O software de tradução de EDI ou um tradutor de EDI é um software que converte os dados de formatos irregulares e específicos da empresa em estruturas normalizadas e organizadas que estão em conformidade com as normas EDI.
Com o software de tradução EDI, os documentos personalizados in-house podem ser convertidos em documentos EDI normalizados que são depois enviados para outro parceiro comercial. A empresa recetora pode então converter a norma EDI em formatos compatíveis com as suas soluções personalizadas específicas da empresa.
Um tradutor EDI pode ser adquirido a um fornecedor de EDI VAN de terceiros ou pode ser desenvolvido à medida em house.
Existem diferentes variedades de tradutores EDI que podem ser adquiridos a fornecedores ou, se não for o caso, os proprietários de empresas podem pedir a um programador que conceba um adequado à sua empresa. Os tradutores EDI estão disponíveis para AS400, Windows, Unix, Mac OS e muitos outros sistemas operativos.
NOTA: Uma rede de valor acrescentado, normalmente designada por VAN, refere-se a um fornecedor de rede privada que as empresas podem contratar para fornecer software de tradução EDI, entre outros serviços de rede e comunicação.
O que procurar num sistema de mensagens EDI
Os diferentes sistemas EDI têm as suas próprias vantagens e desvantagens e cada empresa deve escolher um que seja adequado às suas necessidades. No entanto, os aspectos mais importantes a ter em conta aquando da incorporação de um sistema de software de tradução EDI são os seguintes
- Escalabilidade - Um bom sistema deve ser altamente escalável e deve crescer a par da empresa. Não faria sentido adquirir um sistema destinado a uma grande empresa quando o negócio é uma pequena ou média empresa. No entanto, se a empresa estiver a crescer muito rapidamente, fará sentido instalar um sistema com capacidade escalável, de modo a evitar o assustador processo de mudança quando a empresa ultrapassar o tamanho do software.
- Compatibilidade - Idealmente, uma empresa precisa de derivar dados do formato electrónico e depois traduzi-los para um formato EDI normalizado. Um bom sistema EDI terá a capacidade de trocar dados em formatos normalizados que são comuns a outras organizações com as quais a empresa efectua transacções.
- Segurança - Muitos métodos de troca de informações, como o correio electrónico, o fax e o correio, podem ter vulnerabilidades de segurança ou podem ser interceptados, perdidos ou extraviados. O melhor software de tradução deve ser bem concebido para garantir que os dados confidenciais não caiam em mãos erradas.
- Acessibilidade - Um bom tradutor de EDI é mais acessível do que barato. Há muitas ofertas baratas por aí, mas exigem muitos conhecimentos técnicos para funcionar. Um bom software de tradução de EDI tem de ser acessível, mas deve ser fácil de implementar, para que qualquer pessoa o possa utilizar sem ter de se tornar necessariamente um especialista em EDI.
- Automatização do tradutor EDI - O software de tradução tem de ser fácil de automatizar, uma vez que há muitos passos nas mensagens EDI que são morosos e monótonos. O software deve permitir a automatização dos processos.
Como são executadas as transacções EDI
O procedimento para executar as transacções de conversão EDI é muito semelhante aos processos manuais e inclui três etapas básicas:
- Preparação dos documentos a enviar
A primeira etapa é a recolha e organização dos dados a enviar. Por exemplo, em vez de imprimir uma cópia em papel do pedido, o sistema criará um ficheiro electrónico a partir do qual será criado um documento EDI. Alguns dos métodos e fontes de geração de dados incluem:
- Introdução manual de dados em computadores
- Software de aplicação com interfaces incorporadas para ficheiros EDI
- Exportação de dados baseados em PC a partir de bases de dados ou folhas de cálculo
- Modificação das aplicações existentes que permitem gerar automaticamente os ficheiros de saída e prepará-los para a conversão nos formatos normalizados EDI adequados
- Criação de campos de dados a partir de relatórios electrónicos reformatados
- Tradução dos documentos para a norma EDI
A etapa seguinte consiste em introduzir os dados electrónicos no software de tradução, que os converterá nos formatos normalizados utilizando os elementos de dados e de segmentação adequados.
O software de tradução EDI pode ser adquirido e depois gerido emhouse , embora a empresa necessite de ter conhecimentos especializados para definir o mapeamento dos dados internos. As empresas podem encontrar software de tradução EDI que se adapta a praticamente qualquer orçamento ou ambiente informático. Estes variam desde sistemas baseados em PC que podem processar algumas centenas de transacções por semana até sistemas grandes, complicados e especializados que traduzem milhares de transacções por dia.
Em alternativa, uma empresa pode utilizar os serviços de um fornecedor de EDI VAN. Nesse caso, a empresa enviará os dados ao fornecedor que, por sua vez, tratará de todos os processos de tradução de e para os formatos normalizados EDI e para os seus parceiros comerciais em seu nome.
- Ligação e transmissão de documentos a parceiros de negócios
Depois de os documentos terem sido traduzidos para os formatos adequados para EDI, estarão prontos para serem transmitidos aos parceiros comerciais. Existem várias formas de ligação aos parceiros comerciais que incluem:
- Ligação directa através de protocolos seguros da Internet, como AS2, JSON, ebXML ou qualquer outro protocolo seguro da Internet
- Ligação através de um fornecedor terceiro de EDI VAN através de protocolos de comunicação in-house que são depois encaminhados para o fornecedor, que transmitirá a documentação ao parceiro comercial através do seu protocolo de comunicação preferido.
- Uma combinação de soluções directas e de terceiros em função do volume de transacções ou dos protocolos do parceiro comercial.
Vantagens da utilização de software de tradução EDI
No que diz respeito ao comércio electrónico, dispomos agora de EDI para os vendedores da Amazon e de EDI para os fornecedores da Walmart, que permitem que as partes interessadas tenham acesso fácil e atempado a informações vitais que possibilitam um funcionamento optimizado.
Uma vez que a Amazon e a Walmart negoceiam com milhares de parceiros comerciais todos os dias, é fundamental ter uma forma de processar milhares de documentos. É aqui que entra o EDI, uma vez que garante que a documentação e os dados personalizados dos parceiros estão em conformidade com a norma em house formatos utilizados pelas soluções de comércio eletrónico empresarial, como o Walmart EDI ou o Amazon EDI.
Alguns dos documentos que podem ser transmitidos através de tradutores EDI incluem facturas, avisos/inquirições de inventário, manifestos/avisos de embarque, confirmações de ordens de compra, quantidades de produtos, números de produtos e endereços de envio, entre muitos outros.
EDI no comércio electrónico
No que diz respeito ao comércio electrónico, dispomos agora de EDI para os vendedores da Amazon e de EDI para os fornecedores da Walmart, que permitem que as partes interessadas tenham acesso fácil e atempado a informações vitais que possibilitam um funcionamento optimizado.
Uma vez que a Amazon e a Walmart negoceiam com milhares de parceiros comerciais todos os dias, é fundamental ter uma forma de processar milhares de documentos. É aqui que entra o EDI, uma vez que garante que a documentação e os dados personalizados dos parceiros estão em conformidade com a norma em house formatos utilizados pelas soluções de comércio eletrónico empresarial, como o Walmart EDI ou o Amazon EDI.
Alguns dos documentos que podem ser transmitidos através de tradutores EDI incluem facturas, avisos/inquirições de inventário, manifestos/avisos de embarque, confirmações de ordens de compra, quantidades de produtos, números de produtos e endereços de envio, entre muitos outros.
EDI no que se refere ao transporte
A EDI para transportes tornou-se um componente essencial para transportadores, vendedores, expedidores, fornecedores e corretores. Algumas empresas têm de lidar com milhões de transacções e a EDI possibilita a troca de remessas, conhecimentos de embarque, facturas, manifestos de expedição e estados de expedição. A principal vantagem do software de tradução EDI é que elimina o erro humano e reduz os custos relacionados com a introdução manual.
Alguns códigos de mensagens EDI comuns no sector dos transportes incluem, mas não se limitam a:
- 204 - Carrier Load Tender - Utilizado por 3PLs ou expedidores para apresentar ofertas de transporte a transportadores de camiões completos
- 214 - Mensagem de estado da expedição - Apresenta o estado da expedição, incluindo a descrição da expedição, informações do expedidor, prova de entrega, informações do destinatário, datas e localização actual da expedição
- 210 - Factura de transporte de mercadorias - Factura electrónica que contém os detalhes do transporte
- 212 - Manifesto de entrega - permite aos transportadores fornecer informações aos destinatários com pormenores sobre o conteúdo do reboque
- 211 - Conhecimento de embarque - Indica o conteúdo da remessa, a data da remessa, o destinatário, os números de referência e o expedidor.
