Requisitos de la ventanilla única
La ventanilla única es una plataforma inteligente que permite a los importadores, exportadores y organismos gubernamentales intercambiar información de forma fácil y eficaz. Los requisitos de la ventanilla única suelen clasificarse en tres etapas: previa a la llegada, de llegada y posterior a la llegada.
Lista de comprobación previa a la llegada
Entre la documentación requerida y los servicios prestados figuran
- Manifiestos de carga
- Declaraciones comerciales
- Garantía financiera
- Evaluación de riesgos
Lista de llegada
La documentación requerida y los servicios prestados incluyen:
- Declaración de carga
- Inspecciones de carga
- Seguimiento de la carga
- Orden de entrega
- Pagos
- Orden de publicación
Lista de control posterior a la llegada
Los servicios prestados y tramitados incluyen:
- Depósito aduanero
- Multas y devoluciones
- Gestión del tránsito
A lo largo de las tres etapas, los diferentes documentos y servicios que ofrece la ventanilla única proporcionan las siguientes ventajas para facilitar el comercio:
- Integra la Autoridad Marítima, Portuaria, Aduanera y otros organismos gubernamentales
- Mayor seguridad, ya que se desarrolla utilizando las mejores prácticas y procesos de la industria.
- Mayor eficacia y transparencia, lo que acelera el despacho de mercancías.
Permisos y licencias - Requisitos
Los permisos y licencias ya pueden presentarse a través de la ventanilla única. Los comerciantes y los organismos gubernamentales pueden ahora intercambiar permisos, licencias y certificados electrónicamente a través de los sistemas de ventanilla única. Los servicios prestados y la documentación requerida pueden dividirse en etapas previas a la llegada, de llegada y posteriores a la llegada.
Lista de comprobación previa a la llegada
A continuación se enumeran algunos de los procesos realizados y servicios prestados a través de la ventanilla única
- Presentación de licencias y permisos comerciales
- Pagos
- Aprobación de licencias y permisos comerciales
- Correspondencia de los códigos del SA con los códigos internos de los productos
- Análisis del árbol de decisión
- Evaluación de riesgos
Lista de llegada
Una vez que las mercancías han llegado, los servicios y procesos prestados incluyen
- Devoluciones y pagos
- Integración de licencias y permisos con la declaración de carga
- Orden de publicación
- Inspecciones de carga
Lista de control posterior a la llegada
Algunos de los procesos y servicios incluyen:
- Auditoría posterior a la liquidación
- Análisis de riesgos
- Gestión de cuotas
Algunas de las ventajas de la tramitación de licencias y permisos por ventanilla única son
- Punto único de administración y presentación de solicitudes, para una mayor eficacia
- Racionalización de los procesos de cumplimiento de las normas en el comercio
- Un portal en el que todas las partes interesadas pueden obtener la documentación y las aprobaciones necesarias
Requisitos del sistema de la Comunidad Portuaria
El Port Community System hace referencia a una plataforma de información integrada que gestiona una serie de sistemas individuales en un portal al que se suele denominar Comunidad Portuaria. Su objetivo es reducir la ineficacia de los procesos empresariales en el puerto, facilitar el flujo fluido de datos electrónicos y ayudar a las empresas a cumplir las directivas, directrices y reglamentos regionales, nacionales e internacionales. Esto significa que mejora la circulación de la carga y el tráfico de buques relacionados con el puerto y facilita el intercambio eficaz de datos entre las partes interesadas para una serie de requisitos de información.
Algunos de los requisitos para la carga entrante son
- Lista de descarga
- El nombramiento del2º transportista
- Liberación de la inspección
- Despacho de aduana
- Orden de entrega
- Orden de transporte
- Horarios de las puertas
- Puerta Reserva de citas
NOTA: La carga en contenedores suele gestionarse mediante Bayplan, mientras que la carga general se gestiona mediante el plan de carga.
Algunos de los requisitos para la carga saliente incluyen:
- Reserva de carga
- Nota de envío
- Orden de carga
- Instrucciones de estiba
- Orden de transporte
- Horarios de las puertas
- Puerta de reserva de citas
- Información previa
- Manifiesto de exportación
NOTA: En el caso de la carga en contenedores, también deberá disponer de listas de empaquetado y liberación de contenedores vacíos.
Requisitos de análisis comercial
Es fundamental obtener una visión de 360 grados de los procesos y resultados comerciales. A través del portal de ventanilla única, todas las partes interesadas pueden obtener fácil y eficazmente indicadores críticos de rendimiento. También pueden observar las tendencias, hacer comparaciones y utilizar esos datos para tomar mejores decisiones y aplicar estrategias y políticas más eficaces.
- Análisis del comercio: son fundamentales para los responsables políticos que necesitan obtener datos sobre normativa y cumplimiento, que luego pueden utilizar para tomar decisiones políticas estratégicas que mejoren el comercio.
- Análisis de permisos: los responsables de la toma de decisiones pueden realizar fácilmente un seguimiento de las licencias y permisos que luego se puede utilizar para supervisar aspectos como los ingresos, el análisis de riesgos, la utilización de cuotas y las cuotas de carga controlada.
- Análisis portuario: los responsables de la toma de decisiones pueden acceder a una serie de datos como la utilización de astilleros, la utilización de atracaderos, el tiempo de espera de los buques, el tiempo de permanencia de los contenedores y el análisis del rendimiento, entre otros.
Reunirse con varios ministerios y partes interesadas para revisar el proceso "tal cual".
Los procesos son un componente importante del rendimiento y el funcionamiento de cualquier sistema. Al igual que cualquier otro proceso, el establecimiento de una ventanilla única requiere un análisis adecuado de los procesos "actuales" y la definición de los futuros procesos "futuros".
El objetivo de la ventanilla única es migrar los procedimientos manuales a canales de información seguros y optimizados que no perturben ni cuestionen los derechos de las partes interesadas.
Por lo tanto, es importante analizar los procesos empresariales existentes antes de implantar una ventanilla única. La implantación sin consultoría, análisis y reingeniería de los procesos dentro de los distintos ministerios y organizaciones interesadas dará lugar a la reproducción de las lagunas existentes. Como tal, la consultoría de Ventanilla Única ayudará a captar las interrelaciones y atributos del proceso, al tiempo que identifica las funciones de las partes interesadas en el sistema.
La consultoría de ventanilla única implica la documentación de los procesos empresariales destacando los procesos de exportación e importación como los que se enumeran a continuación:
- Puntos de decisión y flujo de actividades en un orden específico
- Partes interesadas que realizan las actividades
- Transferencia de información entre las partes interesadas
- La interrelación entre las partes interesadas
- Resultados y entradas de cada actividad, incluidas las normas y criterios asociados.
- Las diferentes etapas, así como los costes y el tiempo necesarios para llevar a cabo los procesos empresariales.
La metodología de modelización del UN/CEFACT
Una de las formas más eficaces de revisar los procesos es a través de la Metodología de Modelización UN/CEFACT (UMM). Se trata de un enfoque que diseña servicios empresariales en los que se describen los servicios que cada parte interesada y socio empresarial debe prestar para mejorar la colaboración. La Metodología de Modelado UN/CEFACT tiene unas directrices que la implantación de la Ventanilla Única puede seguir para racionalizar los procesos empresariales y hacerlos compatibles con las normas mundiales. A través de UMM, se obtiene un enfoque descendente que permite el desarrollo de sistemas empresariales automatizados de forma incremental.
Ministerios y ventanilla única
Los ministerios competentes, como los de Agricultura, Estadística y Aduanas e Impuestos Especiales, deben participar en la implantación de una ventanilla única. La razón es que existen retos de alineación como la armonización de datos y procedimientos de los distintos ministerios implicados en los procedimientos de importación y exportación. Mientras que las aduanas funcionaban a menudo con su propio modelo personalizado, estamos avanzando hacia modelos de referencia internacionales, como el enfoque Core Component de la ONU. El éxito de la iniciativa de la ventanilla única dependerá de su capacidad para enlazar con los procedimientos y componentes de ventanilla única de los socios comerciales internacionales (como organismos regionales como la UE o APEC).
La colaboración con los ministerios es fundamental para tomar decisiones sobre el alcance, especialmente en lo que respecta a la armonización con las ventanillas únicas regionales y nacionales. Por ejemplo, el cumplimiento de las normas acordadas internacionalmente, como los formatos de mensajes y datos, puede ser decisivo para el éxito de la implantación de las ventanillas únicas. Algunos de los aspectos críticos implicarán la creación de consenso político y negociaciones sobre los aspectos de nivel jurídico.
Preparar un informe en el que se presente el proceso "por hacer" y recibir el visto bueno de las partes interesadas.
Una vez establecida la situación actual, es hora de establecer lo que hay que hacer y obtener el visto bueno de las partes interesadas. Es en esta fase cuando elaboramos y proponemos recomendaciones para eliminar ineficiencias y cuellos de botella de requisitos y procedimientos documentales en los procesos empresariales.
Las recomendaciones del informe van dirigidas a:
- Reducción de costes y plazos en el comercio internacional
- Facilitar el comercio
- Aumentar la transparencia de los procedimientos comerciales
- Mejorar las medidas de seguridad de forma que no obstaculicen el desarrollo de la actividad.
Algunas recomendaciones pertinentes pueden ser:
- Sistematizar los procesos para mejorar el intercambio de datos sobre transporte y comercio entre las distintas partes interesadas.
- Modificar las normativas y leyes pertinentes para promover el funcionamiento de los nuevos procedimientos empresariales diseñados.
- Eliminación de requisitos documentales innecesarios y procedimientos redundantes
- Fusión de algunos procedimientos
El CEFACT de las Naciones Unidas recomienda que se adopten las siguientes medidas para reducir la complejidad de las transacciones comerciales internacionales:
- Mejorar la evaluación de la confianza mediante un mejor intercambio de información
- Armonizar y simplificar los procesos comerciales y, en la medida de lo posible, eliminar los innecesarios.
- Facilitar el flujo de información utilizado para regular la circulación de mercancías mediante el uso de las tecnologías de la comunicación y la información.
- Coordinar y simplificar los procedimientos administrativos en los pasos fronterizos
- Armonizar, normalizar y simplificar los documentos necesarios para el comercio
- Simplificar los sistemas de pago
- Coordinar y simplificar los procedimientos administrativos en los pasos fronterizos
Gracias al análisis de los procesos empresariales, las partes interesadas comprenden mejor el funcionamiento del comercio internacional. Llegan a comprender las normativas y reglas implicadas, los mensajes electrónicos, los documentos necesarios, las interrelaciones entre los procedimientos empresariales, quién es responsable de la ejecución de los procesos y el flujo de información.
Una vez que las partes interesadas han comprendido los procesos empresariales y cómo pueden mejorarse, pueden dar su visto bueno para allanar el camino hacia la implantación. Las descripciones y recomendaciones del informe servirán de base:
- Simplificación de los procedimientos que automatizará la ventanilla única
- Armonización y simplificación de los requisitos documentales
- Automatización del comercio internacional a través del marco de ventanilla única
