Die Landschaft der Zollabfertigungssoftware verstehen
Was ist Zollabfertigungssoftware, und warum ist sie wichtig?
Zollabfertigungssoftware ist eine Software-as-a-Service-Anwendung, die es Logistikunternehmen ermöglicht, komplizierte Abfertigungsprozesse nahtlos zu verwalten und dabei die vielen Fallstricke zu vermeiden, die mit solchen Vorgängen verbunden sind.
Zollabfertigungssoftware der nächsten Generation ist in der Welt der Logistik von entscheidender Bedeutung, da sie es Zollbehörden und Zollmaklern ermöglicht, ihre Betriebskosten zu senken und die Effizienz ihrer Dienstleistungen zu steigern.
Zu den wichtigsten Vorteilen, die eine Software für die Zollabfertigung bietet, gehören:
Die Ermöglichung der digitalen Zollabwicklung und die Anpassung an die sich ständig ändernden gesetzlichen Anforderungen. Zollverfahren und -vorschriften sind immer im Fluss. Daher stellt die Software für die Zollabfertigung im Gegensatz zur manuellen Ablage sicher, dass alle Änderungen in den Import- und Exportmodulen bei der Ablage berücksichtigt werden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und kostspielige Geldstrafen oder Verzögerungen zu vermeiden.
Zollabfertigungssoftware macht den Zollabfertigungsprozess durch Automatisierung effizienter, einfacher und schneller. Sie automatisiert viele der damit verbundenen Prozesse, einschließlich der Einreichung von Papieren und der Berechnung von Steuern, Zöllen und Steuererstattungen für Exporte, wodurch Unternehmen viel Zeit und Geld sparen.
Die meisten maßgeschneiderten Softwarelösungen verfügen über eine leicht verständliche und überschaubare Benutzeroberfläche, die es den Mitarbeitern erleichtert, ihre Arbeit ohne allzu viele Fehler zu erledigen. Außerdem verbessert sie die Transparenz der Lieferkette, da sie an kritischen Punkten des Prozesses Standardberichte erstellt und so Informationen und Daten zur Steigerung der Effizienz bereitstellt.
Die Entwicklung der Zollabfertigungssoftware
Zollabfertigungssoftware entwickelt sich schnell weiter und wird zu einer der effizientesten Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern und die Kosten bei Import- und Exportprozessen zu senken.
In letzter Zeit wurden von verschiedenen Zoll- und Steuerverwaltungen viele Technologien eingeführt. Zu diesen Veränderungen gehören die Einführung des elektronischen Datenaustauschs (EDI), die direkte Eingabe durch den Wirtschaftsbeteiligten, fortschrittliche Frachtinformationssysteme und die Nutzung des Internets. Die Entwicklung und Weiterentwicklung dieser vier Komponenten haben das Wachstum der Zollabfertigungssoftware vorangetrieben.
Elektronischer Datenaustausch (EDI)
EDI bietet einen strukturierten Ansatz für die sichere Übertragung und den Austausch von Daten zwischen zwei Systemen, in der Regel einem Makler/Auftraggeber und der Zoll- oder Steuerverwaltung. EDI-Systeme werden mit Regeln entworfen, die die Merkmale der zwischen Computersystemen auszutauschenden Daten festlegen. Dadurch wird es für die empfangenden Systeme einfacher, Informationen und Daten zu empfangen, zu verstehen und zu verarbeiten.
Direkter Händlereingang
Die Handelsgemeinschaft, zu der Makler und Kunden gehören, kann ihre Zollinformationen und -daten direkt an die Zollbehörden übermitteln. Dies senkt die Kosten für die Zollbehörden, da sie weniger Arbeitsstationen unterhalten und besetzen müssen, an denen die Makler die Zolldokumente einreichen.
Außerdem ist die direkte Eingabe durch den Händler effizienter, da die eingegebenen Informationen interaktiv validiert und die Erklärungen fast sofort gedruckt werden. Dies hat im Laufe der Zeit zu vereinfachten Verfahren, geringeren Bearbeitungsgebühren und schnelleren Abfertigungszeiten geführt, was wiederum eine größere Akzeptanz der Zollabfertigungssoftware zur Folge hatte.
Fortschrittliche Frachtinformationssysteme
Die Entwicklungen im Bereich der Zollsoftware machen es möglich, dass Makler und Kunden ihre Transaktionen bereits vor der Ankunft der Fracht über computergestützte Systeme abwickeln können.
Da der Zoll Fracht- und Freigabedaten über automatisierte Freigabesysteme verarbeiten und Zollmakler und Kunden über EDI benachrichtigen kann, führen fortschrittliche Frachtinformationssysteme in der Regel zu erheblichen Kosteneinsparungen bei Lager- und Transportvorgängen.
Das Internet
Das Internet ist eine einfach zu bedienende und kostengünstige Option, die es den Computern der Zollbehörden und ihren Kunden ermöglicht, sich sicher und effizient zu verbinden und so einen schnellen Datenaustausch zu fördern.
Die ständig sinkenden Preise für Telekommunikation und Hardware, die Entwicklung von Verschlüsselungs- und anderen Sicherheitsstandards sowie Vereinfachungen von Maßnahmen wie EDIFACT und ANSI X12 haben die Entwicklung von Zollsoftware unumgänglich gemacht.
Untersuchung der Adoptionsrate
Die weltweite Adoptionsrate: Ein Überblick
Laut einer von Deloitte durchgeführten Studie von AEB verwenden etwa 75 % der Unternehmen Software für die Zollabfertigung. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Unternehmen Zollabfertigungssoftware sehr unterschiedlich nutzen.
Im Wesentlichen beauftragen Unternehmen Zolldienstleister mit einer maßgeschneiderten Software für die Zollabfertigung, die sie dabei unterstützt, Waren aktuell und effizient bei den Zollbehörden anzumelden.
Mit dem Aufkommen internationaler Zollabwicklungssysteme wie ASYCUDA, das inzwischen von mehr als 102 Ländern weltweit übernommen wurde, ist die Akzeptanz von Zollabfertigungssoftware in westlichen Ländern auf über 75 Prozent gestiegen und nähert sich in Entwicklungsländern 50 Prozent.
Einführung nach Unternehmensgröße: KMUs vs. Großunternehmen
Wenn es um die Unternehmensgröße geht, stehen große Unternehmen bei der Einführung von Zollabfertigungssoftware an vorderster Front. Das liegt daran, dass große Unternehmen dazu neigen, neue Technologien einzuführen, da sie von solchen Innovationen viel mehr profitieren können.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) haben die Software für die Zollabwicklung nicht so schnell angenommen, da sie im Vergleich zu Großunternehmen nicht in den internationalen Versand und die Logistik involviert sind. Unternehmen, die stark vom internationalen Versand abhängig sind, haben ein gutes Verständnis für die dynamischen Herausforderungen bei solchen Unternehmungen.
Angesichts der sich ständig ändernden Zollabfertigungsprozesse, einschließlich Handelsabkommen, Geopolitik, sich ständig ändernder Verfahren und Vorschriften, und weil sie in viel mehr Ländern tätig sind, wissen große Unternehmen, dass die Zollabfertigung richtig gemacht werden muss.
Daher tendieren große Unternehmen im Vergleich zu kleinen und mittleren Unternehmen dazu, für die Verwaltung ihrer Zollabfertigungsprozesse standardmäßig Software zu verwenden.
Einblicke von Anwenderunternehmen
Direktes Feedback: Erfahrene Vorteile und erlebte Herausforderungen
Bei CustomsCity Global Solutions Inc.haben wir mit vielen Unternehmen zusammengearbeitet und kennen daher die vielen Herausforderungen, denen internationale Unternehmen gegenüberstehen, und die Vorteile, die sie nach dem Wechsel zu unserer Zollabfertigungssoftware erfahren haben.
Einige der prominentesten Länder, in die wir Einblicke haben, sind Evolve, ein Direct-to-Consumer-E-Commerce-Unternehmen, Great Way, ein E-Commerce-Unternehmen mit hohem Volumen, und Sung Moo Kim CHB, ein weiteres E-Commerce-Unternehmen mit hohem Volumen.
Evolve Supply Chain Solutions LLC
Evolve ist ein schnell wachsender globaler Anbieter von Fulfillment-Lösungen, der Probleme mit langsamen Kommunikations- und Importprozessen von Abschnitt 321 eCommerce-Sendungen. Außerdem benötigte das Unternehmen eine Lösung, die einen 24/7-Zugang über das Internet und Transparenz in Echtzeit bietet.
Die größte Herausforderung bestand darin, dass die meisten Zollabfertigungsdienstleister komplizierte und zeitaufwändige manuelle Verfahren verwendeten. Außerdem war ihre Kommunikation langsam und der Zollabfertigungsprozess war zu komplex.
Great Way Trading & Transportation Inc.
Great Way Trading ist ein Unternehmen, das Dritt- und Viertparteien-Logistik in den Bereichen internationale Spedition und Zollabwicklung anbietet.
Die größte Herausforderung für Great Way Trading & Transportation bestand darin, dass die Übermittlung und das Hochladen der umfangreichen Section 321 eCommerce-Sendungen sehr langsam war.
Außerdem stellten sie fest, dass ihr vorheriger Anbieter manuelle Systeme für die Einreichung und das Hochladen verwendete Type 86 und AMS Airverwendet hat, das schwer zu verstehen und sehr langsam war.
Sie brauchten eine intuitive, kostengünstige und zuverlässige End-to-End-Lösung, die den Zoll schnell und effizient bearbeitet.
Sung Moo Kim CHB
Sung Moo Kim CHB ist ein Unternehmen, das CFS- und Zollabfertigungsdienste anbietet, insbesondere über Section 321 eCommerce-Sendungen zwischen Nordamerika und Asien.
Die größte Herausforderung für Sung Moo Kim war das Fehlen einer Lösung zum Übermitteln und Hochladen großer Mengen von Abschnitt 321 eCommerce-Sendungen zu übermitteln und hochzuladen, die Echtzeit-Transparenz und Datenvalidierung bietet.
Ihr bisheriger Anbieter nutzte manuelle Prozesse für die Übermittlung, was zeitaufwändig, ineffizient und teuer war und oft zu einer verspäteten Übermittlung der HAWB-Daten an das CBP führte.
Das Unternehmen benötigte eine kosteneffiziente, zuverlässige, robuste, benutzerfreundliche und schnelle Lösung für die Verarbeitung seiner großen Sendungsmengen.
Einige der Vorteile, die Evolve, Great Way und Sung Moo Kim durch den Einsatz von Zollabfertigungssoftware erzielt haben, sind:
- Maßgeschneiderte Preismodelle sind für ihre hochvolumigen eCommerce-Sendungen konzipiert.
- Zugang zu den zahlreichen Partnern von Custom City, von Lagerunternehmen bis hin zu anderen Zollagenten.
- Höhere Genauigkeit und Effizienz bei der Datenübermittlung und -validierung durch API-Integration.
- 24/7 webbasierter Zugang, der den gesamten Zollprozess von nahezu jedem Ort mit Internetanschluss einsehbar macht.
- Ein reibungsloser und kurzer Onboarding-Prozess mit umfassender Unterstützung durch die Zollabfertigungsexperten von CustomsCity.
- Zugang zu einem System, das für die Bearbeitung großer Datenmengen ausgelegt ist, da es keine Beschränkungen für Einreichungen und Uploads gibt.
Unternehmensprofile: Beispiele für den Einsatz von Software in der realen Welt
Firmenprofil: Evolve Supply Chain Solutions LLC
Um Evolve bei der Ausweitung seines Direktvertriebs zu unterstützen, bot CustomsCity Global Solutions eine Komplettlösung für die Zollabfertigung an. Dies ermöglichte Evolve die Zusammenarbeit mit den besten CFS und Zollmaklern.
Evolve kann auf einen optimierten Zollabfertigungsprozess zugreifen, bei dem Type 86, ISF und AMS Ocean hochgeladen und vor der Einreichung einfach validiert werden. Und was noch besser ist: Das Unternehmen hat einen vollständigen Überblick über den Prozess, da es rund um die Uhr Zugang hat, um jeden Aspekt des Zollprozesses zu überwachen.
Die CustomsCity Software kann Fehler, einschließlich ungültiger HTS-Codes, sofort erkennen und durch korrekte Codes ersetzen, was eine enorme Zeitersparnis bedeuten kann.
Firmenprofil: Great Way Trading & Transportation Inc.
Um Great Way Trading bei der Bearbeitung großer Sendungsmengen zu unterstützen, stellte CustomsCity den Zugang zu seiner webbasierten Lösung bereit, die sowohl Type 86 als auch AMS Air umfasst. Dies ermöglichte es dem Unternehmen, mehr als 30 Tausend Sendungen mit einer einzigen Datei hochzuladen und einzureichen sowie HTS-Codes schnell zu validieren.
Dadurch wurde die Effizienz erheblich gesteigert, da Great Way die Daten zuvor manuell validieren musste, was einen enormen Zeitaufwand bedeutete. Außerdem kann CustomsCity Software Fehler in den HTS-Codes erkennen und durch korrekte Codes ersetzen.
Das Unternehmen hat nun Zugang zu den Informationen und dem Status der Zollabfertigung, da es alles durch einen 24/7-Zugang über das Internet genau überwachen kann. Das bedeutet, dass Great Way Trading mehr Vertrauen in die Daten hat, die sie an die CBP übermitteln.
Firmenprofil: Sung Moo Kim CHB
Um Sung Moo Kim bei der Rationalisierung seiner Prozesse zu helfen, wandte sich das Unternehmen an die All-in-One-Lösung von CustomsCity, die es ermöglichte, mehr als 50 Tausend Sendungen in einer Datei zu übermitteln und alle HTS-Codes vor der Übermittlung zu validieren, was eine enorme Zeitersparnis darstellt.
Ein weiterer großer Vorteil der Softwarelösung CustomsCity für die Zollabfertigung ist der 24/7-Zugang zum Internet, der es Sung ermöglicht, jeden Aspekt des Zollprozesses zu überwachen.
Die Fähigkeit der Software, fehlerhafte Codes zu markieren und zu validieren und in einigen Fällen zu ersetzen, macht die Arbeit der Mitarbeiter zugänglicher und effizienter.
Faktoren, die die Einführung von Zollabfertigungssoftware beeinflussen
Die Rolle der Globalisierung und das Wachstum des internationalen Handels
Seit der Jahrtausendwende haben der internationale Handel und die Globalisierung stark an Fahrt aufgenommen. Die Weltwirtschaft ist in hohem Maße vom globalen Handel und dem weltweiten Export und Import von Waren abhängig.
Da die Zollabfertigung einer der größten Engpässe bei der Globalisierung und dem internationalen Handel ist, haben die Regierungen Mechanismen zur Besteuerung und Kontrolle des grenzüberschreitenden Warenverkehrs entwickelt.
Um Ineffizienzen und bürokratische Hürden abzubauen, haben viele Länder Softwaresysteme für die Zollabfertigung wie ASYCUDA eingeführt, um die Effizienz zu verbessern und die Zollabfertigungsprozesse zu straffen.
Auf der anderen Seite mussten sich große und kleine Unternehmen, die in der internationalen Schifffahrt und Logistik tätig sind, mit den sich ständig ändernden Zollabfertigungsverfahren und -prozessen sowie den unterschiedlichen Gesetzen und Vorschriften in den verschiedenen Rechtsordnungen auseinandersetzen.
Da die Nichteinhaltung von Vorschriften zu massiven Verlusten oder kostspieligen Verzögerungen führen kann, haben sich die Unternehmen der Technologie zugewandt, einschließlich Automatisierung, Digitalisierung und elektronischem Datenaustausch, um die Zollabfertigungs- und Validierungsprozesse zu optimieren.
Technologische Innovationen treiben die Akzeptanz an
Technologische Innovationen verbreiten sich in einer zunehmend globalisierten Welt wie ein Lauffeuer und werden bald zur Standardpraxis. Im Falle der Zollabfertigungssoftware sind die wichtigsten technologischen Innovationen der elektronische Datenaustausch (EDI), die Digitalisierung und die Automatisierung.
Der elektronische Datenaustausch
Große Verlader und Anbieter von Logistiklösungen setzen auf den elektronischen Datenaustausch, der mittlerweile für alles vom Scannen über die Bildverarbeitung bis hin zu Inventar- und Abfertigungssystemen eingesetzt wird, da er die Effizienz um bis zu 60 % verbessert.
EDI kann für den sicheren, schnellen und effektiven Austausch von Informationen, wie z.B. Luftfrachtbriefnummern, Vorankündigungen, Konnossemente und Abfertigungsrechnungen zwischen und unter Zollagenten, Versendern, Spediteuren und Empfängern genutzt werden, was die Flexibilität eines Unternehmens erhöhen kann.
Unternehmen, die EDI-basierte Systeme in die Abfertigungsprozesse integrieren, erhalten mehr Einblick in ihre Zollabfertigungsprozesse. Dies erleichtert die Verfolgung von Abweichungen und die Generierung von Daten, die zur Steigerung der Effizienz und damit zur Senkung der Organisationskosten genutzt werden können.
Digitalisierung
Durch die Digitalisierung haben die Unternehmen die Effizienz der Zollabfertigung verbessert. Die zunehmende Verwendung von digitalen Dateien und Scannern anstelle von Papier, das manuell bearbeitet werden muss, erleichtert die Zollabfertigungsprozesse.
Die Digitalisierung kann Komponenten kritischer und exportrelevanter Prozesse wie Qualitätsprüfungen, Manifestprüfungen, Versand und Verpackung effizienter machen.
Die Digitalisierung kann Unternehmen auch eine automatisierte Profilerstellung von Kundendaten, eine granulare Verfolgung von Sendungen über das Internet der Dinge (IoT) und eine Echtzeitaktualisierung der Frachtkosten ermöglichen, was die Bearbeitung und Freigabe von Waren effizienter macht.
Automatisierung
Die meisten Länder verlangen von Importeuren, dass sie den Zoll für regulierte Importsendungen vorab informieren. Mithilfe von Automatisierung können Roboter nun Sendungen nach vordefinierten Kriterien validieren, z. B. um nicht eingeschränkte Waren von eingeschränkten Waren oder Sendungen mit geringem Wert von Sendungen mit hohem Wert zu trennen.
Die Automatisierung kann auch Aspekte der Zollabfertigung automatisieren, z.B. die automatische Aktualisierung von Zollrechnungen und die Bereitstellung von Details zu Faktoren wie Herstellungsland, Abholadresse, Sendungswert und Lieferadresse.
Die Automatisierung kann auch Scan-, Imaging- und Zollabfertigungssysteme verarbeiten.
Die Zukunft der Zollabfertigungssoftware
Vorhersehbare Trends bei der Akzeptanz
Der Zoll entwickelt sich ständig weiter und ist komplex, und der Wandel steht noch ganz am Anfang. Der Einsatz von Software für die Zollabfertigung wird die Effizienz kurzfristig erheblich steigern und eine effizientere Lösung für die mühsamen, langsamen und fehleranfälligen manuellen Einreichungs- und Validierungsprozesse bieten.
In Zukunft werden immer mehr Unternehmen Software für die Zollabfertigung in ihren Betrieben einführen. Durch die Digitalisierung können sich Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und ihren Markt potenziell konsolidieren.
Da die Regierungen weltweit auf digitalisierte Zollabfertigungssysteme wie ASYCUDA umsteigen, müssen auch immer mehr Unternehmen auf Zollabfertigungssoftware umsteigen. Denn der Einsatz einer solchen Software wird die Zollabfertigung erheblich erleichtern und damit die Kosten erheblich senken.
Neue Technologien und ihre Auswirkungen auf die Softwarenutzung
Die Nutzung neuer Technologien durch Zollbeamte und Unternehmen ist einer der wichtigsten Faktoren, die sich auf die Nutzung von Software für die Zollabfertigung auswirken werden.
Künstliche Intelligenz (KI)
Der Einsatz von Technologien wie künstlicher Intelligenz hat dazu geführt, dass robuste Lösungen entwickelt wurden, um Sendungen mit hohem Risiko zu identifizieren, bevor sie an der Grenze ankommen, so dass sie bessere Entscheidungen treffen können.
Diese Systeme können für die Verknüpfung von Versendern mit Sendungen, die Harmonisierung von Codes zum Abgleich, die Erstellung von Kundenprofilen, die Bewertung von Versendern und Kundenabgleichsprozesse unter Verwendung konfigurierbarer Geschäftsregeln, die als Intelligenz, bekannte Profile und andere Risikoindikatoren bekannt sind, genutzt werden.
Tools zur Anwendungsüberwachung
Die meisten Unternehmen verwenden mehrere IT-Systeme, um eine durchgängige Transparenz zu gewährleisten und so Ausfallzeiten und Systemfehler zu reduzieren.
Da es leicht passieren kann, dass eines der vielen Systeme ausfällt und die gesamte Kette in Mitleidenschaft gezogen wird, setzen Unternehmen jetzt Tools zur Anwendungsüberwachung ein, um Engpässe, Prozessausfälle und Systemstillstände zu erkennen.
IoT-fähige Anwendungen
Durch IoT-fähige Anwendungen können Unternehmen Informationen darüber erhalten, welche Sendungen besonders gelagert werden müssen, während sie in der Warteschlange zur Abfertigung stehen.
Einige Waren müssen beispielsweise in temperaturkontrollierten Umgebungen gelagert werden, und IoT-Sensoren an der Sendung ermöglichen eine Fernüberwachung, während die Waren auf ihre Abfertigung warten.
