Etapas realizadas durante uma consultoria de janela única

Categorias: Consultoria, Janela Única

Requisitos de janela única

A Janela Única é uma plataforma inteligente que permite aos importadores, exportadores e agências governamentais trocarem informações de forma fácil e eficiente. Os requisitos da Janela Única podem ser tipicamente classificados em três fases: Pré-chegada, Chegada e Pós-chegada.

Lista de controlo antes da chegada

Alguns dos documentos necessários e serviços prestados incluem

Manifestos de carga
Declarações comerciais
Garantia financeira
Avaliação dos riscos

Lista de controlo de chegada

A documentação necessária e os serviços prestados incluem:

Declaração de carga
Inspecções de carga
Localização da carga
Ordem de entrega
Pagamentos
Ordem de libertação

Lista de controlo pós-chegada

Os serviços prestados e processados incluem:

Armazém alfandegado
Coimas e reembolsos
Gestão do trânsito

Ao longo das três fases, os diferentes documentos e serviços fornecidos pelo Balcão Único proporcionam as seguintes vantagens para facilitar o comércio:

Integra a Autoridade Marítima, o Porto, as Alfândegas e outras agências governamentais
Maior segurança, uma vez que é desenvolvido utilizando as melhores práticas e processos da indústria
Maior eficácia e transparência, o que aumenta a rapidez do desalfandegamento das mercadorias

Autorizações e licenças - Requisitos

As autorizações e licenças podem agora ser apresentadas através do balcão único. Os comerciantes e as agências governamentais podem agora trocar autorizações, licenças e certificados electronicamente através dos sistemas de Janela Única. Os serviços prestados e a documentação necessária podem ser divididos em fases de pré-chegada, chegada e pós-chegada.

Lista de controlo antes da chegada

Seguem-se alguns dos processos realizados e serviços prestados através da janela única

Apresentação de licenças e autorizações comerciais
Pagamentos
Aprovação de licenças e autorizações comerciais
Mapeamento dos códigos SH para os códigos internos dos produtos
Análise da árvore de decisão
Avaliação dos riscos

Lista de controlo de chegada

Após a chegada das mercadorias, os serviços e processos prestados incluem

Reembolsos e pagamentos
Integração de licenças e autorizações com a declaração de carga
Ordem de libertação
Inspecções de carga

Lista de controlo pós-chegada

Alguns dos processos e serviços incluem:

Auditoria pós-apuramento
Análise de risco
Gestão de quotas

Algumas das vantagens do processamento de licenças e autorizações em balcão único incluem

Ponto único de administração e apresentação de candidaturas, o que permite uma maior eficiência
Racionalização dos processos de conformidade comercial no comércio
Um portal onde todas as partes interessadas podem obter a documentação e as aprovações necessárias

Requisitos de sistema da Comunidade Portuária

O sistema comunitário portuário refere-se a uma plataforma de informação integrada que gere uma série de sistemas individuais num único portal, normalmente designado por comunidade portuária. O sistema visa reduzir as ineficiências dos processos comerciais no porto, facilitar o fluxo regular de dados electrónicos e ajudar as empresas a cumprir as directivas, orientações e regulamentos regionais, nacionais e internacionais. Isto significa que melhora o movimento de carga e o tráfego de navios relacionados com o porto e facilita o intercâmbio eficiente de dados entre as partes interessadas para uma variedade de requisitos de comunicação.

Alguns dos requisitos para a carga de entrada incluem

Lista de descarregamento
Nomeação do^segundo transportador
Autorização de inspecção
Desembaraço aduaneiro
Ordem de entrega
Ordem de transporte
Horários dos portões
Marcação de consultas no portal

NOTA: A carga contentorizada terá normalmente a gestão do Bayplan, enquanto a carga geral terá a gestão do plano de carga.

Alguns dos requisitos para a carga de saída incluem:

Reserva de frete
Nota de envio
Ordem de carregamento
Instruções de arrumação
Ordem de transporte
Horários dos portões
Marcação de consultas no portal
Informações antes da entrada
Manifesto de exportação

NOTA: No caso de carga contentorizada, também é necessário dispor de listas de embalagem e de libertação de contentores vazios.

Requisitos de análise comercial

É fundamental obter uma visão de 360 graus dos processos e desempenhos comerciais. Através do portal Janela Única, todas as partes interessadas podem obter, de forma fácil e eficiente, indicadores críticos de desempenho. Podem também analisar as tendências, fazer comparações e utilizar esses dados para tomar melhores decisões, adoptar estratégias e políticas mais eficazes.

Análise do comércio - Estes dados são essenciais para os decisores políticos que precisam de obter dados regulamentares e de conformidade, que podem depois utilizar para tomar decisões políticas estratégicas para melhorar o comércio
Análise de licenças - Os decisores podem acompanhar facilmente as licenças e autorizações que podem depois ser utilizadas para monitorizar aspectos como as receitas, a análise de risco, a utilização de quotas e as quotas de carga controlada.
Análise portuária - Os decisores podem ter acesso a uma série de dados, como a utilização do estaleiro, a utilização do cais, o tempo de espera dos navios, o tempo de permanência dos contentores e a análise do rendimento, entre outros.

Reunir com vários ministérios e partes interessadas para analisar o processo "tal como está

Os processos são uma componente importante do desempenho e do funcionamento de qualquer sistema. Tal como qualquer outro processo, o estabelecimento de uma Janela Única requer uma análise correcta dos processos "como estão" e o mapeamento dos futuros processos "a serem".

O objectivo do Balcão Único é migrar os procedimentos manuais para canais de informação seguros e optimizados que não perturbem nem ponham em causa os direitos das partes interessadas.

Por conseguinte, é importante analisar os processos empresariais existentes antes da implementação de um Balcão Único. A implementação sem consultoria, análise e reengenharia dos processos nos diferentes ministérios e organizações das partes interessadas resultará na reprodução das lacunas existentes. Como tal, a consultoria do Balcão Único ajudará a captar as inter-relações e os atributos do processo, ao mesmo tempo que identifica as funções dos intervenientes no sistema.

A consultoria da Janela Única envolve a documentação dos processos comerciais, com destaque para os processos de exportação e importação, como os enumerados a seguir:

Pontos de decisão e fluxo de actividades numa ordem específica
Partes interessadas que realizam as actividades em causa
Transferência de informações entre as partes interessadas
A inter-relação entre as partes interessadas
Resultados e entradas de cada actividade, incluindo regras e critérios associados
As diferentes fases, bem como os custos e o tempo necessários para realizar os processos empresariais.

A metodologia de modelação UN/CEFACT

Uma das formas mais eficazes de rever os processos é através da Metodologia de Modelação UN/CEFACT (UMM). Trata-se de uma abordagem que concebe serviços comerciais, definindo os serviços que cada parte interessada e parceiro comercial deve fornecer para melhorar a colaboração. A Metodologia de Modelação UN/CEFACT tem uma directriz que a implementação do Single Window pode seguir para simplificar os processos empresariais e torná-los compatíveis com as normas globais. Através da UMM, obtém-se uma abordagem de cima para baixo que permite o desenvolvimento de sistemas empresariais automatizados de forma incremental.

Ministérios e consultadoria de balcão único

Os ministérios sectoriais como a Agricultura, a Estatística e as Alfândegas e Impostos Especiais sobre o Consumo devem ser envolvidos na implementação de uma Janela Única. A razão para isto é que existem desafios de alinhamento, tais como a harmonização de dados e procedimentos dos diferentes ministérios envolvidos nos procedimentos de importação e exportação. Enquanto as alfândegas operavam frequentemente ao abrigo do seu próprio modelo personalizado, estamos a avançar para modelos de referência internacionais, como a abordagem da Componente Essencial da ONU. O sucesso da iniciativa Janela Única dependerá da sua capacidade de se ligar aos procedimentos e às componentes da Janela Única dos parceiros comerciais internacionais (tais como os organismos regionais como a UE ou a APEC).

A colaboração com os ministérios é fundamental para as decisões de definição do âmbito, em especial no que respeita aos aspectos de alinhamento com as implementações regionais e nacionais da Janela Única. Este alinhamento pode vir a revelar-se crítico em fases posteriores; por exemplo, a conformidade com normas acordadas internacionalmente, tais como formatos de mensagens e de dados, pode ser determinante para o êxito da implementação das Janelas Únicas. Alguns dos aspectos críticos implicarão a criação de consensos políticos e negociações sobre os aspectos jurídicos.

Preparar um relatório que apresente o processo "a ser" e receber a aprovação das partes interessadas

Uma vez estabelecido o estado actual das coisas, é altura de determinar o que é necessário fazer e obter o aval das partes interessadas. É nesta fase que desenvolvemos e propomos recomendações para eliminar as ineficiências e os estrangulamentos dos requisitos e procedimentos documentais nos processos empresariais.

As recomendações do relatório têm por objectivo

Reduzir os custos e o tempo no comércio internacional
Facilitar o comércio
Aumentar a transparência dos procedimentos comerciais
Melhorar as medidas de segurança de modo a garantir que não prejudiquem o exercício da actividade

Algumas recomendações relevantes podem incluir:

Sistematização de processos para melhorar a partilha de dados sobre transportes e comércio entre as diferentes partes interessadas
Alterar a regulamentação e a legislação pertinentes para promover o funcionamento dos procedimentos comerciais recentemente concebidos
Eliminação de exigências documentais desnecessárias e de procedimentos redundantes
Fusão de alguns procedimentos

A UN/CEFACT recomenda que sejam tomadas as seguintes medidas para reduzir a complexidade das transacções comerciais internacionais:

Melhorar a avaliação da confiança através de um melhor intercâmbio de informações
Harmonizar e simplificar os processos comerciais e, sempre que possível, eliminar os desnecessários.
Facilitar o fluxo de informações utilizadas para regular a circulação de mercadorias através da utilização das tecnologias da comunicação e da informação
Coordenar e simplificar os procedimentos administrativos nos postos fronteiriços
Harmonizar, normalizar e simplificar os documentos necessários ao comércio
Simplificar os sistemas de pagamento
Coordenar e simplificar os procedimentos administrativos nos postos fronteiriços

Através da análise dos processos empresariais, as partes interessadas compreendem melhor o funcionamento do comércio internacional. Ficam a conhecer os regulamentos e regras envolvidos, as mensagens electrónicas, os documentos necessários, as inter-relações entre os procedimentos comerciais, quem é responsável pela execução dos processos e o fluxo de informação.

Uma vez que as partes interessadas tenham uma compreensão dos processos empresariais e da forma como podem ser melhorados, podem então assinar para preparar o caminho para a implementação. As descrições e recomendações do relatório serão então a base para: