Einführung
Alle internationalen Sendungen unterliegen einem Zoll auf Exporte und Importe. Versender und Händler haben in der Regel Zollspezialisten, die unermüdlich daran arbeiten, eine reibungslose Zollabfertigung zu gewährleisten.
Einige Verlader entscheiden sich für den Einsatz softwarebasierter Lösungen, um die Einhaltung der Zollvorschriften. Unabhängig von der gewählten Methode sollten die Zollabfertigungsprozesse in einem Unternehmen reibungslos ablaufen, um einen ungehinderten Handel zu gewährleisten und die Gesundheit der Lieferkette zu erhalten.
In diesem Blog finden Sie einige praktische Tipps, um die Einhaltung der Zollvorschriften in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
10 Tipps für einen reibungslosen Zollabfertigungsprozess
Die Navigation durch das komplexe Netz der Compliance und der damit verbundenen Risikominderung erfordert eine gute Synchronisation zwischen verfügbarem Wissen, Technologie, Strategie und Taktik.
Mit den folgenden 10 Tipps können Sie Ihren Zoll- und Compliance-Prozess effizienter gestalten.
1. Bildung und Bewusstseinsbildung
Risiken lassen sich am besten abmildern, wenn Sie wissen, wo Probleme auftreten könnten. Wenn Sie Ihre Handelsanfragen stellen, sollte Ihr Team über alle Kennzeichnungs- und Etikettierungsinformationen der Waren verfügen, um festzustellen, ob sie aufgrund bestimmter Merkmale für staatliche Kontrollen oder Vorschriften eingestuft sind.
Informieren Sie sich über die Frachtkategorien und die Art der erforderlichen Vorschriften, Regelungen und Lizenzen, bevor Sie die Fracht annehmen.
Wenn Sie in mehreren Ländern tätig sind, können Sie die Vorteile einer zentralisierten, globalen Technologie nutzen, um die internationalen Compliance-Anforderungen je nach Region, in der der Handel stattfindet, zu optimieren.
2. Klarheit mit den Verkäufern
Eine der größten Herausforderungen bei der Einhaltung der Zollvorschriften ist die ordnungsgemäße Erstellung der Papiere. Der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die Papiere korrekt sind, besteht darin, allen Ihren Lieferanten klare Anweisungen zur Erstellung der Zolldokumente zu geben.
Einige der wichtigsten Details, die der Papierkram enthalten sollte, sind:
- Teilenummern/SKU-Nummern
- Eine detaillierte Beschreibung der Waren im Paket
- Zolltarifnummer (geprüft)
- Die für die Waren geltenden Verkaufsbedingungen
Der gesamte zollrelevante Papierkram sollte von Anfang an standardisiert und mit einem Benchmarking versehen werden, um sicherzustellen, dass die kaskadierenden Prozesse, die davon abhängen, reibungslos ablaufen.
3. Proaktivität
Es zahlt sich aus, wenn Ihr Unternehmen proaktiv alle Details, Unterlagen und Papiere an Ihr Handelsnetz und Ihre Partner weiterleitet, sobald sie erstellt werden.
Wenn Sie darauf warten, dass Unterlagen angefordert werden, bevor Sie sie in Auftrag geben, kommt es zu Verzögerungen durch die Korrespondenz zwischen den Abteilungen.
Sobald eine Handelsanfrage erstellt ist, sollten auch die dazugehörigen Papiere auf den Weg gebracht werden, sobald die auszufüllenden Details eingegangen sind. Alle Genehmigungsschreiben, Lizenzen, Unterschriften und Siegel sollten einsatzbereit sein.
4. Erkundigen Sie sich vorher und holen Sie Genehmigungen ein
Für einige Importkategorien, wie z.B. bestimmte Textilartikel und Milchkontingente, ist eine Lizenz oder Genehmigung erforderlich (mehr darüber können Sie hier lesen hier.)
Wenn Sie die Einfuhr von Waren beantragt haben, für die nach den Vorschriften der Bundesregierung eine Genehmigung, Autorisierung oder Lizenz erforderlich ist, sollten diese beantragt werden, sobald der Handel eingeleitet wird.
Es kann manchmal eine Weile dauern, bis die Lizenz erteilt wird. Deshalb ist es sinnvoll, die Fracht, die Sie importieren möchten, auf die Lizenz- und Genehmigungsanforderungen hin zu untersuchen.
5. Hebelwirkung auf präferenzielle Handelsabkommen
Präferenzielle Handelsabkommen sind bilaterale oder multilaterale Verträge, die den Handel zwischen den beteiligten Ländern erleichtern. Diese Abkommen ermöglichen einen "freieren" oder liberaleren Verkehr bestimmter Arten von Waren zwischen den Grenzen, um die internationalen Handelsbeziehungen zu verbessern.
Sie können überprüfen, ob die Waren, die Sie importieren, für die FTA-Vorteile in Frage kommen. Wenn dies der Fall ist, können Sie Ihren Lieferanten bitten, ein gültiges Zertifikat für die Einfuhr zu besorgen.
Mit dieser Bescheinigung können Sie Zollermäßigungen für die Einfuhr beantragen. In manchen Fällen können Sie den gesamten Zollbetrag auf der Grundlage der Bedingungen des Freihandelsabkommens einsparen.
6. Versöhnung
Die Zollabfertigung umfasst auch den Abgleich Ihrer Sendung mit dem Bestellwert, den erhobenen Zöllen, den Mengen und anderen Details mit der Handelsrechnung und den Bestellungen.
Sobald Sie die Sendung erhalten haben, sollten Sie den Abgleich priorisieren und den Lieferanten umgehend benachrichtigen, wenn Unstimmigkeiten entdeckt werden.
Je eher Sie die Unstimmigkeiten entdecken, desto eher kann der Lieferant über die Über- oder Unterlieferungen informiert werden. Offizielle Aufzeichnungen dieser Korrespondenz helfen dabei, einen Informationspfad zu erstellen, wenn es später in der Lieferkette Ihres Unternehmens Probleme mit der Einhaltung von Zollvorschriften gibt.
Der Abgleich lässt sich mit der Software für die Einhaltung von Zollvorschriften leicht bewerkstelligen - so sparen Sie Zeit bei der manuellen Abrechnung.
7. Überprüfen Sie
Unstimmigkeiten bei den Zollangaben können zu schwerwiegenden Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen. Es ist wichtig zu prüfen, ob die ausgefüllte Zollanmeldung korrekt ist. Mehrere kritische Informationen müssen mit größter Aufmerksamkeit überprüft werden:
- Tarif
- Wert
- Herkunft
- Anzahl der Stücke oder das Gewicht des Artikels
Der auf der Grundlage dieser Parameter berechnete Zollsatz sollte korrekt sein. Ihr Unternehmen kann ein Überprüfungssystem für den Zollprozess einführen, um mögliche Unstimmigkeiten zu vermeiden.
Eine robuste Plattform für die Einhaltung von Zollvorschriften kann Ihnen dabei helfen, diese Daten auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Vorschriften zu halten. Sie hilft auch, viel manuelle Arbeit zu reduzieren.
8. Interne Audits
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen guten, transparenten Customs-Compliance-Prozess ist die interne Rechnungsprüfung. Durch diesen Prozess können alle Zollabfertigungen und -quittungen anhand von Bestellungen und geltenden Vorschriften überprüft werden, um Probleme in der Zukunft zu vermeiden.
Es kann Ihnen helfen, Anomalien und potenzielle Missbräuche zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen, solange noch Zeit dafür ist.
Interne Audits berücksichtigen auch die internationalen Kuriersendungen, die das Büro anstelle der Zollabteilung am Empfang entgegennimmt. Es hilft also, jede grenzüberschreitende Sendung und Transaktion Ihres Unternehmens zu erfassen.
9. Fehlerkorrektur
Es kann unzählige Gründe für Fehler bei den Zollberechnungen geben - nicht übereinstimmende Rechnungen, Schreibfehler, Berechnungsfehler, Unwissenheit oder fehlende Zollerklärungen für bestimmte Artikel usw. Diese Fehler können behoben werden, indem Sie die Zollbehörden benachrichtigen und Änderungen beantragen.
Wenn Fehler bei den Zollabgaben aufgedeckt wurden, müssen Sie umgehend Maßnahmen ergreifen, um diese zu korrigieren. Deshalb müssen Abstimmungs- und Überprüfungsprozesse durchgeführt werden. Sollten Fehler aufgedeckt werden, müssen die Zollbehörden innerhalb von 90 Tagen benachrichtigt werden, um eine Bestrafung zu vermeiden.
10. Aufzeichnungen und Aktualisierungen
Es ist hilfreich, alle Zollunterlagen - für die Einfuhr und die Ausfuhr - mindestens für die letzten sieben Jahre aufzubewahren.
Ihr Unternehmen sollte eine organisierte Datenbank für Dokumente unterhalten, die die gesamte Beschaffungskette von der Anfrage bis zur Bezahlung der Rechnung nachvollziehen. Dies hilft auch der Audit-Abteilung, ihre Arbeit schnell und effizient zu erledigen.
Ein digitales System zur Einhaltung der Zollvorschriften kann Ihnen helfen, Ihre Zollbücher automatisch zu führen und zu organisieren und die Daten geräteübergreifend zugänglich zu halten.
Die Bedeutung der Einhaltung von Zollvorschriften
Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen zollkonform bleibt, können Sie die Abfertigung von Importen beschleunigen und Einsparungen bei den Zöllen erzielen. Dies führt zu einer besseren Transparenz der Kosten in der Lieferkette und verringert die regulatorischen Risiken für Ihr Unternehmen.
Alle internationalen Händler müssen sich über die Regeln und Vorschriften informieren, die für den Import und Export von Waren gelten, die Ihr Unternehmen benötigt.
Die Einhaltung der Zollgesetze und -vorschriften trägt zum Schutz der Wirtschaft des Landes bei, indem Steuern erhoben werden, wenn Waren über die Grenzen transportiert werden. Außerdem wird der grenzüberschreitende Handel mit illegalen Waren reguliert.
Wenn sich Ihr Unternehmen nicht an die internationalen Handelsgesetze hält, behindert es möglicherweise die Kontrollmaßnahmen, die zum Schutz der Bürger, des Handels und der Umwelt eingeführt wurden.
Einpacken
Für Unternehmen, die ein hohes Aufkommen an internationalen Waren in ihren Systemen haben, können die oben genannten Tipps helfen, etwas mehr Ordnung in das Chaos zu bringen.
Eine robuste, speziell entwickelte digitale Plattform wie CustomsCity kann für solche Unternehmen von enormem Vorteil sein.
Die Plattform enthält wichtige Funktionen wie das CBP Electronic In-Bond System, mit dem Unternehmen die elektronische Übermittlung von Exporten unter Zollverschluss, Ankünften, Statusabfragen und Umleitungen ohne Aufwand und Papierkram beschleunigen können.
Mehrere andere Funktionen der Plattform machen sie ideal für Unternehmen, die Lösungen zur Einhaltung von Zollbestimmungen suchen:
- eCommerce Abrechnungsdienst
- ACE Air Manifest
- CBP Frachtstatus-Benachrichtigungssystem
- Sicherheitsablage des Importeurs
- Eintrag Type 86
- Abschnitt 321
...und vieles mehr. Um mehr über CustomsCity zu erfahren, nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Häufig gestellte Fragen
Wer ist ein Customs Compliance Specialist?
Die Spezialisten für die Einhaltung von Zollbestimmungen stellen sicher, dass alle bundesstaatlichen und internationalen Vorschriften eingehalten werden, wenn ein Gegenstand in das Land eingeführt oder aus dem Land ausgeführt wird.
Diese Fachleute arbeiten in der Regel für die Regierung, aber manchmal werden sie auch von privaten Unternehmen eingestellt.
Welche Arten von Zollabgaben gibt es?
Durch die Regulierung der Warenströme in und aus dem Land will die Regierung die Wirtschaft, die Arbeitsplätze, die Umwelt und die Bürger schützen, indem sie Einfuhr- und Ausfuhrzölle erhebt.
In den USA sollten Versender die folgenden drei Arten von Einfuhrzöllen beachten:
- Grundzollsatz (BCD)
- Ausgleichszoll (CVD)
- Antidumpingzoll (AD)
Gibt es eine Strafe für die Nichtzahlung von Zollgebühren auf Einfuhren?
Ja. Wenn Sie die Zollbestimmungen nicht einhalten, kann das schwerwiegende Folgen haben. Die CBP kann die betroffenen Waren beschlagnahmen und liquidieren.
Die Nichtzahlung von Zöllen kann mit zivil- oder strafrechtlichen Sanktionen geahndet werden. Strafrechtliche Sanktionen können bis zum doppelten Wert der Waren betragen, zusätzlich zu einer Gefängnisstrafe.
Häufig gestellte Fragen
Die besten Tools zur Einhaltung der Zollvorschriften in der Logistikbranche sind solche, die die Einreichung von Zollanmeldungen automatisieren, Daten vor der Übermittlung validieren und Echtzeit-Transparenz über alle Sendungen hinweg bieten. Plattformen wie CustomsCity helfen Logistikdienstleistern dabei, Engpässe bei der Zollabfertigung zu vermeiden, indem sie manuelle Fehler reduzieren, Compliance-Risiken frühzeitig erkennen und sicherstellen, dass die Zollanmeldungen den Anforderungen der CBP und der CSA entsprechen.
Engpässe entstehen häufig aufgrund inkonsistenter Daten, manueller Prozesse, verspäteter Einreichungen oder mangelnder Transparenz zwischen den Systemen. Selbst konforme Unternehmen können mit Verzögerungen konfrontiert sein, wenn die Compliance-Tools fragmentiert sind. Der Einsatz einer integrierten Plattform für Zollabfertigung und Compliance hilft Logistikteams dabei, Probleme zu erkennen, bevor sie die Zollbehörden erreichen.
Die Automatisierung verbessert die Zollabfertigung, indem sie Daten standardisiert, Compliance-Vorschriften einheitlich anwendet und die Abhängigkeit von manuellen Eingaben verringert. Moderne Software für die Einhaltung von Zollvorschriften ermöglicht eine schnellere Bearbeitung, weniger Korrekturen nach der Eingabe und eine reibungslosere Abfertigung in Logistikbetrieben mit hohem Durchsatz.
CustomsCity vereint automatisierte Konformitätsprüfungen, zentralisierte Abwicklungsabläufe und fachkundige Unterstützung, um Logistikteams dabei zu helfen, Verzögerungen bei der Zollabfertigung proaktiv zu vermeiden. Durch die Nutzung einer einzigen Plattform für die Verwaltung der Zollabfertigung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften reduzieren Unternehmen Nacharbeiten, verbessern die Planbarkeit von Sendungen und sorgen für reibungslosere grenzüberschreitende Abläufe.
