Un software de traducción EDI o un traductor EDI es un software que convierte datos de formatos específicos de la empresa e irregulares en estructuras estandarizadas y organizadas que cumplen las normas EDI.
Con el software de traducción EDI, los documentos personalizados enhouse pueden convertirse en documentos EDI estandarizados que luego se envían a otro socio comercial. La empresa receptora puede entonces convertir el estándar EDI en formatos compatibles con sus soluciones personalizadas específicas para la empresa.
Un traductor EDI puede adquirirse a un proveedor EDI VAN externo o desarrollarse a medida en house.
Existen diferentes variedades de traductores EDI que pueden adquirirse a través de proveedores o, en su defecto, los empresarios pueden solicitar a un desarrollador que diseñe uno adecuado para su empresa. Existen traductores EDI para AS400, Windows, Unix, Mac OS y muchos otros sistemas operativos.
NOTA: Una red de valor añadido, normalmente denominada VAN, se refiere a un proveedor de red privado que las empresas pueden contratar para que les proporcione software de traducción EDI entre otros servicios de red y comunicación.
Qué buscar en un sistema de mensajería EDI
Los distintos sistemas EDI tienen sus propias ventajas e inconvenientes y cada empresa debe adquirir el que mejor se adapte a sus propias necesidades. No obstante, a continuación se indican algunos de los aspectos más importantes que deben tenerse en cuenta a la hora de incorporar un sistema de software de traducción EDI.
- Escalabilidad - Un buen sistema debe ser altamente escalable y crecer junto con la empresa. No tendría sentido adquirir un sistema pensado para una gran empresa cuando el negocio es una pequeña o mediana empresa. Sin embargo, si la empresa está creciendo muy rápido, tendría sentido instalar un sistema con capacidad escalable para evitar el desalentador proceso de cambio cuando la empresa se quede pequeña con el software.
- Compatibilidad - Idealmente, una empresa necesita obtener los datos en formato electrónico y luego traducirlos a un formato EDI estándar. Un buen sistema EDI tendrá la capacidad de intercambiar datos en formatos estándar que sean comunes con otras organizaciones con las que la empresa realice transacciones.
- Seguridad - Muchos métodos de intercambio de información, como el correo electrónico, el fax y el correo postal, pueden tener vulnerabilidades de seguridad o podrían ser interceptados, perderse o extraviarse. El mejor software de traducción debe estar bien diseñado para garantizar que los datos confidenciales no caigan en malas manos.
- Asequibilidad - Un buen traductor EDI es más asequible que barato. Existen muchas ofertas baratas, pero su funcionamiento requiere muchos conocimientos técnicos. Un buen software traductor de EDI debe ser asequible, pero también fácil de implementar, de modo que cualquiera pueda utilizarlo sin necesidad de convertirse en un experto en EDI.
- Automatización del traductor EDI - El software traductor debe ser fácil de automatizar, ya que la mensajería EDI requiere muchos pasos monótonos que requieren mucho tiempo. El software debe permitir la automatización de los procesos.
Cómo se realizan las transacciones EDI
El procedimiento para realizar operaciones de traducción EDI es muy similar a los procesos manuales e incluye tres pasos básicos:
- Preparación de los documentos que deben enviarse
El primer paso es la recopilación y organización de los datos que se van a enviar. Por ejemplo, en lugar de imprimir una copia en papel de la orden de compra, el sistema creará un archivo electrónico a partir del cual construirá un documento EDI. Algunos de los métodos y fuentes de generación de datos son:
- Introducción manual de datos en ordenadores
- Software de aplicación con interfaces integradas para archivos EDI
- Exportación de datos basados en PC a partir de bases de datos u hojas de cálculo
- Modificación de las aplicaciones existentes para generar automáticamente los archivos de salida y prepararlos para su conversión a los formatos EDI estándar adecuados.
- Creación de campos de datos a partir de informes electrónicos reformateados
- Traducción de los documentos a la norma EDI
El siguiente paso consiste en introducir los datos electrónicos en el programa de traducción, que los convertirá a los formatos estándar utilizando los elementos de datos y segmentación adecuados.
El software traductor EDI puede adquirirse y luego gestionarse enhouse , aunque la empresa necesitaría contar con conocimientos especializados para definir el mapeo de los datos internos. Las empresas pueden encontrar programas de traducción EDI que se adaptan a casi cualquier presupuesto o entorno informático. Los hay desde sistemas basados en PC que pueden procesar unos cientos de transacciones cada semana hasta grandes sistemas complicados y especializados que traducen miles de transacciones cada día.
Alternativamente, una empresa puede utilizar los servicios de un proveedor de EDI VAN. En tal caso, la empresa enviará los datos al proveedor, que se encargará de todos los procesos de traducción desde y hacia los formatos estándar EDI y a sus socios comerciales en su nombre.
- Conexión y transmisión de documentos a los interlocutores comerciales
Una vez traducidos los documentos a los formatos adecuados para EDI, estarán listos para su transmisión a los interlocutores comerciales. Existen varias formas de conectar con los interlocutores comerciales:
- Conexión directa a través de protocolos de Internet seguros como AS2, JSON, ebXML o cualquier otro protocolo de Internet seguro.
- Conexión a través de un proveedor EDI VAN externo mediante protocolos de comunicación in-house que luego se enrutan al proveedor, quien a su vez transmitirá la documentación al interlocutor comercial a través de su protocolo de comunicación preferido.
- Una combinación de soluciones directas y de terceros en función del volumen de transacciones o de los protocolos del socio comercial.
Ventajas de utilizar un programa de traducción EDI
En lo que respecta al comercio electrónico, ahora disponemos de EDI para los vendedores de Amazon y EDI para los proveedores de Walmart, que hacen posible que las partes interesadas dispongan de forma fácil y oportuna en de información vital que hace posible operar con una eficiencia óptima.
Dado que Amazon y Walmart hacen negocios con miles de socios comerciales cada día, es fundamental disponer de una forma de procesar miles de documentos. Aquí es donde entra en juego el EDI, ya que garantiza que la documentación y los datos personalizados de los socios sean compatibles con los formatos estándar de house utilizados por las soluciones de comercio electrónico empresarial, como Walmart EDI o Amazon EDI.
Algunos de los documentos que pueden transmitirse a través de los traductores EDI son facturas, avisos/investigaciones de inventario, manifiestos/avisos de embarque, acuses de recibo de órdenes de compra, cantidades de productos, números de productos y direcciones de envío, entre muchos otros.
EDI en el comercio electrónico
En lo que respecta al comercio electrónico, ahora disponemos de EDI para los vendedores de Amazon y EDI para los proveedores de Walmart, que hacen posible que las partes interesadas dispongan de forma fácil y oportuna en de información vital que hace posible operar con una eficiencia óptima.
Dado que Amazon y Walmart hacen negocios con miles de socios comerciales cada día, es fundamental disponer de una forma de procesar miles de documentos. Aquí es donde entra en juego el EDI, ya que garantiza que la documentación y los datos personalizados de los socios sean compatibles con los formatos estándar de house utilizados por las soluciones de comercio electrónico empresarial, como Walmart EDI o Amazon EDI.
Algunos de los documentos que pueden transmitirse a través de los traductores EDI son facturas, avisos/investigaciones de inventario, manifiestos/avisos de embarque, acuses de recibo de órdenes de compra, cantidades de productos, números de productos y direcciones de envío, entre muchos otros.
El EDI aplicado al transporte
El EDI de transporte se ha convertido en un componente esencial para transportistas, vendedores, expedidores, proveedores y agentes. Algunas empresas tienen que gestionar millones de transacciones y el EDI permite intercambiar remesas, conocimientos de embarque, facturas, manifiestos de embarque y estados de los envíos. La principal ventaja del software de traducción EDI es que elimina el error humano y reduce los costes relacionados con la introducción manual.
Algunos códigos de mensajería EDI comunes en el sector del transporte incluyen, entre otros, los siguientes
- 204 - Carrier Load Tender - Utilizado por 3PLs o cargadores para presentar ofertas de envío a transportistas de carga completa.
- 214 - Mensaje de estado del envío - Proporciona estados del envío incluyendo descripción del envío, información del remitente, prueba de entrega, información del destinatario, fechas y ubicación actual del envío.
- 210 - Factura de carga - Factura electrónica que incluye los detalles del envío
- 212 - Manifiesto de entrega: permite a los transportistas ofrecer información a los destinatarios con detalles sobre el contenido del remolque.
- 211 - Conocimiento de embar que - Indica el contenido del envío, la fecha de envío, el destinatario, los números de referencia y el remitente.
