Entender el panorama del software de despacho de aduanas
¿Qué es el software de despacho de aduanas y por qué es importante?
El software de despacho de aduanas es una aplicación de software como servicio que permite a los operadores logísticos gestionar a la perfección complicados procesos de despacho, evitando al mismo tiempo los numerosos escollos inherentes a este tipo de operaciones.
El software de despacho de aduanas de última generación es fundamental en el mundo de la logística, ya que permite a las agencias y despachantes de aduanas reducir los costes operativos y mejorar la eficacia del servicio.
Algunas de las ventajas más importantes que ofrece el software de despacho de aduanas son:
La habilitación del despacho de aduanas digital y la adaptación a los requisitos normativos en constante cambio. Los procedimientos y las normas aduaneras cambian constantemente, por lo que el software de despacho de aduanas, a diferencia de la cumplimentación manual, garantiza que todos los cambios en los módulos de importación y exportación se tengan en cuenta en la cumplimentación para garantizar el cumplimiento y evitar costosas multas o retrasos.
El software de despacho de aduanas hace que el proceso de despacho de aduanas sea más eficaz, sencillo y rápido gracias a la automatización. Automatiza muchos de los procesos implicados, como la presentación de documentación y el cálculo de impuestos, aranceles y devoluciones de impuestos sobre las exportaciones, lo que ahorra mucho tiempo y dinero a las empresas.
La mayoría de los programas a medida vienen con una interfaz fácil de seguir y sencilla que facilita al personal hacer su trabajo sin demasiados errores. También mejorará la visibilidad de la cadena de suministro, ya que genera informes estándar en puntos críticos del proceso, proporcionando así información y datos para mejorar la eficiencia.
Evolución del software de despacho de aduanas
El software de despacho de aduanas evoluciona rápidamente y se está convirtiendo en una de las formas más eficaces de mejorar la eficiencia y reducir costes en los procesos de importación y exportación.
En los últimos tiempos, varias administraciones aduaneras y fiscales han introducido numerosas tecnologías. Algunos de estos cambios son la introducción del intercambio electrónico de datos (EDI), la introducción directa de datos por parte de los operadores, los sistemas avanzados de información sobre la carga y el uso de Internet. El desarrollo y la evolución de estos cuatro componentes han impulsado el crecimiento del software de despacho de aduanas.
Intercambio electrónico de datos (EDI)
EDI Proporciona un enfoque estructurado para transferir e intercambiar datos de forma segura entre dos sistemas, normalmente un agente/cliente y la administración aduanera o fiscal. Los sistemas EDI se diseñan con reglas que establecen las características de los datos que deben intercambiarse entre sistemas informáticos. Esto facilita a los sistemas receptores la recepción, comprensión y tratamiento de la información y los datos.
Entrada directa del operador
La comunidad comercial, que incluye a agentes y clientes, puede enviar su información y datos aduaneros directamente a las autoridades aduaneras. Esto reduce los costes para las autoridades aduaneras, ya que tienen menos necesidad de mantener y atender las estaciones de trabajo en las que los agentes presentan la documentación aduanera.
Además, la introducción directa por parte del operador es más eficaz, ya que la información introducida se valida de forma interactiva y las declaraciones se imprimen casi instantáneamente. Con el tiempo, esto se ha traducido en una simplificación de los procedimientos, una reducción de los gastos de tramitación y unos plazos de despacho más rápidos, lo que ha dado lugar a una mayor adopción de los programas informáticos de despacho de aduanas.
Sistemas avanzados de información sobre la carga
La evolución de los programas informáticos de aduanas hace posible que los agentes y los clientes tramiten sus transacciones a través de sistemas informatizados incluso antes de la llegada de la carga.
Dado que las aduanas pueden procesar la carga y los datos de despacho a través de sistemas automatizados de despacho y notificar a los agentes de aduanas y a los clientes a través de EDI, los sistemas avanzados de información sobre la carga suelen suponer un ahorro sustancial de costes en las operaciones de almacenamiento y transporte.
Internet
Internet es una opción fácil de usar y barata que ha hecho posible que los ordenadores de las aduanas y sus clientes se conecten de forma segura y eficaz, favoreciendo así un rápido intercambio de datos.
La caída constante de los precios de las telecomunicaciones y el hardware, el desarrollo de la codificación y otras normas de seguridad, y la simplificación de medidas como EDIFACT y ANSI X12 han hecho inevitable el desarrollo de software aduanero.
Examinar el índice de adopción
La tasa de adopción mundial: Panorama general
Según un estudio de la AEB realizado por Deloitte, alrededor del 75% de las empresas utilizan software de despacho de aduanas. Sin embargo, es esencial tener en cuenta que las empresas utilizan el software de despacho de aduanas de forma muy diferente.
En esencia, las empresas contratan a proveedores de servicios aduaneros con un software de despacho de aduanas diseñado a medida que les proporciona ayuda para que puedan declarar las mercancías a las autoridades aduaneras de forma actual y eficiente.
Con el auge de sistemas internacionales de tramitación aduanera como SIDUNEA, que ya ha sido adoptado por más de 102 países de todo el mundo, la tasa de adopción de programas informáticos de despacho de aduanas se ha elevado a más del 75% en los países occidentales y se acerca al 50% en los países en desarrollo.
Adopción por tamaño de empresa: PYME frente a grandes empresas
En lo que respecta al tamaño de las empresas, las grandes han estado a la vanguardia de la adopción de software de despacho de aduanas. Esto se debe a que las grandes empresas tienden a favorecer la adopción de nuevas tecnologías, ya que pueden ganar mucho más con estas innovaciones.
Las PYME no han adoptado con rapidez los programas informáticos de despacho de aduanas, ya que, en comparación con las grandes empresas, no se dedican al transporte marítimo internacional ni a la logística. Las empresas que dependen en gran medida del transporte marítimo internacional conocen bien los retos dinámicos que plantean estas actividades.
Con los procesos de despacho de aduanas en constante cambio, incluidos los acuerdos comerciales, la geopolítica, los procedimientos y normativas en constante evolución, y que operan en muchos más países, las grandes empresas entienden que el despacho de aduanas debe hacerse bien.
Por ello, las grandes empresas tienden a utilizar por defecto programas informáticos de despacho de aduanas para gestionar sus procesos de despacho de aduanas, en comparación con las pequeñas y medianas empresas.
Opiniones de empresas usuarias
Comentarios directos: Beneficios experimentados y retos encontrados
En CustomsCity Global Solutions Inc.hemos estado trabajando con muchas empresas, y como tal, tenemos los datos sobre los muchos retos a los que se enfrentan las empresas internacionales y los beneficios que han experimentado después de cambiar a nuestro software de despacho de aduanas.
Algunas de las más destacadas son Evolve, una empresa de comercio electrónico directo al consumidor, Great Way, una empresa de comercio electrónico de gran volumen, y Sung Moo Kim CHB, otra empresa de comercio electrónico de gran volumen.
Evolve Supply Chain Solutions LLC
Evolve es un proveedor de soluciones de cumplimiento global de rápido crecimiento que tenía problemas con la lentitud de los procesos de comunicación e importación de la Sección 321 eCommerce. También necesitaba una solución que proporcionara acceso 24/7 a través de Internet y visibilidad en tiempo real.
El mayor reto era que la mayoría de los proveedores de despacho de aduanas utilizaban procesos manuales complicados y lentos. Además, su comunicación era lenta y el proceso de despacho de aduanas, demasiado complejo.
Great Way Trading & Transportation Inc
Great Way Trading es una empresa que ofrece servicios logísticos a terceros y cuartos en el ámbito del transporte internacional de mercancías y el despacho de aduanas.
El mayor reto de Great Way Trading & Transportation era que la presentación y carga de envíos de comercio electrónico de la Sección 321 de gran volumen era muy lenta.
Además, descubrieron que su proveedor anterior utilizaba sistemas manuales para el envío y la carga de datos Type 86 y AMS Airque resultaban difíciles de entender y muy lentos.
Necesitaban una solución integral intuitiva, rentable y fiable que procesara las aduanas con rapidez y eficacia.
Sung Moo Kim CHB
Sung Moo Kim CHB es una empresa que presta servicios de CFS y corretaje de aduanas, en particular sobre la Sección 321 de envíos de comercio electrónico entre Norteamérica y Asia.
El mayor reto de Sung Moo Kim era la falta de una solución para presentar y cargar grandes volúmenes de Sección 321 que ofreciera visibilidad y validación de datos en tiempo real.
Su anterior proveedor utilizaba procesos manuales en la presentación, lo que consumía mucho tiempo, era ineficaz y costoso, y a menudo provocaba retrasos en la presentación de los datos de HAWB al CBP.
La empresa necesitaba una solución rentable, fiable, robusta, fácil de usar y de procesamiento rápido para sus envíos de gran volumen.
Algunas de las ventajas que Evolve, Great Way y Sung Moo Kim han obtenido con el uso del software de despacho de aduanas son:
- Los planes de precios personalizados están diseñados para sus envíos de comercio electrónico de gran volumen.
- Acceso a la amplia gama de socios de Custom City, desde empresas de almacenaje a otros agentes de aduanas.
- Mayor precisión y eficacia en el envío y la validación de datos gracias a la integración de API.
- Acceso ininterrumpido a través de Internet, que permite ver todo el proceso aduanero desde cualquier lugar con conexión a Internet.
- Un proceso de incorporación corto y sin complicaciones con el apoyo completo de los expertos en despacho de aduanas de CustomsCity.
- Acceso a un sistema diseñado para procesar grandes volúmenes, ya que no tiene límites de envíos y cargas.
Perfiles de empresas: Ejemplos reales de uso de software
Perfil de la empresa: Evolve Supply Chain Solutions LLC
Para ayudar a Evolve a ampliar su negocio de venta directa al consumidor, CustomsCity Global Solutions le ofreció una solución de software de despacho de aduanas todo en uno. Esto permitió a Evolve trabajar con los mejores CFS y agentes de aduanas.
Evolve puede acceder a un proceso de despacho de aduanas racionalizado en el que Type 86, ISF y AMS Ocean se cargan y validan fácilmente antes de su presentación. Y lo que es aún mejor, la empresa tiene una visibilidad completa del proceso, ya que dispone de acceso ininterrumpido para supervisar todos los aspectos del proceso aduanero.
En CustomsCity puede detectar errores al instante, incluidos los códigos HTS no válidos, y sustituirlos por los correctos, lo que puede suponer un enorme ahorro de tiempo.
Perfil de la empresa: Great Way Trading & Transportation Inc
Para ayudar a Great Way Trading en el procesamiento de envíos de gran volumen, CustomsCity proporcionó acceso a su solución basada en web que comprende tanto Type 86 como AMS Air. Esto permitió a la empresa cargar y presentar más de 30 000 envíos utilizando un único archivo, además de validar rápidamente los códigos HTS.
Esto mejoró considerablemente la eficiencia, ya que Great Way solía validar manualmente los datos, lo que suponía una enorme pérdida de tiempo. Además, CustomsCity Software puede detectar errores en los códigos HTS y sustituirlos por los correctos.
La empresa tiene ahora acceso a la información y el estado de los despachos de aduana, ya que puede supervisarlo todo de cerca mediante un acceso ininterrumpido a través de la web. Esto significa que Great Way Trading tiene más confianza en los datos que envían al CBP.
Perfil de la empresa: Sung Moo Kim CHB
Para ayudar a Sung Moo Kim a agilizar sus procesos, recurrieron a la solución todo en uno de CustomsCity, que les permitió presentar más de 50.000 envíos en un solo archivo y validar todos los códigos HTS antes de presentarlos, lo que supone un enorme ahorro de tiempo.
Otra gran ventaja de la solución de software de despacho de aduanas CustomsCity es el acceso ininterrumpido a la web, que permite a Sung supervisar todos los aspectos del proceso aduanero.
La capacidad del software para marcar y validar y, en algunos casos, sustituir códigos erróneos hace que el trabajo de los empleados sea más accesible y eficaz.
Factores que influyen en la adopción de programas informáticos de despacho aduanero
El papel de la globalización y el crecimiento del comercio internacional
Desde el cambio de milenio, el comercio internacional y la globalización han cobrado un gran impulso. La economía mundial depende en gran medida del comercio mundial y de la exportación e importación de bienes a escala global.
Dado que el despacho de aduanas es uno de los mayores cuellos de botella de la globalización y el comercio internacional, los gobiernos han ido desarrollando mecanismos para gravar y controlar el flujo de mercancías a través de las fronteras.
Para reducir la ineficacia y la burocracia, muchas jurisdicciones han implantado sistemas informáticos de despacho de aduanas como SIDUNEA para ayudar a mejorar la eficacia y agilizar los procesos de despacho de aduanas.
Por otro lado, las empresas grandes y pequeñas dedicadas al transporte y la logística internacionales tenían que enfrentarse a procedimientos y procesos de despacho de aduanas en constante cambio y a las diferencias de leyes y normativas entre las distintas jurisdicciones.
Dado que el incumplimiento puede acarrear pérdidas masivas o retrasos costosos, las empresas han recurrido a la tecnología, incluidas la automatización, la digitalización y los intercambios electrónicos de datos, para agilizar los procesos de presentación y validación aduanera.
Las innovaciones tecnológicas impulsan la adopción
Las innovaciones tecnológicas se extienden como la pólvora en un mundo cada vez más globalizado y pronto se convierten en práctica habitual. En el caso del software de despacho de aduanas, las innovaciones tecnológicas más importantes son el intercambio electrónico de datos (EDI), la digitalización y la automatización.
Intercambio electrónico de datos
Los grandes transportistas y proveedores de soluciones logísticas están recurriendo al intercambio electrónico de datos, que ahora se utiliza para todo, desde escaneado, imágenes, inventario y sistemas de despacho, ya que mejora la eficacia hasta en un 60%.
El EDI puede utilizarse para el intercambio seguro, rápido y eficaz de información como números de guía aérea, notificaciones previas de embarque, conocimientos de embarque y facturas de despacho entre agentes de aduanas, expedidores, transitarios y destinatarios, lo que puede agilizar el funcionamiento de una empresa.
Las empresas que integran sistemas basados en EDI en los procesos de despacho de aduanas consiguen una mayor visibilidad de dichos procesos. Esto facilita el seguimiento de las desviaciones y la generación de datos que pueden utilizarse para mejorar la eficiencia, lo que reducirá los costes organizativos.
Digitalización
Gracias a la digitalización, las empresas han mejorado la eficacia de las tareas de despacho de aduanas. El aumento del uso de archivos digitales y escáneres en lugar de papel, que debe manejarse manualmente, facilita los procesos de despacho de aduanas.
La digitalización puede hacer más eficientes componentes de procesos críticos y de exportación como las inspecciones de calidad, los controles de manifiestos, la expedición y el envasado.
La digitalización también puede hacer posible que las empresas dispongan de perfiles automatizados de los datos de los clientes, un seguimiento granular de los envíos mediante el Internet de las Cosas (IoT) y la actualización en tiempo real de los costes de flete, todo lo cual hace que el procesamiento y la liberación de mercancías sean más eficientes.
Automatización
La mayoría de las jurisdicciones exigen a los importadores que notifiquen por adelantado a las aduanas los envíos de importación regulados. Gracias a la automatización, los robots ahora pueden validar los envíos según criterios predefinidos, como separar las mercancías no restringidas de las restringidas o los envíos de bajo valor de los de alto valor.
La automatización también puede automatizar aspectos del despacho de aduanas, como la actualización automática de las facturas aduaneras y el suministro de detalles sobre factores como el país de fabricación, la dirección de recogida, el valor del envío y la dirección de entrega.
La automatización también puede procesar sistemas de escaneado, tratamiento de imágenes y despacho de aduanas.
El futuro del software de despacho de aduanas
Tendencias de adopción previstas
Las aduanas siguen estando en constante evolución y son complejas, y la transformación es aún muy incipiente. El uso de software de despacho de aduanas mejorará significativamente la eficiencia a corto plazo, proporcionando una solución más eficaz a los laboriosos, lentos y plagados de errores procesos manuales de presentación y validación.
En el futuro, cada vez más empresas adoptarán programas informáticos de despacho de aduanas en sus compañías. Al adoptar la digitalización, las empresas pueden obtener una ventaja competitiva y consolidar potencialmente su mercado.
Por último, a medida que los gobiernos de todo el mundo cambian a sistemas de despacho de aduanas digitalizados como SIDUNEA, más empresas deben cambiar a un software de despacho de aduanas. Esto se debe a que el uso de dicho software facilitará significativamente los procesos aduaneros, reduciendo así considerablemente los costes.
Tecnologías emergentes y su impacto en el uso del software
El uso de tecnologías emergentes por parte de los funcionarios de aduanas y las empresas es uno de los aspectos más significativos que repercutirán en el uso del software de despacho de aduanas.
Inteligencia Artificial (IA)
El uso de tecnologías como la inteligencia artificial ha permitido desarrollar soluciones sólidas para identificar los envíos de alto riesgo antes de que lleguen a la frontera, lo que permite tomar mejores decisiones.
Estos sistemas pueden aprovecharse para vincular los expedidores a los envíos, armonizar los códigos para que coincidan, crear perfiles de clientes, la valoración de los expedidores y los procesos de correspondencia de clientes mediante reglas empresariales configurables conocidas como inteligencia, perfiles conocidos y otros indicadores de riesgo.
Herramientas de supervisión de aplicaciones
La mayoría de las empresas utilizan varios sistemas informáticos para proporcionar visibilidad de extremo a extremo y reducir el tiempo de inactividad y los fallos del sistema.
Dada la facilidad con la que uno de los múltiples sistemas puede fallar, afectando así a toda la cadena, las empresas utilizan ahora herramientas de supervisión de aplicaciones para detectar cuellos de botella, interrupciones de procesos y caídas del sistema.
Aplicaciones habilitadas para IoT
A través de las aplicaciones habilitadas para IoT, las empresas pueden disponer de información sobre qué envíos necesitan un almacenamiento especial mientras están en cola para su despacho.
Por ejemplo, algunas mercancías requieren almacenamiento en entornos de temperatura controlada, y los sensores IoT del envío proporcionarán supervisión remota mientras las mercancías esperan el despacho.
