Un Port Community System (PCS) se refiere a una plataforma abierta y neutral que conecta múltiples sistemas, permitiendo así el intercambio seguro e inteligente de información entre las diferentes organizaciones que componen una comunidad aeroportuaria o portuaria. Se trata de una plataforma compartida que organizan y utilizan las partes interesadas públicas y privadas, entre las que pueden figurar:
- Agentes/Líneas marítimas
- Aduanas e impuestos especiales
- Proveedores logísticos/transitarios
- Otras agencias gubernamentales (OGA)
- Operadores ferroviarios y de carretera
- Operadores de terminales/Autoridades portuarias
- Operarios de almacén (CFS-Container Freight Stations)
El intercambio seguro e inteligente de información permite optimizar, gestionar y automatizar los procesos portuarios y logísticos, lo que se traduce en un proceso eficaz que mejora la posición competitiva de las comunidades portuarias aéreas y marítimas.
¿Qué es un operador de sistemas comunitarios portuarios?
Se refiere a una organización privada, pública o privada/pública encargada del mantenimiento y explotación del sistema comunitario portuario, en la que el núcleo de la actividad de la organización es el sistema comunitario portuario.
Suele contar con un comité directivo o una especie de consejo que reúne a representantes de los distintos grupos externos e internos de la comunidad logística y portuaria.
Suele gestionar el intercambio electrónico de información en nombre de los usuarios del Port Community System según los acuerdos de nivel de servicio firmados por ambas partes.
Áreas funcionales básicas del sistema comunitario portuario (SCP)
- Declaraciones de aduana
- Exportaciones
- Importaciones
- Despacho interior (CFS, incluido el embolsado/desembolsado/desván)
- Estadísticas marítimas
- Materiales peligrosos y mercancías peligrosas
- Seguimiento y localización
- Transporte por ferrocarril/carretera
- Transbordos
- Llegadas/salidas del viaje/buque
- Notificación de residuos (agua de lastre)
Alianza estratégica entre los sistemas comunitarios portuarios y la ventanilla única
El PCS ofrece un medio para el intercambio electrónico de información entre los sectores logísticos y el puerto. Actualmente es la forma más avanzada de intercambiar información dentro de un sistema comunitario portuario nacional o único.
Un PCS puede integrarse en una Ventanilla Única Nacional o actuar como Ventanilla Única Nacional. Como tal, puede ser fundamental en la aplicación o el desarrollo del concepto de ventanilla única para proporcionar el intercambio electrónico de datos, ya que reduce la duplicación.
Servicios prestados por un sistema comunitario portuario
El sistema de la Comunidad Portuaria es modular en el sentido de que se ha creado para proporcionar las herramientas que necesitan los distintos agentes y sectores que intervienen en el comercio, ofreciendo así un sistema altamente integrado. Diseñado por usuarios de puertos para usuarios de puertos, agiliza una serie de funciones como la notificación de estadísticas marítimas, las exportaciones, las importaciones, las cargas peligrosas, las consolidaciones y los transbordos.
Algunas de las principales características y servicios que ofrece un PCS son:
- Intercambio, centralización y reutilización de información EDI fácil, rápido y eficaz, disponible 24 horas al día, 7 días a la semana.
- Tratamiento de estadísticas marítimas y de otro tipo
- Declaraciones de aduana
- Tratamiento de mercancías peligrosas
- Tratamiento electrónico de la información sobre carga en contenedores, a granel y fraccionada
- Seguimiento y localización
Papel de los sistemas comunitarios portuarios
En esencia, el sistema comunitario portuario desempeña tres funciones básicas:
Puerta de acceso a los sistemas de ventanilla única:
- Actúa como tercero de confianza
- Combina procedimientos administrativos y operativos
- Reduce el número de interfaces con los ministerios y agencias gubernamentales.
Un promotor de la globalización:
- Los PCS ayudan a aumentar el comercio mundial
- Ayuda a compartir datos sobre contenedores/envíos y buques para mejorar los informes.
- Los PCS conectan puertos de todo el mundo a través de iniciativas como la IPCSA
Mejorar las cadenas logísticas multimodales
- Ofrecen un intercambio de información sin fisuras en la cadena multimodal entre distintas partes.
Cómo desarrollar un sistema comunitario portuario
Hay doce acciones críticas que deben emprenderse en el desarrollo de un sistema comunitario portuario:
Acción 1: Crear un concepto común de sistema comunitario portuario
Antes de desarrollar el PCS es importante que todas las partes interesadas tengan un entendimiento común de los papeles y funciones del sistema de la Comunidad Portuaria que se propone.
Acción 2: ¿Por qué un sistema comunitario portuario?
Las partes interesadas deben conocer los motivos de la creación del PCS. Algunas de estas razones pueden ser;
- Reducción de la ineficacia en los puertos de entrada mediante la racionalización de los procesos
- Facilitar el intercambio de datos
- Integrar y cumplir las normas nacionales e internacionales
- Reducción de los retrasos en el despacho de mercancías
Acción 3: Cómo iniciar el desarrollo de un PCS - la Comunidad
Es fundamental contar con la participación de la comunidad portuaria:
- Conseguir que la comunidad, que incluye organismos gubernamentales, aduanas, autoridades portuarias, navieras y usuarios, se comprometa con el proyecto.
- Identificar a un líder que sea responsable de reunir a la comunidad portuaria para establecer el PCS que trabajará por los intereses de la comunidad e independientemente de sus propios intereses.
- Identificar los modelos empresariales y jurídicos, incluida la financiación, que convertirán al PCS en un intermediario honesto y de confianza a los ojos de la comunidad.
Acción 4: Embajadores
La identificación de embajadores o de un embajador encargado de promover el concepto de SCP y su aplicación en el extranjero y en la localidad. Los embajadores también se encargarán de investigar cómo funcionan otros sistemas de PCS y cómo puede aplicarse o cómo se relaciona con las circunstancias locales.
Acción 5: Comunicación
Es fundamental adoptar un enfoque bidireccional de la comunicación, implicando a todas las partes interesadas, como las aduanas, los puertos, los usuarios de los puertos, los ministerios, las navieras, las OGA, etc., pidiendo opiniones y tomando ejemplos.
Acción 6: Identificación de los procesos empresariales básicos que deben abordarse
Los procesos empresariales básicos variarán en función de la ubicación del puerto, los procesos empresariales y los distintos intereses de las diferentes partes interesadas. Algunos de los procesos importantes que deben identificarse son:
- Llegar a un acuerdo con los principales procesos comunitarios
- Describir los retos inherentes a los procesos actuales y las ventajas que pueden derivarse de la simplificación de los sistemas electrónicos.
Acción 7: Integración aduanera
Esto implicará:
- Traslado de las partes interesadas a Operadores Económicos Autorizados (OEA) o equivalente
- Reforma de los procedimientos aduaneros
- Colaboración con la Organización Mundial de Aduanas (OMA) Orientación sobre el desarrollo de sistemas PCS
Acción 8: Marco jurídico
Tener en cuenta los marcos jurídicos que regirán el funcionamiento del sistema comunitario portuario. Por ejemplo, el PCS puede tener que tener en cuenta directivas, legislación y reglamentación tales como Leyes y procedimientos aduaneros. Ley de Protección de Datos y Directivas y Leyes Marítimas en contextos como:
- Mundial/Internacional
- Local/Regional, como las normas municipales
Acción 9: Organización del PCS
Esto implicará aspectos como:
- Gobernanza
- Modelo: público, privado o asociación mixta público-privada (APP)
- Tipos de acciones y accionariado
- Financiación
Acción 10: Grupos de Desarrollo
Es fundamental identificar a las partes interesadas importantes de la comunidad para que participen en el desarrollo y la resolución de los problemas. Esto implicará la identificación de expertos para cada proceso empresarial y la gestión de procesos y plazos para los procesos.
Acción 11: Buenas prácticas
Utilizar los conocimientos existentes sobre los PCS, compartir experiencias y conocimientos e importar sistemas de trabajo cuando sea necesario.
Acción 12: Funcionamiento a largo plazo
Para disponer de un sistema comunitario portuario sostenible es fundamental que se identifique lo siguiente:
- Fuentes de ingresos
La mayoría de los PCS tienen un flujo de ingresos mixto que puede estructurarse como
- Tasa por parte interesada
- Tarifa por unidad (hora, tonelaje, barril, declaración de aduana, TEU, etc.) o por transacción EDI o por servicio
- La cuota de abono mensual o anual por todo el servicio o por servicio
- Actualización de los sistemas para que cumplan las directivas y reglamentos nacionales e internacionales.
- Desarrollo continuo
Las fases de desarrollo del sistema comunitario portuario
La implantación del sistema comunitario portuario se realiza a través de varias fases. El número de fases vendrá determinado por el nivel de tecnología de la información disponible. A continuación se describen las tres fases:
Primera fase: Desarrollo de canales clave
El primer paso crítico en el desarrollo de canales incluye los canales para procedimientos repetitivos y estándar. Estos incluirán la disposición para el intercambio de documentos tales como la notificación de mercancías peligrosas, manifiesto de carga, llegadas/salidas de buques y declaraciones de aduanas.
Segunda fase: sistemas comunitarios portuarios
Una vez que los canales clave están en funcionamiento, el PCS está listo para su puesta en marcha. A continuación, se crean los sistemas de información sobre la distribución interior de mercancías y el transporte marítimo. En este punto, se incorporan más actores, incluidas las empresas de transporte interior y los transitarios. Esto garantizará una cadena de información ininterrumpida desde el puerto hasta los centros de distribución interior.
Tercera fase: Ampliación de los sistemas comunitarios portuarios
Una vez que el sistema comunitario portuario está establecido y los usuarios lo han adoptado, el siguiente paso es la mejora de la calidad y la multiplicación de los efectos. Esto puede favorecer la adopción de las mejores prácticas y tecnologías, como la digitalización completa de todos los documentos y el uso de la RFID para promover el movimiento fluido de la carga.
Conclusión
El Port Community System aporta muchas ventajas a todas las partes implicadas. Aumenta la rapidez y eficacia de los procesos portuarios gracias a la reducción y automatización del papeleo. Al eliminar el papeleo innecesario, el PCS, con su sistema polifacético, en tiempo real, flexible, rápido y centrado, mejora la eficiencia en los procesos de trámites portuarios, manifiestos, despacho de aduanas, carga y descarga de vehículos y entrega dentro y fuera de la terminal. El sistema de la Comunidad Portuaria también ofrece una reducción de costes y una mayor seguridad, y hace potencialmente más competitivas a todas las partes interesadas.
