theo dõi thông báo chấp nhận, từ chối hay thông báo bổ sung nào trước khi tay đua đến?
Đây chính là lúc một nền tảng tích hợp đa phương thức phát huy vai trò quan trọng. CustomsCity hỗ trợ tuân thủ quy định hải quan đa phương thức trên toàn bộ ACE/ACI Truck eManifest, ACE Air eManifest và ACAS, và ACE Ocean eManifest, do đó, một nhóm xử lý nhiều phương thức vận tải sẽ không phải ghép nối các quy trình làm việc rời rạc với nhau.
Sẽ ra sao nếu bạn bỏ lỡ hạn chót nộp hồ sơ theo Chương trình “ eManifest ”?
Việc không nộp hồ sơ đúng hạn có thể dẫn đến việc bảng kê hàng hóa bị từ chối, chậm trễ tại cửa khẩu, bị kiểm tra, phải nộp hồ sơ bổ sung hoặc bị phạt tiền. Chi phí trực tiếp phát sinh là chi phí vận hành. Tài xế phải chờ đợi, bộ phận điều phối phải xử lý sự cố, và khách hàng không nhận được thông tin rõ ràng về tình trạng lô hàng cho đến khi vấn đề được giải quyết.
Rủi ro lớn hơn là việc lặp lại. Một lần nộp hồ sơ trễ hạn thì vẫn có thể xử lý được. Nhưng nếu điều này trở thành thói quen, nó sẽ làm suy giảm lòng tin của khách hàng và thu hút sự chú ý của cơ quan chức năng.
Về phía Canada, Hệ thống xử phạt hành chính bằng tiền của CBSA Hệ thống Phạt tiền Hành chính (AMPS) áp dụng các khoản phạt tiền đối với khách hàng thương mại khi vi phạm luật thương mại và luật biên giới. Một điều khoản vi phạm được quy định cụ thể cho trường hợp này: C384 quy định về việc không nộp thông tin trước theo thời hạn hoặc theo hình thức quy định. Về phía Hoa Kỳ, CBP có thể từ chối hoặc yêu cầu sửa chữa dữ liệu khai báo hàng hóa không đầy đủ hoặc không nhất quán trước khi hàng hóa được thông quan.
Hầu hết các trường hợp bỏ sót hồ sơ không phải do đội ngũ đã lơ là công việc. Điều này xảy ra bởi vì quy trình phụ thuộc vào quá nhiều bước thực hiện thủ công: email từ khách hàng, ghi chú trên bảng tính, nhập lại dữ liệu trên cổng thông tin, cập nhật thông tin tài xế qua tin nhắn văn bản, cùng với việc sử dụng các hệ thống riêng biệt cho từng phương thức vận chuyển.
Càng có nhiều lần chuyển giao, khả năng xảy ra vấn đề biên giới có thể phòng ngừa được càng cao.
Phần mềm “ eManifest ” giúp đơn giản hóa quy trình nộp hồ sơ như thế nào
Phần mềm hỗ trợ bằng cách tập trung dữ liệu vận chuyển, kiểm tra tính hợp lệ của các trường thông tin bắt buộc, truyền tải dữ liệu qua hình thức điện tử và theo dõi phản hồi từ các cơ quan trong một quy trình làm việc duy nhất, thay vì phải sử dụng một cổng thông tin riêng cho từng phương thức vận chuyển.
Một nền tảng “ eManifest ” thực tiễn nên cho phép đội ngũ của bạn:
- Tạo các chuyến đi, lô hàng, hồ sơ vận chuyển và thông tin tài xế mà không cần phải nhập lại cùng một thông tin nhiều lần.
- Kiểm tra tính hợp lệ của các trường bắt buộc trước khi gửi dữ liệu để phát hiện sớm các lỗi có thể phòng ngừa được.
- Gửi các hồ sơ ACE và ACI qua các kết nối được chứng nhận hoặc các kênh điện tử đã được phê duyệt.
- Theo dõi các trạng thái “được chấp nhận”, “bị từ chối”, “được sửa đổi” và “đang chờ xử lý” từ một giao diện duy nhất.
- Hãy lưu giữ một bản ghi chép kiểm toán ghi lại những gì đã được lưu trữ, thời điểm lưu trữ và những thay đổi đã xảy ra.
CustomsCity được xây dựng nhằm giải quyết vấn đề then chốt đó. Nền tảng dựa trên đám mây của chúng tôi kết nối các hãng vận tải, đại lý hải quan, công ty giao nhận hàng hóa và các nhà nhập khẩu với các quy trình làm việc của CBP và CBSA trên mọi phương thức vận chuyển, kèm theo tính năng xác thực trước khi truyền dữ liệu và hỗ trợ chuyên môn 24/7.
Về mặt phân loại, CustomsAI hoạt động như một “đôi mắt” thứ hai, chứ không phải là sự thay thế cho con người. Nó đề xuất mã HTS kèm theo tỷ lệ phần trăm độ tin cậy hiển thị bên cạnh, đọc hóa đơn thương mại và các tài liệu thương mại khác để điền sẵn dữ liệu khai báo, đồng thời tính toán thuế. Người đại lý hải quan sẽ xem xét và xác nhận từng đề xuất trước khi nộp bất kỳ hồ sơ nào.
ACE ( eManifest ) so với ACI ( eManifest): Sự khác biệt là gì?
ACE ( eManifest ) là hệ thống dữ liệu hàng hóa thương mại được gửi đến CBP đối với hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ. ACI ( eManifest ) là hệ thống dữ liệu thương mại trước khi nhập cảnh được gửi đến CBSA đối với hàng hóa nhập khẩu vào Canada. Cả hai hệ thống này đều hỗ trợ việc đánh giá rủi ro trước khi hàng hóa đến. Chúng được vận hành bởi các cơ quan khác nhau và tuân theo các quy trình làm việc khác nhau.
Đối với các hãng vận chuyển hoạt động trên cả hai hướng, sự khác biệt đó thể hiện rõ hàng ngày. Một chuyến hàng đi về phía nam có thể yêu cầu dữ liệu ACE. Một chuyến hàng đi về phía bắc có thể yêu cầu dữ liệu ACI. Cùng một bên liên quan, cùng một bộ tài liệu, nhưng quy định của cơ quan chức năng, thông báo trạng thái, cổng thông tin và quy trình điều chỉnh lại khác nhau.
Vì vậy, đừng coi “ eManifest ” như một mẫu chung chung. Hãy thiết lập một quy trình làm việc riêng biệt cho từng cơ quan, sau đó vận hành cả hai thông qua một hệ thống đảm bảo trải nghiệm người dùng nhất quán. CustomsCity đáp ứng cả hai phía của quy trình với phần mềm ACE/ACI Truck eManifest , cùng với phần mềm ACI Air eManifest cho phía hàng không của Canada, nhờ đó đội ngũ của bạn không cần phải trở thành chuyên gia về cổng thông tin cho từng loại hồ sơ khai báo.
Cách xây dựng quy trình làm việc đáng tin cậy trên eManifest
Một quy trình làm việc đáng tin cậy bắt đầu từ trước khi xuất phát và chỉ kết thúc khi trạng thái nộp hồ sơ đã được xác nhận và hiển thị. Mục tiêu là phát hiện dữ liệu chưa đầy đủ trước khi nộp hồ sơ, chứ không phải sau khi tài xế đã đến gần biên giới.
- Thu thập thông tin chi tiết về lô hàng càng sớm càng tốt. Người gửi, người nhận, mô tả hàng hóa, số lượng, trọng lượng, thiết bị, tài xế, số tham chiếu tài liệu.
- Xác nhận hướng xử lý và cơ quan có thẩm quyền. Nhóm cần biết liệu phải áp dụng quy trình ACE, ACI hay một quy trình nộp hồ sơ khác trước khi tiến hành bất kỳ bước nào.
- Hãy kiểm tra tính hợp lệ của các trường bắt buộc trước khi gửi dữ liệu, thay vì chờ nhận thông báo từ chối.
- Gửi qua các kênh được phê duyệt: cổng thông tin, kết nối EDI hoặc nền tảng tuân thủ.
- Theo dõi trạng thái và khắc phục lỗi trước khi trình điều khiển đến cổng.
- Lưu giữ hồ sơ lưu trữ để phục vụ công tác kiểm toán, dịch vụ khách hàng và cải tiến quy trình.
Quy trình đó mang lại quyền kiểm soát cho các nhà quản lý vận hành, đồng thời phù hợp với cách thức làm việc thực tế của các đội tuân thủ: trong điều kiện áp lực về thời gian, phải xử lý nhiều lô hàng cùng lúc, trong khi khách hàng liên tục yêu cầu cập nhật thông tin và các tài xế đang chờ đợi những chỉ dẫn rõ ràng.
Các câu hỏi thường gặp
Các hãng vận tải thương mại hoặc các đối tác có trách nhiệm trong chuỗi cung ứng nộp eManifest dữ liệu khi họ bị yêu cầu cung cấp thông tin trước về hàng hóa và phương tiện vận chuyển cho CBP hoặc CBSA. Trách nhiệm cụ thể phụ thuộc vào cơ quan, phương thức vận chuyển, loại hình vận chuyển và vai trò thương mại. Hãy xác minh yêu cầu trước khi gửi hàng, đặc biệt là khi bạn vận chuyển hàng hóa theo cả hai hướng.
ACE eManifest hỗ trợ hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ thông qua CBP. ACI eManifest hỗ trợ hàng hóa nhập cảnh vào Canada thông qua CBSA. Cả hai đều liên quan đến dữ liệu điện tử trước khi nhập cảnh, nhưng có các quy định của cơ quan, cổng thông tin, yêu cầu dữ liệu và thông báo trạng thái khác nhau. Các nhóm làm việc xuyên biên giới nên quản lý từng quy trình làm việc một cách riêng biệt.
Đối với hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ, CBP phải nhận được thông tin về xe tải qua hệ thống ACE eManifest ít nhất 1 giờ trước khi xe tải đến cảng nhập cảnh đầu tiên, hoặc 30 phút đối với các lô hàng đủ điều kiện tham gia chương trình FAST. Khi nhập cảnh vào Canada, CBSA phải nhận và xác thực dữ liệu hàng hóa và phương tiện vận chuyển đường bộ ít nhất 1 giờ trước khi xe tải đến biên giới. Cả hai loại dữ liệu này đều có thể được truyền đi trước rất lâu, vì vậy hãy nộp hồ sơ sớm và dành thời gian để khắc phục trường hợp bị từ chối.
Việc nộp hồ sơ chậm trễ hoặc không chính xác eManifest có thể dẫn đến chậm trễ, hồ sơ bị từ chối, phải nộp lại để sửa chữa, kiểm tra hoặc bị phạt tiền. CBSA áp dụng các khoản phạt tiền đối với các vi phạm luật thương mại và biên giới thông qua Hệ thống Phạt tiền Hành chính của mình. CBP có thể từ chối, tạm giữ hoặc yêu cầu sửa chữa dữ liệu trên bản kê khai khi hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu của cơ quan này.
Kết luận: Đảm bảo hàng hóa tuân thủ quy định luôn được vận chuyển suôn sẻ
eManifest Việc khai báo là một trong những bước tuân thủ cốt lõi giúp duy trì hoạt động vận chuyển hàng hóa giữa Mỹ và Canada diễn ra suôn sẻ, đồng thời giảm thiểu các vấn đề có thể tránh được tại biên giới. Khi dữ liệu chính xác, được nộp đúng hạn và được đội ngũ theo dõi, các nhà vận chuyển sẽ đảm bảo tiến độ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng và duy trì biên lợi nhuận.
Nếu đội ngũ của bạn vẫn đang quản lý các thủ tục khai báo ACE và ACI thông qua các cổng thông tin phân tán, bảng tính và việc kiểm tra trạng thái thủ công, thì bước tiếp theo rất đơn giản. Đăng ký trải nghiệm bản demo miễn phí của CustomsCity và tìm hiểu cách một nền tảng duy nhất có thể quản lý việc tuân thủ các quy định về Hệ thống Thông tin Hàng hóa ( eManifest ) trên toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn.
