Customs & Border Protection (CBP), ACE eManifest et Automated Commercial Environment sont des organisations et des systèmes très bien développés. Mais quelle que soit la qualité de la conception d'une organisation ou d'un système, il arrivera un jour ou l'autre qu'il y ait des temps d'arrêt. Dans le système du CBP, où les dépendances sont si nombreuses, l'impact et le risque peuvent être considérables. Par exemple, pour qu'une action soit accomplie dans le système, il faut un traitement du flux de travail ou des communications entre les systèmes et si quelque chose ne va pas, tout s'arrêtera. Le CBP et les nombreux acteurs du commerce ont travaillé dur pour développer, mettre en place et maintenir des systèmes essentiels au bon fonctionnement des opérations des entreprises privées et du commerce américain. Mais avec l'automatisation croissante du commerce, l'impact opérationnel et économique d'un temps d'arrêt pourrait être sévère. C'est pourquoi le CBP veille en permanence à ce que la santé et la sécurité, l'application de la loi, la sûreté et le respect de la législation soient toujours respectés, même en cas de temps d'arrêt du CBP.
Qu'est-ce qu'un temps d'arrêt du CBP ?
Les temps d'arrêt du CBP désignent tous les cas où le système du CBP est inaccessible aux utilisateurs externes, aux utilisateurs internes ou aux deux, ce qui interrompt ou ralentit le traitement électronique des déclarations, des manifestes, des mainlevées de fret et des résumés d'entrée. Les temps d'arrêt peuvent inclure les aspects suivants qui interfèrent avec le traitement :
- Le CBP ne peut pas recevoir et/ou traiter les messages électroniques transmis par les acteurs du réseau commercial. L'indicateur le plus évident est que le système n'envoie plus de messages de réponse.
- L'interface web n'est plus disponible pour les parties prenantes. Le portail web n'est donc pas disponible pour les acteurs du commerce et les autres utilisateurs du CBP, car l'accès est refusé pour les activités de traitement normales. Cette situation est particulièrement critique pour les utilisateurs d'AES Direct et les personnes qui remplissent le formulaire ACE eManifest pour les camions.
Procédures du CBP à l'intention des entreprises de camionnage en cas d'indisponibilité du traitement primaire ou secondaire
- Les ports routiers de la frontière terrestre mettront en œuvre des procédures de temps d'arrêt dès qu'ils recevront la notification ou qu'ils connaîtront un ralentissement du système ACE entraînant une interruption ou une indisponibilité du portail ACE ou de l'EDI. Ils informeront alors localement tous les utilisateurs CBP concernés d'utiliser les procédures de temps d'arrêt du système ACE du port.
- Le conducteur doit apporter à la cabine primaire la feuille de couverture** ACE eManifest (qui comprend généralement des documents tels que le connaissement, la facture commerciale, le numéro de contrôle de l'envoi (SCN), le numéro d'entrée et le numéro de voyage). Il est recommandé d'apposer un code-barres sur le numéro de voyage.
- Les conducteurs qui se présentent à la cabine de traitement primaire sans informations vérifiables devront passer par la zone de traitement secondaire où ils devront obtenir les informations/documents requis avant d'être autorisés à circuler.
- Le CBP vérifie généralement que les documents relatifs au fret (notamment Prior Notice (pour les expéditions FDA), le connaissement, la facture et la page de garde ACE eManifest ) sont présentés par les chauffeurs pendant le temps d'arrêt. Ils annotent également le manifeste pour montrer que l'expédition a été autorisée pendant les procédures d'arrêt du système.
- Dès que le système ACE sera de nouveau en ligne, il traitera tous les manifestes électroniques. Les envois qui ont été traités manuellement seront introduits dans le système ACE dès qu'il sera rétabli. Il s'agira de saisir les informations relatives au camion sur l'écran ACE Primary et de suivre les procédures électroniques normales pour le dédouanement des trajets ACE eManifest .
- Toute erreur ou retenue constatée sera signalée aux chefs d'équipe qui prendront la décision de procéder à une nouvelle livraison s'ils le jugent nécessaire.
**Remarque : la page de garde du CAE est généralement utilisée comme meilleure pratique. Néanmoins, le formulaire 7533 du CBP peut également être utilisé**.
Procédures du CBP pour les entreprises de camionnage lorsque le portail ACE fonctionne mais qu'un ou plusieurs processus de back-end ACE sont en panne
- Le CBP veillera à ce que les documents relatifs au fret, à savoir Prior Notice, le connaissement, la facture commerciale et la page de garde ACE eManifest , soient présentés par les chauffeurs pendant les périodes d'arrêt du système. Ils indiqueront également en annotant le site eManifest que la cargaison a été traitée pendant la période d'indisponibilité du système ACE.
- Les voyages qui ont été interrogés dans ACE resteront ouverts et l'agent CBP aura la possibilité de "demander des documents d'entrée" par le biais de l'action ouverte dans la boîte de réception. Une fois que le système ACE est de nouveau en ligne, il procède à l'appariement des entrées et ACE ferme l'action "request entry docs" (demande de documents d'entrée). Entre-temps, une nouvelle action, la "vérification de l'examen", apparaîtra, ce qui entraînera la clôture de la période d'indisponibilité du CBP.
- Si le voyage ACE a été transmis mais n'est pas disponible, il sera traité comme un temps d'arrêt du portail et les procédures décrites plus haut s'appliqueront. La meilleure pratique consiste à ne pas envoyer les déplacements plusieurs fois, étant donné qu'une fois le service ACE rétabli, le CBP traitera les déplacements par voie électronique.
- Une fois le système ACE rétabli, les agents traiteront tous les manifestes électroniques qui ont été collectés au niveau primaire et les traiteront au niveau secondaire. Pour ce faire, ils saisiront la plaque d'immatriculation dans l'écran primaire du système ACE, puis suivront les procédures établies pour l'apurement électronique des trajets ACE.
- Toute erreur ou retenue constatée sera signalée aux chefs d'équipe qui prendront la décision de procéder à une nouvelle livraison s'ils le jugent nécessaire.
Documents requis pour les procédures de temps d'arrêt du CBP
Pendant les temps d'arrêt, les entreprises de camionnage devront fournir les documents suivants aux agents du CBP pour un dédouanement manuel. Bien qu'une entreprise de camionnage ne doive pas fournir tous ces documents pour chaque expédition, chaque document fourni aux agents du CBP facilitera le processus de dédouanement pendant les temps d'arrêt.
Les documents requis pour le dédouanement et l'évaluation des risques par le CBP sont les suivants :
- Documentation PGA appropriée - Toute information ou documentation requise par les agences gouvernementales partenaires conformément à la réglementation.
- Les connaissements - Le CBP peut en avoir besoin pour évaluer les risques.
- Documents de mainlevée des cargaisons - Au lieu du formulaire CBP 7501 ou du formulaire 3461, les importateurs peuvent fournir au CBP les informations d'entrée envoyées électroniquement au CBP à l'aide du site ABI.
- Document de cautionnement du transporteur - Au lieu du formulaire 7512, les déclarants automatisés pourraient fournir aux fonctionnaires du CBP le document de cautionnement du transporteur qui comprend les ports d'origine et de destination, les informations sur la partie cautionnée, un numéro de cautionnement et d'autres informations figurant sur le formulaire 7512.
- Formulaire 1302 du CBP - Déclaration de cargaison
- Formulaire 301 du CBP (ou équivalent) - Les camionneurs ont besoin de ce formulaire pour prouver la validité de la caution de l'importateur.
- CBP Form 7502 ou 3461 - Entry Summary documentation, Immediate Delivery or Entry. Vous n'avez pas besoin de ces formulaires pour effectuer un dépôt électronique, mais le CBP peut avoir besoin de ces informations pour faciliter le dédouanement.
- Formulaire CBP 7512 - Document sous douane
- Formulaire CBP 7533 - Manifeste de fret entrant
- Document de demande de temps d'arrêt - Demande émanant de n'importe quelle partie prenante et identifiant les envois qui doivent être dédouanés lorsque les systèmes ACE sont en temps d'arrêt. Il peut s'agir d'admissions dans des zones franches, d'entrées dans des entrepôts, d'autorisations de transfert, de transferts sous douane, de mainlevées/entrées et de tout autre mouvement d'envois.
- Facture - Il peut s'agir de factures pro forma ou de factures commerciales originales.
- Listes d'emballage - L'expéditeur a fourni une liste du contenu.
- Déclaration de fret sur papier ordinaire - Document créé par les transporteurs et contenant des informations telles que les destinataires, les expéditeurs, des descriptions et des données, ainsi que des BOL/AWB, entre autres.
- Manifeste de camion - Document créé par les transporteurs et contenant des informations telles que les coordonnées du conducteur, le numéro de l'avis de contravention et le numéro du voyage, entre autres.
*Note : Les camionneurs peuvent être amenés à fournir des documents supplémentaires à des fins d'habilitation et de sécurité pendant les périodes d'inactivité.
Communication avec les entreprises de camionnage pendant les temps d'arrêt du CBP
Le CBP informera les entreprises de camionnage par le biais d'un message CSMS lorsqu'il constatera des problèmes avec le système national CBP ACE. Le message peut contenir les éléments suivants
- Sous-systèmes concernés
- Impact opérationnel
- Délai de résolution prévu
- Si le temps d'arrêt nécessite des procédures de résumé d'entrée ou de temps d'arrêt du fret
Les ports du CBP doivent informer les parties prenantes de la mise en œuvre des procédures locales relatives aux temps d'arrêt et fournir des conseils sur l'événement en question. Les notifications devraient également mentionner les exigences en matière de documentation, les points de contact et les rappels des procédures locales. Les camionneurs recevront également des notifications lorsque les procédures d'exploitation seront rétablies.
De nombreux ports utilisent des réseaux locaux de messagerie électronique pour communiquer avec les camionneurs, leur donner des conseils et diffuser des informations. Ils utilisent également les coordonnées des personnes à contacter pour fournir des conseils et répondre aux questions en cas d'urgence ou de temps d'arrêt.
Le CBP informera les auto-programmeurs et les fournisseurs de logiciels de tout problème lié au système afin qu'ils puissent travailler en étroite collaboration avec les camionneurs pendant la période d'indisponibilité du système.
