O Customs & Border Protection (CBP), o ACE eManifest e o Automated Commercial Environment são organizações e sistemas muito bem desenvolvidos. Mas, independentemente da qualidade da concepção de uma organização ou de um sistema, haverá uma altura em que se verificará algum tempo de inactividade. No sistema CBP, com tantas dependências, pode haver muito impacto e risco. Por exemplo, para que uma acção seja concluída no sistema, é necessário o processamento do fluxo de trabalho ou a comunicação entre sistemas e, se alguma coisa correr mal, tudo ficará paralisado. O CBP e os muitos intervenientes no comércio trabalharam arduamente para desenvolver, instalar e manter sistemas que são essenciais para manter as operações das empresas privadas e o comércio dos EUA a funcionar sem problemas. Mas com tanta automatização do comércio, o impacto operacional e económico do tempo de inactividade pode ser grave. Por este motivo, o CBP está sempre a trabalhar para garantir que a saúde e a segurança, a aplicação da lei, a segurança e a conformidade legal sejam sempre mantidas, mesmo durante o tempo de inactividade do CBP.
O que é um tempo de inactividade do CBP?
O tempo de inactividade do CBP refere-se a qualquer caso em que o sistema CBP esteja inacessível quer a utilizadores externos, quer a utilizadores internos ou a ambos, o que interrompe ou atrasa o processamento electrónico de declarações, manifestos, libertações de carga e resumos de entrada. O tempo de inactividade pode incluir os seguintes aspectos que interferem com o processamento:
- O CBP não pode receber e/ou processar as mensagens electrónicas transmitidas pelos intervenientes na rede comercial. O indicador mais evidente desta situação é o facto de o sistema deixar de enviar mensagens de resposta.
- A interface Web já não está disponível para as partes interessadas. Isto torna o portal Web indisponível tanto para as partes interessadas do comércio como para outros utilizadores do CBP, uma vez que o acesso é negado para actividades de processamento normais. Esta situação é particularmente crítica para os utilizadores do AES Direct e para os arquivadores do ACE eManifest para camiões.
Procedimentos do CBP para as empresas de camionagem quando o processamento primário ou secundário não está disponível
- Os portos fronteiriços terrestres para camiões implementarão procedimentos de inactividade assim que receberem a notificação ou quando se verificar qualquer abrandamento no sistema ACE que resulte num timeout ou indisponibilidade do portal ACE ou EDI. Em seguida, notificarão localmente todos os utilizadores do CBP afectados para que utilizem os procedimentos de interrupção do ACE do porto.
- O condutor deve levar para a cabina principal a folha de rosto do ACE eManifest ** (normalmente inclui documentos como o conhecimento de embarque, a factura comercial, o número de controlo da expedição (SCN), o número de entrada e o número da viagem). Recomenda-se que o número da viagem tenha um código de barras.
- Os condutores que cheguem à cabina de tratamento primário sem informações verificáveis terão de passar pela zona de tratamento secundário, onde terão de obter as informações/documentação necessárias antes de serem libertados.
- Normalmente, o CBP verifica se a documentação relativa à carga (incluindo Prior Notice (para envios da FDA), o conhecimento de embarque, a fatura e a folha de rosto ACE eManifest , entre outros) é apresentada pelos condutores durante o período de inatividade. Anotarão também o manifesto para mostrar que o carregamento foi autorizado durante os procedimentos de inatividade do sistema.
- Quando o sistema ACE estiver novamente em linha, o ACE processará todos os manifestos electrónicos. Os envios que foram processados manualmente serão introduzidos no sistema ACE assim que este voltar a estar online. Isto incluirá a introdução das informações do camião no ecrã ACE Primary e o seguimento dos procedimentos electrónicos normais para a autorização das viagens ACE eManifest .
- Quaisquer erros ou retenções detectados serão comunicados aos supervisores de turno, que tomarão a decisão de proceder a uma nova entrega, se tal for considerado necessário.
**Nota: A folha de rosto do ACE é normalmente utilizada como melhor prática. No entanto, o formulário CBP 7533 também pode ser utilizado**
Procedimentos do CBP para as empresas de camionagem quando o portal ACE está a funcionar mas um ou mais processos back-end do ACE estão em baixo
- O CBP certificar-se-á de que a documentação relativa à carga, que inclui Prior Notice, o conhecimento de embarque, a fatura comercial e a folha de rosto do ACE eManifest , é apresentada pelos condutores durante os períodos de inatividade do sistema. Também indicarão, através de uma anotação em eManifest , que o carregamento foi processado durante o período de inatividade do sistema ACE.
- As viagens que foram consultadas no ACE serão deixadas em aberto e o funcionário do CBP terá a opção de "solicitar documentos de entrada" através da acção aberta na caixa de entrada. Quando o sistema ACE estiver novamente em linha, efectuará a correspondência de entrada e o ACE encerrará a acção "solicitar documentos de entrada". Entretanto, aparecerá uma nova acção que é a "review verify" (rever verificação), o que levará ao encerramento do período de inactividade do CBP.
- Se a viagem ACE tiver sido transmitida mas estiver indisponível, será tratada como um período de inactividade do portal e seguirá os procedimentos descritos anteriormente. A melhor prática é não enviar viagens várias vezes, uma vez que, quando o serviço ACE voltar a funcionar, o CBP processará as viagens electronicamente.
- Quando o sistema ACE estiver de novo operacional, os agentes processarão todos os manifestos electrónicos que foram recolhidos no sistema primário e processá-los-ão através do sistema secundário. Isto incluirá a introdução da matrícula no ecrã primário do ACE e, em seguida, seguir os procedimentos definidos para o apuramento electrónico das viagens ACE.
- Quaisquer erros ou retenções detectados serão comunicados aos supervisores de turno, que tomarão a decisão de proceder a uma nova entrega, se tal for considerado necessário.
Documentos necessários para os procedimentos de paragem do CBP
Durante os períodos de inactividade, as empresas de transporte rodoviário terão de fornecer a seguinte documentação aos funcionários do CBP para autorização manual. Embora uma empresa de camionagem não necessite de fornecer todos estes documentos para cada remessa, cada documento fornecido aos funcionários do CBP facilitará o processo de desalfandegamento durante os períodos de inactividade.
Os documentos adequados necessários para a autorização e a avaliação dos riscos pelo CBP incluem:
- Documentação PGA adequada - Qualquer informação ou documentação exigida pelas agências governamentais parceiras de acordo com os regulamentos.
- Conhecimentos de embarque - O CBP pode precisar deles para efeitos de avaliação dos riscos
- Documentação de liberação da carga - Em vez do formulário CBP 7501 ou do formulário 3461, os importadores podem fornecer ao CBP as informações de entrada enviadas electronicamente para o CBP através do endereço ABI.
- Documentação da transportadora sob controlo - Em vez do documento 7512, os arquivadores automáticos podem fornecer aos funcionários do CBP o documento da transportadora sob controlo, que inclui os portos de origem e de destino, informações sobre a parte sujeita a controlo, um número de controlo e outras informações constantes do documento 7512.
- Formulário 1302 do CBP - Declaração de carga
- Formulário 301 do CBP (ou equivalente) - Os camionistas necessitam deste documento como prova de uma caução válida para o importador.
- Formulário CBP 7502 ou 3461 - Documentação de resumo de entrada, entrega imediata ou entrada. Não é necessário apresentá-los electronicamente, mas o CBP pode precisar das informações para facilitar o desalfandegamento.
- Formulário 7512 do CBP - Documento in-bond
- Formulário CBP 7533 - Manifesto de carga de entrada
- Documento de pedido de inactividade - Um pedido de qualquer parte interessada que identifique as expedições que precisam de ser desalfandegadas quando os sistemas ACE estão em inactividade. Pode incluir admissões FTZ, entradas em armazém, autorizações de transferência, movimentos em regime de caução, libertações/entradas e qualquer outro movimento de remessas.
- Factura - Pode ser sob a forma de facturas proforma ou de facturas comerciais originais.
- Listas de embalagem - O expedidor forneceu uma lista do conteúdo
- Declaração de carga em papel normal - Documento criado pelos transportadores que inclui informações como destinatários, expedidores, descrições e dados, BOL/AWB, entre outros.
- Folha de rosto do manifesto do camião - Documento criado pelas transportadoras que contém informações como os dados do condutor, o número do BOL e o número da viagem, entre outros.
*Nota: Os camionistas podem ser solicitados a fornecer documentos adicionais para efeitos de autorização e segurança durante os períodos de inactividade
Comunicação com as empresas de camionagem durante as paragens do CBP
O CBP notificará as empresas de camionagem através de uma mensagem CSMS sempre que detectar problemas no sistema nacional CBP ACE. A mensagem pode incluir:
- Subsistemas afectados
- Impacto operacional
- Tempo previsto para a resolução
- Se o tempo de paragem requer sumário de entrada ou procedimentos de paragem de carga
Os portos do CBP devem informar as partes interessadas de que foram implementados procedimentos locais de inactividade e fornecer orientações sobre o evento específico. As notificações devem também incluir requisitos de documentação, pontos de contacto e avisos sobre os procedimentos locais. Os camionistas também receberão notificações quando os procedimentos operacionais estiverem novamente operacionais.
Muitos portos utilizam redes locais de correio electrónico para comunicar com os camionistas, fornecendo orientações e divulgando informações. Utilizam igualmente informações de contacto para fornecer orientações e responder a perguntas em caso de emergência ou de paragem.
O CBP notificará os autoprogramadores e os fornecedores de software de quaisquer problemas do sistema, para que possam trabalhar em estreita colaboração com os camionistas durante o período de inactividade do sistema.
