Un logiciel de traduction EDI ou un traducteur EDI est un logiciel qui convertit des données de formats spécifiques à l'entreprise et irréguliers en structures normalisées et organisées conformes aux normes EDI.
Avec le logiciel de traduction EDI, les documents personnalisés in-house peuvent être convertis en documents EDI normalisés qui sont ensuite envoyés à un autre partenaire commercial. L'entreprise destinataire peut alors convertir la norme EDI dans des formats compatibles avec ses solutions personnalisées spécifiques à l'entreprise.
Un traducteur EDI peut être acheté auprès d'un fournisseur de RVA EDI tiers ou peut être développé sur mesure à l'adresse house.
Il existe différentes variétés de traducteurs EDI qui peuvent être achetés auprès de vendeurs ou, à défaut, les propriétaires d'entreprise peuvent demander à un développeur de concevoir un traducteur adapté à leur entreprise. Les traducteurs EDI sont disponibles pour AS400, Windows, Unix, Mac OS et bien d'autres systèmes d'exploitation.
REMARQUE : Un réseau à valeur ajoutée, généralement appelé RVA, désigne un fournisseur de réseau privé que les entreprises peuvent engager pour fournir un logiciel de traduction EDI parmi d'autres services de réseau et de communication.
Ce qu'il faut rechercher dans un système de messagerie EDI
Les différents systèmes EDI ont leurs propres avantages et inconvénients et chaque entreprise doit choisir celui qui convient à ses propres besoins. Toutefois, les éléments suivants sont parmi les plus importants à prendre en compte lors de l'intégration d'un système de logiciel de traduction EDI.
- Évolutivité - Un bon système doit être hautement évolutif et se développer en même temps que l'entreprise. Il ne serait pas judicieux d'acquérir un système destiné à une grande société alors que l'entreprise est une petite ou moyenne entreprise. Toutefois, si l'entreprise connaît une croissance très rapide, il serait judicieux d'installer un système à capacité évolutive afin d'éviter un processus de changement décourageant lorsque l'entreprise n'a plus besoin du logiciel.
- Compatibilité - Idéalement, une entreprise a besoin de dériver des données du format électronique et de les traduire dans un format EDI standard. Un bon système EDI aura la capacité d'échanger des données dans des formats normalisés qui sont communs avec d'autres organisations avec lesquelles l'entreprise effectue des transactions.
- Sécurité - De nombreuses méthodes d'échange d'informations, telles que le courrier électronique, la télécopie et le courrier postal, peuvent présenter des failles de sécurité ou être interceptées, perdues ou égarées. Le meilleur logiciel de traduction doit être bien conçu pour garantir que les données confidentielles ne tombent pas entre de mauvaises mains.
- Abordabilité - Un bon traducteur EDI est abordable plutôt que bon marché. Il existe de nombreuses offres bon marché, mais leur fonctionnement nécessite de nombreuses connaissances techniques. Un bon logiciel de traduction EDI doit être abordable mais doit être facile à déployer pour que tout le monde puisse l'utiliser sans nécessairement devenir un expert en EDI.
- Automatisation du traducteur EDI - Le logiciel de traduction doit être facile à automatiser étant donné que de nombreuses étapes de la messagerie EDI prennent beaucoup de temps et sont monotones. Le logiciel doit permettre l'automatisation des processus.
Comment les transactions EDI sont-elles effectuées ?
La procédure d'exécution des transactions de traduction EDI est très similaire aux processus manuels et comprend trois étapes de base :
- Préparation des documents à envoyer
La première étape consiste à collecter et à organiser les données à envoyer. Par exemple, au lieu d'imprimer une copie papier du bon de commande, le système créera un fichier électronique à partir duquel vous construirez un document EDI. Voici quelques-unes des méthodes et des sources de génération de données :
- Saisie manuelle de données sur ordinateur
- Logiciel d'application doté d'interfaces intégrées pour les fichiers EDI
- Exportation de données PC à partir de bases de données ou de feuilles de calcul
- Modification des applications existantes qui peuvent alors générer automatiquement les fichiers de sortie et les rendre prêts à être convertis dans les formats EDI standard appropriés.
- Création de champs de données à partir de rapports électroniques reformatés
- Traduction des documents en norme EDI
L'étape suivante consiste à introduire les données électroniques dans le logiciel de traduction qui les convertira dans les formats standard en utilisant les données et les éléments de segmentation appropriés.
Le logiciel de traduction EDI peut être acheté puis géré à l'adressehouse , mais l'entreprise doit disposer d'une expertise spécialisée pour définir le mappage des données internes. Les entreprises peuvent trouver des logiciels de traduction EDI adaptés à pratiquement tous les budgets et à tous les environnements informatiques. Il peut s'agir de systèmes basés sur PC qui peuvent traiter quelques centaines de transactions par semaine ou de systèmes complexes et spécialisés qui traduisent des milliers de transactions par jour.
Une entreprise peut également faire appel aux services d'un fournisseur de RVA EDI. Dans ce cas, l'entreprise envoie les données au fournisseur, qui se charge ensuite de tous les processus de traduction vers et depuis les formats standard EDI et vers ses partenaires commerciaux en son nom.
- Connexion et transmission de documents aux partenaires commerciaux
Une fois que les documents ont été traduits dans les formats appropriés pour l'EDI, ils sont prêts à être transmis aux partenaires commerciaux. Il existe plusieurs façons de se connecter aux partenaires commerciaux, notamment
- Connexion directe via des protocoles internet sécurisés tels que AS2, JSON, ebXML ou tout autre protocole internet sécurisé.
- Connexion par l'intermédiaire d'un fournisseur de RVA EDI tiers au moyen de protocoles de communication in-house qui sont ensuite acheminés vers le fournisseur, qui transmettra ensuite la documentation au partenaire commercial par le biais de son protocole de communication préféré.
- Une combinaison de solutions directes et de solutions de tiers en fonction du volume des transactions ou des protocoles du partenaire commercial.
Avantages de l'utilisation d'un logiciel de traduction EDI
En ce qui concerne le commerce électronique, nous disposons désormais de l'EDI pour les vendeurs d'Amazon et de l'EDI pour les fournisseurs de Walmart, ce qui permet aux parties prenantes d'accéder facilement et en temps utile aux informations vitales qui leur permettent de fonctionner avec une efficacité optimale.
Étant donné qu'Amazon et Walmart font des affaires avec des milliers de partenaires commerciaux chaque jour, il est essentiel de disposer d'un moyen de traiter des milliers de documents. C'est là que l'EDI entre en jeu, car il garantit que la documentation et les données personnalisées des partenaires sont conformes aux formats standard de house utilisés par les solutions de commerce électronique d'entreprise telles que Walmart EDI ou Amazon EDI.
Parmi les documents qui peuvent être transmis par les traducteurs EDI figurent les factures, les avis d'inventaire, les manifestes/avis d'expédition, les accusés de réception de commandes, les quantités de produits, les numéros de produits et les adresses d'expédition, pour n'en citer que quelques-uns.
L'EDI dans le commerce électronique
En ce qui concerne le commerce électronique, nous disposons désormais de l'EDI pour les vendeurs d'Amazon et de l'EDI pour les fournisseurs de Walmart, ce qui permet aux parties prenantes d'accéder facilement et en temps utile aux informations vitales qui leur permettent de fonctionner avec une efficacité optimale.
Étant donné qu'Amazon et Walmart font des affaires avec des milliers de partenaires commerciaux chaque jour, il est essentiel de disposer d'un moyen de traiter des milliers de documents. C'est là que l'EDI entre en jeu, car il garantit que la documentation et les données personnalisées des partenaires sont conformes aux formats standard de house utilisés par les solutions de commerce électronique d'entreprise telles que Walmart EDI ou Amazon EDI.
Parmi les documents qui peuvent être transmis par les traducteurs EDI figurent les factures, les avis d'inventaire, les manifestes/avis d'expédition, les accusés de réception de commandes, les quantités de produits, les numéros de produits et les adresses d'expédition, pour n'en citer que quelques-uns.
L'EDI dans le domaine des transports
L'EDI dans le domaine des transports est devenu un élément essentiel pour les transporteurs, les vendeurs, les expéditeurs, les fournisseurs et les courtiers. Certaines entreprises doivent traiter des millions de transactions et l'EDI permet d'échanger des remises, des connaissements, des factures, des manifestes d'expédition et des statuts d'expédition. Le principal avantage du logiciel de traduction EDI est qu'il élimine les erreurs humaines et réduit les coûts liés à la saisie manuelle.
Les codes de messagerie EDI les plus courants dans le secteur des transports sont, entre autres, les suivants :
- 204 - Carrier Load Tender - Utilisé par les 3PL ou les expéditeurs pour présenter des offres d'expédition aux transporteurs routiers de lots complets.
- 214 - Message d'état de l'envoi - Fournit l'état de l'envoi, y compris la description de l'envoi, les informations relatives à l'expéditeur, la preuve de livraison, les informations relatives au destinataire, les dates et l'emplacement actuel de l'envoi.
- 210 - Facture de fret - Facture électronique contenant les détails de l'expédition.
- 212 - Manifeste de livraison - permet aux transporteurs d'offrir aux destinataires des informations détaillées sur le contenu de la remorque.
- 211 - Connaissement - Indique le contenu de l'envoi, la date d'envoi, le destinataire, les numéros de référence et l'expéditeur.
