Exigences relatives au guichet unique
Le guichet unique est une plateforme intelligente qui permet aux importateurs, aux exportateurs et aux agences gouvernementales d'échanger des informations facilement et efficacement. Les exigences du guichet unique peuvent généralement être classées en trois étapes : avant l'arrivée, à l'arrivée et après l'arrivée.
Liste de contrôle avant l'arrivée
Voici quelques-uns des documents requis et des services fournis
- Manifeste de fret
- Déclarations commerciales
- Garantie financière
- Évaluation des risques
Liste de contrôle à l'arrivée
Les documents requis et les services fournis sont les suivants
- Déclaration de cargaison
- Inspections des cargaisons
- Suivi des cargaisons
- Ordre de livraison
- Paiements
- Ordre de mise à disposition
Liste de contrôle après l'arrivée
Les services fournis et traités comprennent
- Entrepôt sous douane
- Amendes et remboursements
- Gestion des transports en commun
Tout au long de ces trois étapes, les différents documents et services fournis par le guichet unique offrent les avantages suivants pour faciliter les échanges :
- Intègre l'autorité maritime, le port, les douanes et d'autres agences gouvernementales
- Une plus grande sécurité car il est développé en utilisant les meilleures pratiques et les processus standard de l'industrie.
- Une efficacité et une transparence accrues qui accélèrent le dédouanement des marchandises
Permis et licences - Exigences
Les permis et les licences peuvent désormais être soumis par le biais du guichet unique. Les commerçants et les agences gouvernementales peuvent désormais échanger des permis, des licences et des certificats par voie électronique grâce aux systèmes de guichet unique. Les services fournis et les documents requis peuvent être divisés en étapes avant l'arrivée, à l'arrivée et après l'arrivée.
Liste de contrôle avant l'arrivée
Voici quelques-uns des processus effectués et des services fournis par le biais du guichet unique
- Soumission de licences et de permis commerciaux
- Paiements
- Approbation des licences et permis commerciaux
- Correspondance entre les codes SH et les codes produits internes
- Analyse de l'arbre de décision
- Évaluation des risques
Liste de contrôle à l'arrivée
Une fois les marchandises arrivées, les services et processus fournis sont les suivants
- Remboursements et paiements
- Intégration des licences et permis à la déclaration de fret
- Ordre de libération
- Inspections des cargaisons
Liste de contrôle après l'arrivée
Parmi les processus et les services proposés, on peut citer
- Audit après dédouanement
- Analyse des risques
- Gestion des quotas
Voici quelques-uns des avantages du guichet unique pour le traitement des licences et des permis
- Point unique d'administration et de soumission des demandes, pour une plus grande efficacité
- Rationalisation des processus de conformité commerciale dans le commerce
- Un portail unique où toutes les parties prenantes peuvent obtenir la documentation et les approbations requises
Exigences du système de la communauté portuaire
Le système de la communauté portuaire fait référence à une plateforme d'information intégrée qui gère un certain nombre de systèmes individuels dans un portail généralement appelé communauté portuaire. Il permet de réduire l'inefficacité des processus commerciaux dans le port, de faciliter le flux de données électroniques et d'aider les entreprises à se conformer aux directives, aux lignes directrices et aux réglementations régionales, nationales et internationales. Cela signifie qu'il améliore le mouvement des marchandises et le trafic maritime lié au port et facilite l'échange efficace de données entre les parties prenantes pour toute une série d'exigences en matière de rapports.
Voici quelques-unes des exigences relatives au fret entrant
- Liste de déchargement
- La nomination dudeuxième transporteur
- Validation de l'inspection
- Déclaration des douanes
- Bon de livraison
- Ordre de transport
- Horaires des portes
- Prise de rendez-vous à la porte
NOTE : Les cargaisons conteneurisées sont généralement gérées par Bayplan, tandis que les cargaisons générales sont gérées par le plan de cargaison.
Voici quelques-unes des exigences relatives au fret sortant :
- Réservation de fret
- Note d'envoi
- Ordre de chargement
- Instructions d'arrimage
- Ordre de transport
- Horaires des portes
- Prise de rendez-vous à la porte
- Informations préalables à la visite
- Manifeste d'exportation
REMARQUE : Pour les marchandises conteneurisées, vous devez également disposer de listes de colisage et d'une quittance de conteneur vide.
Exigences en matière d'analyse commerciale
Il est essentiel d'avoir une vision à 360 degrés des processus et des performances commerciales. Grâce au portail du guichet unique, toutes les parties prenantes peuvent facilement et efficacement obtenir des indicateurs de performance essentiels. Ils peuvent également examiner les tendances, faire des comparaisons et utiliser ces données pour une meilleure prise de décision, des stratégies et des politiques plus efficaces.
- Analyses commerciales - Ces analyses sont essentielles pour les décideurs politiques qui ont besoin d'obtenir des données sur la réglementation et la conformité, qu'ils peuvent ensuite utiliser pour prendre des décisions stratégiques afin d'améliorer les échanges commerciaux.
- Analyse des permis - Les décideurs peuvent facilement suivre les licences et les permis qui peuvent ensuite être utilisés pour contrôler des aspects tels que les revenus, l'analyse des risques, l'utilisation des quotas et les quotas de fret contrôlés.
- Analyses portuaires - Les décideurs peuvent accéder à une série de données telles que l'utilisation des chantiers navals, l'utilisation des postes d'amarrage, le temps d'attente des navires, le temps de séjour des conteneurs et l'analyse du débit, entre autres.
Rencontrer les différents ministères et parties prenantes pour examiner le processus "tel quel".
Les processus sont une composante importante de la performance et du fonctionnement de tout système. Comme tout autre processus, la mise en place d'un guichet unique nécessite une analyse appropriée des processus "existants" et la définition des processus "à venir".
L'objectif du guichet unique est de faire migrer les procédures manuelles vers des canaux d'information sécurisés et optimisés qui ne perturberont ni ne remettront en cause les droits des parties prenantes.
Il est donc important d'analyser les processus opérationnels existants avant la mise en place d'un guichet unique. Une mise en œuvre sans consultation, analyse et réorganisation des processus au sein des différents ministères et organisations de parties prenantes entraînera la reproduction des lacunes existantes. En tant que tel, le conseil en matière de guichet unique aidera à saisir les interrelations et les attributs du processus tout en identifiant les rôles des parties prenantes dans le système.
La consultation du guichet unique implique la documentation des processus commerciaux mettant en évidence les processus d'exportation et d'importation tels que ceux énumérés ci-dessous :
- Points de décision et flux d'activités dans un ordre spécifique
- Parties prenantes réalisant les activités données
- Transfert d'informations entre les parties prenantes
- L'interrelation entre les parties prenantes
- Résultats et apports de chaque activité, y compris les règles et critères associés
- Les différentes étapes ainsi que les coûts et le temps nécessaires à l'exécution des processus d'entreprise.
La méthodologie de modélisation du CEFACT-ONU
La méthode de modélisation du CEFACT-ONU (UMM) est l'un des moyens les plus efficaces d'examiner les processus. Il s'agit d'une approche qui conçoit des services commerciaux décrivant les services que chaque partie prenante et partenaire commercial doit fournir pour améliorer la collaboration. La méthode de modélisation du CEFACT-ONU comporte une ligne directrice que la mise en œuvre du guichet unique peut suivre pour rationaliser les processus commerciaux et les rendre compatibles avec les normes mondiales. Grâce à l'UMM, vous bénéficiez d'une approche descendante qui permet le développement de systèmes commerciaux automatisés de manière progressive.
Consultations sur les ministères et le guichet unique
Les ministères de tutelle tels que l'agriculture, les statistiques et les douanes et accises doivent être impliqués dans la mise en œuvre d'un guichet unique. La raison en est qu'il existe des défis d'alignement tels que l'harmonisation des données et des procédures des différents ministères impliqués dans les procédures d'importation et d'exportation. Alors que les douanes fonctionnaient souvent selon leur propre modèle personnalisé, nous nous orientons vers des modèles de référence internationaux tels que l'approche de la composante de base des Nations unies. Le succès de l'initiative du guichet unique dépendra de sa capacité à s'articuler avec les procédures et les composantes du guichet unique des partenaires commerciaux internationaux (tels que les organismes régionaux comme l'UE ou l'APEC).
Il est essentiel de s'engager avec les ministères pour les décisions de cadrage, en particulier sur les aspects d'alignement avec les mises en œuvre régionales et nationales des guichets uniques. Cet alignement pourrait s'avérer crucial à des stades ultérieurs ; par exemple, le respect de normes internationalement reconnues, telles que les formats de messages et de données, pourrait faire le succès ou l'échec de la mise en œuvre des guichets uniques. Certains des aspects critiques impliqueront la recherche d'un consensus politique et des négociations sur les aspects juridiques.
Préparer un rapport présentant le processus "à venir" et recevoir l'approbation des parties prenantes
Une fois l'état des lieux établi, il est temps de déterminer ce qui doit être fait et d'obtenir l'aval des parties prenantes. C'est à ce stade que nous élaborons et proposons des recommandations pour éliminer les inefficacités et les goulets d'étranglement des exigences et des procédures documentaires dans les processus opérationnels.
Les recommandations du rapport visent à
- Réduire les coûts et les délais du commerce international
- Faciliter les échanges
- Renforcer la transparence des procédures commerciales
- Améliorer les mesures de sécurité de manière à ce qu'elles n'entravent pas la conduite des affaires
Voici quelques recommandations pertinentes :
- Systématiser les processus visant à améliorer le partage des données sur le transport et le commerce entre les différentes parties prenantes
- Modifier les réglementations et les lois pertinentes afin de promouvoir l'application de procédures commerciales nouvellement conçues.
- Élimination des exigences documentaires inutiles et des procédures redondantes
- Fusionner des procédures
Le CEFACT-ONU recommande que les mesures suivantes soient prises pour réduire la complexité des transactions commerciales internationales :
- Améliorer l'évaluation de la confiance grâce à un meilleur échange d'informations
- Harmoniser et simplifier les procédures commerciales et, dans la mesure du possible, se débarrasser de celles qui sont inutiles.
- Faciliter le flux d'informations utilisé pour réguler le mouvement des marchandises en utilisant les technologies de la communication et de l'information.
- Coordonner et simplifier les procédures administratives aux frontières
- Harmoniser, normaliser et simplifier les documents nécessaires au commerce
- Simplifier les systèmes de paiement
- Coordonner et simplifier les procédures administratives aux frontières
L'analyse des processus commerciaux permet aux parties prenantes de mieux comprendre les rouages du commerce international. Elles comprennent les réglementations et les règles en vigueur, les messages électroniques, les documents requis, les relations entre les procédures commerciales, les responsables de l'exécution des processus et le flux d'informations.
Une fois que les parties prenantes ont compris les processus opérationnels et la manière dont ils peuvent être améliorés, elles peuvent donner leur accord pour ouvrir la voie à la mise en œuvre. Les descriptions et les recommandations contenues dans le rapport constitueront alors la base de référence :
- Simplification des procédures commerciales à automatiser par le guichet unique
- Harmonisation et simplification des exigences documentaires
- Automatisation du commerce international par le biais du guichet unique
