Customs & Border Protection (CBP), ACE eManifest, y el Entorno Comercial Automatizado son organizaciones y sistemas muy bien desarrollados. Pero independientemente de lo bien diseñada que esté una organización o un sistema, llegará un momento en que se experimente algún tiempo de inactividad. En el sistema CBP, con tantas dependencias, puede haber mucho impacto y riesgo. Por ejemplo, para que una acción se complete en el sistema, será necesario el procesamiento del flujo de trabajo o las comunicaciones entre sistemas y, si algo va mal, todo se paralizará. El CBP y las numerosas partes interesadas en el comercio han trabajado duro para desarrollar, establecer y mantener sistemas que son fundamentales para que las operaciones de las empresas privadas y el comercio estadounidense funcionen sin problemas. Pero con tanta automatización del comercio, el impacto operativo y económico del tiempo de inactividad podría ser grave. Por este motivo, el CBP siempre está trabajando para garantizar que la salud y la seguridad, la aplicación de la ley, la seguridad y el cumplimiento legal siempre se mantengan, incluso durante los periodos de inactividad del CBP.
¿Qué es un tiempo de inactividad CBP?
El tiempo de inactividad del CBP se refiere a cualquier caso de inaccesibilidad del sistema CBP por parte de usuarios externos, usuarios internos o ambos, que detiene o ralentiza el procesamiento electrónico de declaraciones, manifiestos, comunicados de carga y resúmenes de entrada. El tiempo de inactividad podría incluir los siguientes aspectos que interfieren con el procesamiento:
- El CBP no puede recibir y/o procesar los mensajes electrónicos transmitidos por las partes interesadas en la red comercial. El indicador más evidente de ello es cuando el sistema deja de enviar mensajes de respuesta.
- La interfaz web ya no está disponible para las partes interesadas. Esto hace que el portal web no esté disponible ni para las partes interesadas del comercio ni para otros usuarios del CBP, ya que se deniega el acceso para las actividades normales de procesamiento. Esto es especialmente crítico para los usuarios de AES Direct y los declarantes de ACE para camiones eManifest .
Procedimientos del CBP para empresas de transporte por carretera cuando el procesamiento primario o secundario no está disponible
- Los puertos fronterizos terrestres de camiones aplicarán procedimientos de inactividad una vez que reciban la notificación o cuando experimenten cualquier ralentización en el sistema ACE que provoque un tiempo de espera o la indisponibilidad del portal ACE o EDI. A continuación, notificarán localmente a todos los usuarios del CBP afectados para que utilicen los procedimientos de inactividad de ACE del puerto.
- Se espera que el conductor lleve a la cabina principal la portada del ACE eManifest ** (normalmente incluye documentos como el conocimiento de embarque, la factura comercial, el número de control del envío (SCN), el número de entrada y el número de viaje). Se recomienda que el número de viaje lleve un código de barras.
- Los conductores que lleguen a la cabina de procesamiento primario sin información verificable tendrán que pasar por la zona de procesamiento secundario, donde tendrán que obtener la información/documentación requerida antes de ser liberados.
- CBP normalmente comprobará que la documentación de la carga (incluye Prior Notice (para envíos FDA), Conocimiento de Embarque, Factura y portada ACE eManifest entre otros) son presentados por los conductores durante el tiempo de inactividad. También anotarán el manifiesto para mostrar que el envío fue despachado durante los procedimientos del tiempo de inactividad del sistema.
- Una vez que el sistema ACE vuelva a estar en línea, ACE procesará todos los manifiestos electrónicos. Los envíos que se procesaron manualmente se ingresarán al sistema ACE una vez que vuelva a estar en línea. Esto incluirá ingresar la información del camión en la pantalla principal de ACE y seguir los procedimientos electrónicos normales para el despacho de los viajes de ACE eManifest .
- Cualquier error o retención que se descubra se comunicará a los supervisores de turno, que tomarán la decisión de volver a realizar la entrega si se considera necesario.
**Nota: La hoja de presentación ACE se utiliza normalmente como mejor práctica. No obstante, también puede utilizarse el formulario CBP 7533**.
Procedimientos de CBP para empresas de transporte por carretera cuando el portal ACE está funcionando pero uno o más procesos de back-end de ACE están caídos
- El CBP se asegurará de que la documentación de la carga, que incluye Prior Notice, el conocimiento de embarque, la factura comercial y la portada de ACE eManifest , sea presentada por los conductores durante los tiempos de inactividad del sistema. También indicarán mediante anotación en eManifest que el envío fue procesado durante el tiempo de inactividad del sistema ACE.
- Los viajes que se hayan consultado en ACE se dejarán abiertos y el funcionario de CBP tendrá la opción de "solicitar documentos de entrada" a través de la acción abierta en la bandeja de entrada. Una vez que el sistema ACE vuelva a estar en línea, realizará el cotejo de entradas y ACE cerrará la acción "solicitar documentos de entrada". Mientras tanto, aparecerá una nueva acción que es la de "revisar verificar" que provocará el cierre del tiempo de inactividad de CBP.
- Si el viaje ACE se ha transmitido pero no está disponible, se tratará como tiempo de inactividad del portal y se seguirán los procedimientos establecidos anteriormente. La mejor práctica es no enviar viajes varias veces, ya que una vez que el servicio ACE vuelva a funcionar, el CBP procesará los viajes electrónicamente.
- Una vez que el sistema ACE vuelva a funcionar, los agentes procesarán todos los manifiestos electrónicos que se recogieron en el primario y los tramitarán a través del secundario. Esto incluirá introducir la matrícula en la pantalla primaria de ACE y, a continuación, seguir los procedimientos establecidos para la autorización electrónica de los viajes de ACE.
- Cualquier error o retención que se descubra se comunicará a los supervisores de turno, que tomarán la decisión de volver a realizar la entrega si se considera necesario.
Documentos necesarios para los procedimientos de inactividad del CBP
Durante los períodos de inactividad, las empresas de transporte por carretera tendrán que proporcionar la siguiente documentación a los funcionarios de la CBP para el despacho manual. Aunque una empresa de transporte no necesita proporcionar todos estos documentos para cada envío, cada documento proporcionado a los funcionarios de CBP facilitará el proceso de despacho durante el tiempo de inactividad.
Los documentos apropiados requeridos para el despacho y la evaluación de riesgos por parte del CBP incluyen:
- Documentación PGA apropiada - Cualquier información o documentación requerida por los organismos gubernamentales asociados de acuerdo con la normativa.
- Conocimientos de embarque: el CBP puede necesitarlos a efectos de evaluación de riesgos.
- Documentación de despacho de carga - En lugar del formulario CBP 7501 o el 3461, los importadores pueden proporcionar al CBP la información de entrada enviada electrónicamente al CBP utilizando ABI.
- Documentación de la fianza del transportista - En lugar de la 7512, los declarantes automatizados podrían proporcionar a los funcionarios del CBP el documento de la fianza del transportista que incluye los puertos de origen y destino, la información de la parte afianzada, un número de fianza y otra información de la 7512.
- CBP Form 1302 - Declaración de carga
- Formulario CBP 301 (o equivalente) - Los camioneros lo necesitan como prueba de una fianza válida para el importador.
- CBP Form 7502 or 3461 - Documentación de Resumen de Entrada, Entrega Inmediata o Entrada. No es necesario presentarlos electrónicamente, pero el CBP puede necesitar la información para facilitar el despacho.
- Formulario CBP 7512 - Documento de ingreso en prisión preventiva
- Formulario CBP 7533 - Manifiesto de carga entrante
- Documento de solicitud de tiempo de inactividad - Una solicitud de cualquier parte interesada que identifica los envíos que necesitan autorización cuando los sistemas ACE están experimentando tiempo de inactividad. Puede incluir admisiones en zonas francas, entradas en almacenes, permisos de transferencia, movimientos en depósito, liberaciones/entradas y cualquier otro movimiento de envíos.
- Factura - Puede ser en forma de facturas proforma o de facturas comerciales originales.
- Listas de embalaje - El expedidor facilitó una lista del contenido
- Declaración de carga en papel normal - Documento creado por los transportistas que incluye información como consignatarios, expedidores, descripciones y datos, y BOL/AWB entre otros.
- Hoja de portada del manifiesto del camión - Documento creado por los transportistas que contiene información como datos del conductor, número de BOL y número de viaje, entre otros.
*Nota: Es posible que los camioneros deban presentar documentos adicionales a efectos de autorización y seguridad durante los periodos de inactividad*.
Comunicación con las empresas de transporte durante el tiempo de inactividad del CBP
El CBP proporcionará notificaciones a las empresas de transporte por carretera a través de un mensaje CSMS cuando encuentre algún problema con el sistema nacional CBP ACE. El mensaje puede incluir:
- Subsistemas afectados
- Impacto operativo
- Plazo de resolución previsto
- Si el tiempo de inactividad requiere procedimientos sumarios de entrada o de carga
Se espera que los puertos del CBP informen a las partes interesadas de que se han puesto en marcha procedimientos locales de inactividad y ofrezcan orientación sobre el evento específico. Las notificaciones también deben incluir requisitos de documentación, puntos de contacto y recordatorios de los procedimientos locales. Los camioneros también recibirán notificaciones cuando los procedimientos operativos vuelvan a estar operativos.
Muchos puertos utilizan redes locales de correo electrónico para comunicarse con los camioneros, proporcionándoles orientación y difundiendo información. También utilizan la información de contacto para proporcionar orientación y responder a preguntas en caso de emergencias y tiempos de inactividad.
El CBP notificará a los autoprogramadores y a los proveedores de software cualquier problema del sistema para que puedan colaborar estrechamente con los camioneros durante el tiempo de inactividad del sistema.
