Introduction
Tous les envois internationaux sont soumis à des droits de douane à l'exportation et à l'importation. Les expéditeurs et les négociants disposent généralement de spécialistes en douane qui travaillent sans relâche pour assurer un dédouanement en douceur.
Certains chargeurs choisissent de déployer des solutions logicielles pour s'assurer de la conformité de leurs produits. la conformité douanière. Quelle que soit la méthode adoptée, les processus de dédouanement d'une entreprise doivent se dérouler sans heurts afin de garantir un commerce sans entraves et de préserver la bonne santé de la chaîne d'approvisionnement.
Dans ce blog, vous trouverez des conseils pratiques pour renforcer le processus de conformité douanière au sein de votre entreprise.
10 conseils pour un dédouanement en douceur
Pour naviguer dans le réseau complexe de la conformité et de l'atténuation des risques qui y sont associés, il faut une bonne synchronisation entre les connaissances disponibles, la technologie, la stratégie et les tactiques.
Les 10 conseils ci-dessous vous permettront d'améliorer l'efficacité de votre processus de douane et de conformité.
1. Éducation et sensibilisation
La meilleure façon d'atténuer les risques est de savoir où les problèmes peuvent survenir. Lors de l'introduction de vos demandes commerciales, votre équipe doit disposer de toutes les informations relatives au marquage et à l'étiquetage des marchandises afin de déterminer si elles sont classées en vue d'un contrôle gouvernemental ou d'une réglementation basée sur des spécificités.
Renseignez-vous sur les catégories de fret et sur le type de conformité, de réglementation et de licence requis avant d'accepter le fret.
Si vous exercez des activités dans plusieurs pays, les prouesses d'une technologie centralisée à l'échelle mondiale peuvent vous aider à rationaliser les exigences de conformité internationale en fonction de la région où le commerce a lieu.
2. Clarté avec les fournisseurs
L'un des principaux défis d'une bonne conformité douanière consiste à mettre de l'ordre dans la paperasserie. La première étape pour s'assurer que les documents sont exacts est de fournir des instructions claires à tous vos fournisseurs sur la création de documents douaniers.
Voici quelques-uns des principaux détails que les documents doivent contenir :
- Numéros de pièces/Numéros SKU
- Une description détaillée des marchandises contenues dans le colis
- Numéro de classement tarifaire (vérifié)
- Les conditions de vente applicables aux marchandises
Tous les documents relatifs aux douanes doivent être normalisés et faire l'objet d'une évaluation comparative dès le début afin de garantir le bon déroulement des processus en cascade qui en dépendent.
3. Proactivité
Il est payant, à terme, que votre entreprise facilite de manière proactive tous les détails, la documentation et la paperasserie à votre réseau commercial et à vos associés dès qu'ils sont créés.
Le fait d'attendre que les documents soient demandés avant de les mettre en œuvre entraîne des retards dus aux correspondances entre les services.
Dès qu'une demande d'échange est créée, la paperasserie associée doit également être mise en œuvre lorsque les détails à remplir sont reçus. Toutes les lettres d'autorisation, les licences, les signatures et les sceaux doivent être prêts à être mobilisés.
4. Faire des recherches et obtenir des permis à l'avance
Plusieurs catégories d'importation, comme certains articles textiles et les quotas laitiers, requièrent une licence ou un permis d'importation (vous pouvez en savoir plus à ce sujet ici.)
Si vous avez demandé l'importation de marchandises nécessitant un permis, une autorisation ou une licence en vertu de la réglementation fédérale, vous devez en faire la demande dès le début de l'opération commerciale.
La délivrance de la licence peut parfois prendre un certain temps, c'est pourquoi il est judicieux de se renseigner sur les exigences en matière de licence et d'autorisation pour la cargaison que vous envisagez d'importer.
5. Tirer parti des accords commerciaux préférentiels
Les accords commerciaux préférentiels sont des traités bilatéraux ou multilatéraux qui facilitent le commerce entre les pays concernés. Ces accords permettent une circulation plus "libre" ou plus libérale de certains types de marchandises entre les frontières afin d'améliorer les relations commerciales internationales.
Vous pouvez vérifier si les marchandises que vous importez peuvent bénéficier des avantages de l'ALE. Si c'est le cas, vous pouvez demander à votre vendeur d'obtenir un certificat valide pour l'importation.
Ce certificat peut vous aider à demander des réductions de droits de douane sur l'importation. Dans certains cas, il est possible d'éliminer le montant total des droits de douane en fonction des conditions de l'ALE.
6. Rapprochement
La conformité douanière implique également le rapprochement de vos envois afin de faire correspondre la valeur de la commande, les droits de douane perçus, les quantités et d'autres détails avec la facture commerciale et les bons de commande.
Dès réception de l'envoi, le rapprochement doit être effectué en priorité afin d'informer rapidement le fournisseur de toute anomalie constatée.
Plus vite vous découvrirez les divergences, plus vite le vendeur sera informé des excédents ou des manques. L'enregistrement officiel de cette correspondance permet d'établir une piste d'information en cas de problèmes de conformité douanière à un stade ultérieur de la chaîne d'approvisionnement de votre entreprise.
Les logiciels de conformité douanière permettent d'effectuer facilement les rapprochements et de gagner du temps sur les pointages manuels.
7. Révision
Des divergences dans les déclarations en douane peuvent entraîner de graves problèmes de conformité. Il est important de vérifier si la déclaration en douane remplie est exacte. Plusieurs informations essentielles doivent être examinées avec la plus grande attention :
- Tarif
- Valeur
- Origine
- Nombre de pièces ou poids de l'article
Les droits de douane calculés sur la base de ces paramètres doivent être exacts. Votre entreprise peut introduire un système de révision dans le processus douanier afin d'éviter d'éventuelles incohérences.
Une plateforme de conformité douanière robuste peut vous aider à mettre à jour ces données en fonction des dernières exigences réglementaires. Elle permet également de réduire une grande partie du travail manuel.
8. Audits internes
L'un des éléments clés d'un processus de conformité douanière transparent et de qualité est l'exercice d'audit interne. Grâce à ce processus, tous les dédouanements et les reçus peuvent être vérifiés par rapport aux bons de commande et aux réglementations applicables, afin d'éviter tout problème à l'avenir.
Il peut vous aider à identifier les anomalies et les mauvaises pratiques potentielles et à prendre des mesures pendant qu'il en est encore temps.
Les audits internes prennent également en compte les envois internationaux par courrier que le bureau reçoit à la réception et non au service des douanes. Ils permettent donc de rendre compte de chaque article et transaction transfrontalière de votre entreprise.
9. Correction des erreurs
Les erreurs de calcul des droits de douane peuvent avoir d'innombrables causes : non-concordance des factures, erreurs d'écriture, erreurs de calcul, ignorance ou absence de déclaration en douane pour certains articles, etc. Ces erreurs peuvent être corrigées en informant les autorités douanières et en demandant des modifications.
Si des erreurs de droits de douane ont été mises en évidence, vous devez prendre rapidement des mesures pour les corriger. C'est pourquoi des processus de réconciliation et de révision doivent être menés. Si des erreurs sont mises en évidence, les autorités douanières doivent être informées dans les 90 jours afin d'éviter d'être pénalisées.
10. Enregistrements et mises à jour
Il est utile de conserver tous les documents douaniers - pour l'importation et l'exportation - pendant au moins les sept années précédentes.
Votre entreprise doit maintenir une base de données organisée pour les documents retraçant l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement, depuis le lancement de la demande jusqu'au paiement de la facture. Cela permet au service d'audit de faire son travail rapidement et efficacement.
Un système numérique de conformité douanière peut vous aider à maintenir et à organiser automatiquement vos carnets de douane et à garder les données accessibles sur tous les appareils.
L'importance de la conformité douanière
En veillant à ce que votre entreprise reste conforme aux règles douanières, vous obtenez des dédouanements plus rapides et des économies sur les droits de douane. Vous bénéficiez ainsi d'une meilleure visibilité sur les coûts de la chaîne d'approvisionnement et vous réduisez les risques réglementaires auxquels votre entreprise est exposée.
Tous les négociants internationaux doivent se tenir au courant des règles et réglementations qui régissent l'importation et l'exportation des marchandises dont leur entreprise a besoin.
Le respect des lois et réglementations douanières contribue à protéger l'économie du pays en imposant des taxes lorsque des marchandises circulent entre les frontières. Cela permet également de réguler les mouvements d'articles illicites à travers les frontières.
Si votre entreprise ne respecte pas les lois sur le commerce international, elle risque d'entraver les mesures de contrôle mises en place pour protéger les citoyens, le commerce et l'environnement.
Conclusion
Pour les entreprises dont les systèmes enregistrent un trafic important de marchandises internationales, les conseils présentés ci-dessus peuvent contribuer à mettre un peu plus d'ordre dans le chaos.
Une plateforme numérique robuste, à l'architecture dédiée, telle que CustomsCity, peut représenter un avantage considérable pour ces entreprises.
La plateforme contient des fonctionnalités essentielles telles que le système électronique In-Bond du CBP qui aide les entreprises à accélérer la soumission électronique des exportations sous douane, des arrivées, des demandes de statut et des détournements de poste sans tracas ni paperasserie.
Plusieurs autres caractéristiques de la plateforme la rendent idéale pour les entreprises à la recherche de solutions de conformité douanière :
- Service de dédouanement pour le commerce électronique
- ACE Air Manifeste
- Système de notification du statut du fret du CBP
- Dépôt de garantie de l'importateur
- Entrée Type 86
- Article 321
...et bien d'autres choses encore. Pour en savoir plus sur CustomsCity, contactez-nous.
Questions fréquemment posées
Qu'est-ce qu'un spécialiste de la conformité douanière ?
Les spécialistes de la conformité douanière veillent à ce que toutes les lois réglementaires fédérales et internationales soient respectées lorsqu'un article est importé ou exporté à l'intérieur ou à l'extérieur des frontières du pays.
Ces professionnels travaillent généralement pour le gouvernement, mais il arrive aussi que des entreprises privées les engagent.
Quels sont les types de droits de douane ?
En réglementant les flux de marchandises entrant et sortant du pays, le gouvernement vise à protéger l'économie, l'emploi, l'environnement et les citoyens en imposant des droits de douane à l'importation et à l'exportation.
Aux États-Unis, les expéditeurs doivent connaître les trois types de droits de douane à l'importation suivants :
- Droit de douane de base (DBD)
- Droits de douane compensateurs (DDC)
- Droit antidumping (AD)
Le non-paiement des droits de douane sur les importations est-il sanctionné ?
Oui. Si vous ne respectez pas la réglementation douanière, les conséquences peuvent être graves. La CBP peut saisir les marchandises concernées et les liquider.
Le non-paiement des droits de douane peut entraîner des sanctions civiles ou pénales. Les sanctions pénales peuvent aller jusqu'à deux fois la valeur des marchandises, en plus d'une peine d'emprisonnement.
Questions fréquemment posées
Les meilleurs outils de conformité douanière dans le secteur de la logistique sont ceux qui automatisent les déclarations, valident les données avant leur soumission et offrent une visibilité en temps réel sur l'ensemble des expéditions. Des plateformes telles que CustomsCity aident les prestataires logistiques à éviter les goulots d'étranglement lors du dédouanement en réduisant les erreurs manuelles, en signalant rapidement les risques de non-conformité et en garantissant que les déclarations respectent les exigences du CBP et de la CSA.
Les goulots d'étranglement sont souvent dus à des données incohérentes, à des processus manuels, à des déclarations tardives ou à un manque de visibilité entre les différents systèmes. Même les entreprises en règle peuvent subir des retards lorsque leurs outils de conformité sont fragmentés. L'utilisation d'une plateforme intégrée de dédouanement et de conformité aide les équipes logistiques à identifier les problèmes avant qu'ils n'atteignent les autorités douanières.
L'automatisation améliore le dédouanement en normalisant les données, en appliquant les règles de conformité de manière cohérente et en réduisant le recours à la saisie manuelle. Les logiciels modernes de conformité douanière permettent un traitement plus rapide, réduisent le nombre de corrections après la saisie et facilitent le dédouanement dans le cadre d'opérations logistiques à fort volume.
CustomsCity associe des contrôles de conformité automatisés, des processus de déclaration centralisés et une assistance spécialisée pour aider les équipes logistiques à prévenir de manière proactive les retards de dédouanement. En utilisant une plateforme unique pour gérer le dédouanement et la conformité, les entreprises réduisent les retouches, améliorent la prévisibilité des expéditions et assurent le bon déroulement de leurs opérations transfrontalières.
