Customs & Border Protection (CBP), ACE eManifest und das Automated Commercial Environment sind sehr gut entwickelte Organisationen und Systeme. Aber unabhängig davon, wie gut eine Organisation oder ein System konzipiert ist, wird es irgendwann zu einem Ausfall kommen. Bei dem CBP-System mit seinen vielen Abhängigkeiten kann es zu erheblichen Auswirkungen und Risiken kommen. Damit eine Aktion im System abgeschlossen werden kann, ist beispielsweise die Verarbeitung von Arbeitsabläufen oder die Kommunikation zwischen Systemen erforderlich, und wenn etwas schief geht, kommt alles zum Stillstand. Die CBP und die vielen Beteiligten im Handel haben hart daran gearbeitet, Systeme zu entwickeln, einzurichten und zu pflegen, die für das reibungslose Funktionieren von Privatunternehmen und des US-Handels entscheidend sind. Aber bei einem so hohen Automatisierungsgrad des Handels könnten die betrieblichen und wirtschaftlichen Auswirkungen von Ausfallzeiten gravierend sein. Aus diesem Grund arbeitet die CBP ständig daran, sicherzustellen, dass die Gesundheit und Sicherheit, die Durchsetzung der Gesetze und die Einhaltung der Vorschriften auch bei Ausfallzeiten der CBP gewährleistet sind.
Was ist eine CBP-Ausfallzeit?
CBP-Ausfallzeiten beziehen sich auf alle Fälle, in denen das CBP-System entweder für externe oder interne Benutzer oder für beide nicht zugänglich ist, wodurch die elektronische Verarbeitung von Erklärungen, Manifesten, Frachtfreigaben und Eingangsübersichten unterbrochen oder verlangsamt wird. Ausfallzeiten können die folgenden Aspekte umfassen, die die Verarbeitung beeinträchtigen:
- Das CBP kann keine elektronischen Nachrichten empfangen oder/und verarbeiten, die von den Beteiligten im Handelsnetz übermittelt werden. Der offensichtlichste Hinweis darauf ist, dass das System keine Antwortnachrichten mehr sendet.
- Die Webschnittstelle ist für die Beteiligten nicht mehr verfügbar. Dies macht das Webportal sowohl für Handelsakteure als auch für andere CBP-Benutzer unzugänglich, da der Zugang für normale Verarbeitungsaktivitäten verweigert wird. Dies ist besonders kritisch für AES Direct-Benutzer und LKW ACE eManifest Antragsteller.
CBP-Verfahren für Speditionen, wenn die primäre oder sekundäre Verarbeitung nicht verfügbar ist
- Die Häfen an den Landgrenzen werden Ausfallverfahren einführen, sobald sie die Benachrichtigung erhalten oder wenn sie eine Verlangsamung des ACE-Systems feststellen, die zu einer Zeitüberschreitung oder Nichtverfügbarkeit des ACE-Portals oder von EDI führt. Sie werden dann alle betroffenen CBP-Benutzer vor Ort benachrichtigen, um die ACE-Ausfallprozeduren des Hafens zu nutzen.
- Es wird erwartet, dass der Fahrer das ACE eManifest -Deckblatt** (das in der Regel Dokumente wie den Frachtbrief, die Handelsrechnung, die Versandkontrollnummer (SCN), die Eingangsnummer und die Reisenummer enthält) zur Hauptkabine mitbringt. Es wird empfohlen, die Fahrtennummer mit einem Strichcode zu versehen.
- Fahrer, die ohne überprüfbare Informationen an der ersten Abfertigungskabine ankommen, müssen den zweiten Abfertigungsbereich durchlaufen, wo sie die erforderlichen Informationen/Dokumente erhalten, bevor sie freigegeben werden.
- Die CBP prüft in der Regel, ob die Frachtpapiere (u.a. Prior Notice (für FDA-Sendungen), das Konnossement, die Rechnung und das ACE eManifest Deckblatt) von den Fahrern während der Ausfallzeit vorgelegt werden. Außerdem wird das Manifest mit einem Vermerk versehen, der belegt, dass die Sendung während der Ausfallzeiten des Systems abgefertigt wurde.
- Sobald das ACE-System wieder online ist, wird ACE alle elektronischen Manifeste verarbeiten. Alle Sendungen, die manuell bearbeitet wurden, werden in das ACE-System eingegeben, sobald es wieder online ist. Dazu gehört die Eingabe der Lkw-Informationen in den ACE-Primärbildschirm und die Einhaltung der normalen elektronischen Verfahren für die Freigabe von ACE eManifest Fahrten.
- Alle entdeckten Fehler oder Rückstände werden den Schichtleitern gemeldet, die, falls erforderlich, über eine erneute Lieferung entscheiden.
**Hinweis: Das ACE-Deckblatt wird in der Regel als Best Practice verwendet. Es kann jedoch auch das CBP-Formular 7533 verwendet werden**
CBP-Verfahren für Speditionsunternehmen, wenn das ACE-Portal funktioniert, aber ein oder mehrere ACE-Backend-Prozesse ausgefallen sind
- Die CBP stellt sicher, dass die Fahrer während der Ausfallzeiten des Systems die Frachtpapiere Prior Notice, das Konnossement, die Handelsrechnung und das Deckblatt ACE eManifest vorlegen. Sie werden auch durch einen Vermerk auf eManifest anzeigen, dass die Sendung während der Ausfallzeit des ACE-Systems bearbeitet wurde.
- Reisen, die in ACE abgefragt wurden, bleiben offen und der CBP-Beamte hat die Möglichkeit, über die offene Aktion im Posteingang "Einreisebelege anzufordern". Sobald das ACE-System wieder online ist, führt es den Einreiseabgleich durch und ACE schließt die Aktion "Einreisebelege anfordern". In der Zwischenzeit erscheint eine neue Aktion, nämlich "Überprüfen", die das Schließen der CBP-Ausfallzeit anzeigt.
- Wenn die ACE-Reise übermittelt wurde, aber nicht verfügbar ist, wird dies als Ausfallzeit des Portals behandelt und es gelten die oben beschriebenen Verfahren. Es empfiehlt sich, Reisen nicht mehrfach zu senden, da das CBP die Reisen elektronisch verarbeitet, sobald der ACE-Dienst wieder verfügbar ist.
- Sobald das ACE-System wieder in Betrieb ist, werden die Beamten alle elektronischen Manifeste, die in der Primärstelle erfasst wurden, bearbeiten und über die Sekundärstelle abwickeln. Dazu gehört die Eingabe des Kennzeichens im ACE-Bildschirm "Primary" und die Einhaltung der festgelegten Verfahren für die elektronische Abfertigung von ACE-Fahrten.
- Alle entdeckten Fehler oder Rückstände werden den Schichtleitern gemeldet, die, falls erforderlich, über eine erneute Lieferung entscheiden.
Erforderliche Dokumente für das CBP-Verfahren bei Ausfallzeiten
Während der Stillstandszeiten müssen die Spediteure den CBP-Beamten die folgenden Dokumente zur manuellen Abfertigung vorlegen. Ein Transportunternehmen muss zwar nicht alle diese Dokumente für jede Sendung vorlegen, aber jedes Dokument, das den CBP-Beamten vorgelegt wird, erleichtert die Abfertigung während der Stillstandszeiten.
Die richtigen Dokumente, die für die Abfertigung und Risikobewertung durch die CBP erforderlich sind, umfassen:
- Angemessene PGA-Dokumentation - Alle Informationen oder Unterlagen, die von den Partnerbehörden gemäß den Vorschriften verlangt werden.
- Frachtbriefe - Die CBP benötigt diese möglicherweise für die Risikobewertung
- Frachtfreigabeunterlagen - Anstelle des CBP-Formulars 7501 oder des Formulars 3461 können Importeure der CBP die Eingangsinformationen elektronisch über ABI übermitteln.
- Carrier in-bond Dokumentation - Anstelle der 7512 könnten automatisierte Antragsteller den CBP-Beamten das Carrier in-bond Dokument zur Verfügung stellen, das Herkunfts- und Bestimmungshafen, Informationen über den Bonded Party, eine In-bond Nummer und andere Informationen aus der 7512 enthält.
- CBP-Formular 1302 - Frachtanmeldung
- CBP-Formular 301 (oder gleichwertig) - Lkw-Fahrer benötigen dies als Nachweis für eine gültige Kaution für den Importeur.
- CBP-Formular 7502 oder 3461 - Entry Summary documentation, Immediate Delivery or Entry. Sie benötigen diese Formulare nicht, um sie elektronisch einzureichen, aber die CBP benötigt die Informationen möglicherweise, um die Abfertigung zu erleichtern.
- CBP-Formular 7512 - In-Bond-Dokument
- CBP-Formular 7533 - Manifest für eingehende Fracht
- Downtime Request Document - Eine Anfrage von einem beliebigen Stakeholder zur Identifizierung von Sendungen, die abgefertigt werden müssen, wenn die ACE-Systeme eine Ausfallzeit haben. Dies kann FTZ-Zulassungen, Lagerzugänge, Umladegenehmigungen, Verbringungen unter Zollverschluss, Freigaben/Eintragungen und jede andere Bewegung von Sendungen umfassen.
- Rechnung - Kann entweder in Form von Proforma-Rechnungen oder Original-Handelsrechnungen erfolgen.
- Packlisten - Der Absender hat eine Liste des Inhalts bereitgestellt
- Plain Paper Cargo Declaration - Von Spediteuren erstellte Dokumente, die unter anderem Informationen wie Empfänger, Versender, Beschreibungen und Daten sowie BOL/AWB enthalten.
- Lkw-Manifest-Deckblatt - Von Spediteuren erstelltes Dokument, das unter anderem Informationen über den Fahrer, die BOL-Nummer und die Reisenummer enthält.
*Hinweis: Von Truckern kann verlangt werden, dass sie während der Stillstandszeiten zusätzliche Dokumente für die Abfertigung und zu Sicherheitszwecken vorlegen*.
Kommunikation mit Spediteuren während der CBP-Ausfallzeit
Die CBP benachrichtigt die Spediteure über eine CSMS-Nachricht, wenn sie Probleme mit dem nationalen CBP ACE-System feststellt. Die Nachricht kann Folgendes enthalten:
- Betroffene Subsysteme
- Operative Auswirkungen
- Voraussichtliche Zeit bis zur Lösung
- Ob die Ausfallzeit eine Zusammenfassung der Eingaben oder Verfahren für die Ausfallzeit der Fracht erfordert
Von den CBP-Häfen wird erwartet, dass sie die Beteiligten darüber informieren, dass lokale Verfahren für Ausfallzeiten eingeführt wurden, und dass sie Anleitungen für das jeweilige Ereignis geben. Die Benachrichtigungen sollten auch Dokumentationsanforderungen, Kontaktstellen und Erinnerungen an die lokalen Verfahren enthalten. Lkw-Fahrer werden ebenfalls benachrichtigt, wenn die Betriebsverfahren wieder online sind.
Viele Häfen nutzen lokale E-Mail-Netzwerke, um mit den Truckern zu kommunizieren, sie zu beraten und Informationen zu verbreiten. Sie nutzen auch Kontaktinformationen, um in Notfällen und bei Ausfallzeiten Hilfestellung zu geben und Fragen zu beantworten.
Die CBP wird die Selbstprogrammierer und Softwareanbieter über alle Systemprobleme informieren, damit sie während der Ausfallzeit des Systems eng mit den Truckern zusammenarbeiten können.
