Software de despacho de aduanas
¿Qué es el software de despacho de aduanas?
El software de despacho de aduanas hace referencia al software de expedición de mercancías, también conocido como software de despacho de aduanas, que permite a los proveedores logísticos agilizar y simplificar los complejos procesos de importación y exportación, garantizando al mismo tiempo el cumplimiento de las normativas y aranceles en constante cambio.
Características y funciones clave del software moderno de despacho de aduanas
Algunas de las principales características de los modernos programas informáticos de despacho de aduanas son.
- Interfaz multilingüe: puede cambiar de un idioma a otro con un solo clic, ya que la logística suele implicar comercio internacional y transfronterizo.
- Conversiones multidivisa: permite realizar liquidaciones de pagos y generar facturas y recibos, así como intercambios sin preocuparse de las transacciones multidivisa.
- Módulos de trabajos - Programe y cree trabajos rápidamente además de disponer rápidamente de documentos relacionados como detalles de artículos de embalaje, guías de embarque house , detalles multidivisa y guías de embarque aéreas y de camiones.
- Visibilidad: acceso en todo momento al cumplimiento diario, las operaciones de transporte y la documentación a través de actualizaciones de estado en directo, seguimiento de envíos y mucho más.
- Intercambio de datos con sucursales y agencias: almacenamiento centralizado de datos al que pueden acceder sucursales, agencias y la sede central en tiempo real.
- Interfaz de usuario multiplataforma: se puede acceder a la mayoría de los programas de despacho de aduanas desde distintos dispositivos, como aplicaciones de escritorio, PDA y teléfonos, y en distintos sistemas operativos, como Windows, iOS y Linux.
- Motor de alertas - Los usuarios pueden establecer alertas en cualquier punto deseado del envío o del flujo de trabajo. Se emitirán alertas si se omite o se retrasa alguna tarea asignada.
- Generación automatizada de documentos - El software de aduanas facilita las operaciones automatizando la recepción y emisión de documentos y trámites.
- Pista de auditoría - Dado que los datos están centralizados, son fácilmente accesibles y las personas críticas implicadas en un negocio pueden acceder fácilmente a los registros y modificaciones.
Algunas de las funciones del software aduanero son
- Racionalización de los procesos logísticos y de la cadena de suministro.
- Considerar los cambios futuros y la escalabilidad de las cuentas
- Fácil seguimiento y acceso para una transparencia total
- Garantizar el cumplimiento de la normativa local y el derecho consuetudinario
- Proporcionar infraestructura para garantizar la seguridad digital de la información facilitada.
- Perfecta integración con el software de planificación de recursos empresariales (ERP)
- Soluciones fáciles de usar y personalizar
- Acceso a datos actualizados sobre el cumplimiento de la legislación
Con estas funciones, el software de gestión aduanera facilita la tramitación de las declaraciones de aduana, la aplicación de la normativa, la tramitación de pagos y tasas, la gestión de la logística, el suministro de análisis y datos, la mejora de la precisión y la eficacia, la mejora de la transparencia, la integración con los sistemas logísticos y de declaración de aduana, el cumplimiento de la normativa y la tramitación de pagos y tasas como impuestos, derechos y aranceles.
El papel del software de despacho de aduanas en la expansión mundial de las empresas
Cómo el software de despacho de aduanas simplifica el comercio internacional
Las aduanas pueden ser uno de los mayores cuellos de botella en la expansión de los negocios internacionales. Por ello, utilizar un software de despacho de aduanas tiene mucho sentido, ya que desempeña un papel fundamental en la simplificación del comercio internacional:
- Centralización del despacho de aduanas - El software adecuado proporciona procedimientos específicos o generales en todos los países, proporcionando así información crítica para una serie de procesos empresariales que pueden automatizarse o incluso eliminarse.
- Sistema modular flexible: la mayoría de los programas informáticos de despacho de aduanas incluyen módulos fáciles de usar y muy personalizables que facilitan su integración sin problemas en las operaciones cotidianas de la empresa.
- Integración sin fisuras - Con muchas empresas que utilizan software ERP, puede reducir costes y riesgos mediante el uso de software de aduanas, que proporciona copia de seguridad de una gran cantidad de datos empresariales relacionados con procesos, productos y socios.
- Transparencia: con una sola aplicación puede realizar un seguimiento de los procedimientos aduaneros de toda su empresa, lo que facilita el acceso y la elaboración de informes unificados desde prácticamente cualquier lugar del mundo.
- Datos actualizados sobre el cumplimiento de la legislación: las soluciones de software personalizadas proporcionan acceso a datos actualizados sobre el cumplimiento de la legislación para que las empresas puedan mantenerse al día en el campo minado de las distintas normativas y cambios.
- Utilícelo en cualquier lugar y en cualquier momento: los programas de aduanas suelen ser aplicaciones basadas en la nube a las que se puede acceder desde prácticamente cualquier lugar y en cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Soluciones informáticas para cumplir la normativa comercial mundial
Los programas informáticos de despacho de comercio electrónico ayudan a las empresas a cumplir la normativa comercial mundial y a colaborar con sus socios comerciales. Para ello, suelen integrarse a la perfección con software de intercambio electrónico de datos (EDI), suites de cadena de suministro y software de compras.
Algunas de las cosas que facilitan el cumplimiento de la normativa al utilizar software aduanero son:
- Trámites aduaneros: se conectan con los sistemas gubernamentales para que los trámites aduaneros sean más fáciles y precisos.
- Clasificaciones: el software personalizado puede clasificar fácilmente productos complejos con precisión, lo que simplifica la vida a la hora de tratar con sistemas únicos de distintos países.
- Cálculos de origen - Fácil determinación de aranceles, contingentes o tratamientos preferenciales que el software puede calcular de forma eficaz y rápida.
- Controles de exportación: una buena solución aduanera facilita el cumplimiento de los controles de exportación y de cualquier restricción al comercio y la industria.
- Análisis de datos: el análisis avanzado de datos puede ofrecer información esencial sobre oportunidades emergentes, tendencias, patrones y problemas potenciales.
Casos prácticos: Éxito de la expansión mundial con el software de despacho de aduanas
Evolve Supply Chain Solutions LLC
Evolve Supply Chain Solutions es una empresa que ofrece una solución de cumplimiento global en la que ayudan a sus socios internacionales a hacer llegar sus productos desde las plantas de fabricación, a través de las fronteras y a los clientes de todo el mundo.
Como tales, proporcionan el producto completo, que puede incluir el despacho de aduanas, el transporte aéreo, la recogida y el embalaje, y el almacenamiento.
El mayor reto era que los proveedores de software para agentes de aduanas que utilizaban para agilizar sus operaciones antes de CustomsCity empleaban procesos manuales, complicados y muy lentos.
Además, la comunicación era lenta y los trámites aduaneros muy opacos y de difícil acceso la mayoría de las veces.
Soluciones
Las cosas empezaron a mejorar para Evolve cuando contrataron a CustomsCity Global Solutions y empezaron a utilizar el software de despacho de comercio electrónico todo en uno.
Gracias al software de comercio electrónico de Custom City, han podido hacer crecer más rápidamente su negocio de venta directa al consumidor, ser más rentables y lograr una mayor conformidad aduanera.
Esto se ha conseguido principalmente porque el programa informático Customs City les ha permitido trabajar con su enorme red de almacenes CFS y agentes de aduanas, un proceso de despacho de aduanas más ágil y un acceso ininterrumpido al proceso de despacho que facilita la detección de errores.
Algunos de los beneficios acumulados son:
- Rentabilidad: planes personalizados para envíos de gran volumen.
- Una enorme red de socios de depósitos aduaneros y empresas de agentes de aduanas.
- Acceso Web 24/7 - Evolve tiene acceso ilimitado a todo el proceso de despacho de aduanas y al equipo de soporte de CustomsCity.
- Proceso de incorporación sencillo y rápido: el proceso de incorporación es sencillo y rápido.
- Sin costes adicionales de instalación o infraestructura - CustomsCity despliega y mantiene el sistema, lo que significa que Evolve se ahorra los costosos costes de red e infraestructura.
- Sin límite de envío y carga - La solución de comercio electrónico está diseñada para transacciones de gran volumen y no tiene ninguna limitación.
Al cambiar al software de despacho de aduanas, Evolve Supply Chain Solutions ha podido ahorrar al menos un 30% en almacenamiento, costes de despacho de aduanas y tiempo. También han podido tener mucho más control sobre sus procesos, lo que les ha permitido superar innumerables obstáculos internacionales y hacer crecer su negocio.
Great Way Trading & Transportation, Inc
Great Way Trading & Transportation es una empresa que ofrece servicios logísticos a terceros y cuartos que incluyen corretaje de aduanas, estudios de mercado, expedición de mercancías, custodia comercial y servicios relacionados.
Con oficinas en todas partes, desde Shenzhen a Shanghái, Pekín, Vancouver, Nueva York y San Francisco, entre muchas otras, es un canal de comercio de primer orden que promueve el transporte y el comercio entre China y Estados Unidos y entre Norteamérica y Asia.
El mayor reto al que se enfrentaba la empresa era cómo acelerar la presentación y carga de envíos de gran volumen de la Sección 321 de comercio electrónico con una solución que proporcionara acceso web 24 horas al día, 7 días a la semana y visibilidad en tiempo real.
Antes de pasarse a la solución integral CustomsCity, probaron con distintos proveedores y descubrieron que sus sistemas manuales y sus programas de gestión de derechos de aduana eran laboriosos y requerían mucho tiempo, mientras que otros eran simplemente difíciles de entender y demasiado complicados.
Soluciones
Para que Great Way pudiera procesar envíos de gran volumen, necesitaba una solución de software personalizada que fuera rentable, rápida de procesar e intuitiva de utilizar.
CustomsCity ha desarrollado una solución integral basada en Internet que incluye Type 86 y AMS Air Air que facilita a Great Way la carga y presentación de entre 5.000 y 10.000 envíos utilizando un único archivo de una sola vez.
Great Way también puede acceder fácilmente a la información aduanera y a todo el proceso 24 horas al día, 7 días a la semana, además de poder validar un montón de datos, incluidos los códigos HTS.
Esto ahorra mucho tiempo y reduce los retrasos significativos, ya que el software puede señalar instantáneamente los errores para que puedan corregirse en el acto, con lo que no sólo se ahorra tiempo, sino que también se mejora el cumplimiento de las normas aduaneras y la eficacia de todos los procesos implicados.
Algunos de los beneficios acumulados son:
- Rentabilidad: planes personalizados para envíos de gran volumen.
- Mayor precisión y eficacia - Type 86 y AMS Air los datos pueden enviarse y cargarse fácilmente utilizando un archivo CSV o Excel.
- Acceso ininterrumpido a través de Internet: la empresa puede acceder a sus registros y al sistema en cualquier momento y desde cualquier lugar siempre que tenga acceso a Internet.
- Proceso de incorporación sencillo y breve: al tratarse de una tecnología basada en web, el software puede implantarse en un día y requiere un mínimo de pruebas y formación.
- Sin costes adicionales de instalación o infraestructura - El sistema es mantenido y alojado por CustomsCity, lo que permite a Great Way ahorrar dinero en el despliegue de infraestructura e integración.
- Sin límites de envío y carga - El sistema está hecho para procesar grandes volúmenes sin limitaciones y puede personalizarse para todo tipo de transacciones de comercio electrónico.
Utilizando el sistema de cumplimiento aduanero de Custom City Type 86 y AMS Air , Great Way Trading and Transportation ha ahorrado un 50% del tiempo dedicado a tareas manuales intensivas en mano de obra, al tiempo que ha mejorado los procesos de cumplimiento.
Retos de la implantación del software de despacho de aduanas
Cuando se trata de implantar un programa informático de despacho de aduanas, se plantean todo tipo de retos.
Aunque el software de despacho de aduanas ofrece muchas ventajas, como el aumento de la productividad, el ahorro de costes y la eficacia, la implantación de un nuevo software puede resultar desalentadora para muchas organizaciones.
Los obstáculos de la integración: Procesos y sistemas existentes
1. Integridad de los datos
Para muchas empresas, la implantación de software aduanero exigirá la migración de datos de los sistemas heredados a los nuevos. Uno de los elementos más críticos de la migración es cómo mantener la integridad de los datos.
Por ello, es importante que los expertos que realicen la migración sepan qué datos no se pueden trasladar de un sistema a otro y cuáles sí. Si no se tiene suficiente cuidado durante la migración, una organización podría perder datos críticos de sus clientes.
Para hacer frente a este problema, los expertos de CustomsCity examinan detalladamente los sistemas del cliente para conocer el nivel de interoperabilidad. Esto garantiza que todos los datos estén protegidos, que se respeten las normas de privacidad y que no se pierda ningún dato crítico durante la migración.
Durante la fase de implantación, el equipo sigue verificando la integridad de los datos junto a un miembro de la organización para moderar y garantizar que se cumplen todos los requisitos.
- Falta de preparación de los empleados
Los empleados y el equipo del proyecto acostumbrados a los sistemas heredados pueden mostrarse muy reacios a pasar a los nuevos sistemas de despacho de aduanas. Puede que estén contentos con los sistemas existentes y no les interese aprender nuevos procesos.
Para ello, CustomsCity suele ofrecer asistencia al proveedor durante las primeras semanas de la implantación. El equipo de expertos también ofrece asistencia las 24 horas del día, los 7 días de la semana, durante toda la vigencia del contrato, para poder hacer frente a cualquier problema de usabilidad y ofrecer soluciones.
Superar la complejidad inicial y los costes de instalación
El coste de instalación inicial del software como servicio suele ser inferior al del software empresarial equivalente. Para superar los costes iniciales de configuración, los proveedores de SaaS como CustomsCity suelen fijar el precio de su software en función de parámetros de uso.
La solución integral CustomsCity puede facturarse en función de parámetros personalizados, como el número de usuarios que utilizan la aplicación, las unidades de valor, por transacción, entre otras muchas personalizaciones en función de las necesidades de la organización.
Para hacer frente a la complejidad inicial, los proveedores de software suelen supervisar la implantación del programa y mantener abiertas las líneas de comunicación, ya sea durante un tiempo determinado o durante la vigencia del contrato (este último es el caso de CustomsCity).
CustomsCity ofrece asistencia a los proveedores y un equipo de expertos que responde a todas las preguntas y proporciona asistencia y conocimientos cuando es necesario, y suele trabajar junto con el departamento informático de las organizaciones clientes para resolver rápidamente cualquier problema.
Tendencias futuras: ¿Qué es lo próximo para el software de despacho de aduanas?
El software de despacho de aduanas es el futuro del despacho de aduanas.
Ahora las utilizan para obtener una ventaja competitiva las organizaciones que buscan agilizar el tratamiento de la información, fomentar el cumplimiento, centrarse en envíos específicos, controlar los costes de mano de obra y mejorar la puntualidad y la calidad de los datos sobre comercio exterior.
Aprovechar la IA y el aprendizaje automático en el despacho de aduanas
En inteligencia artificial, los grandes modelos lingüísticos más avanzados, como el BERT de Google y el GPT-4 de OpenAI, han logrado avances significativos.
Han traído una nueva era de innovación útil para agilizar las operaciones aduaneras, acelerar el comercio internacional y reforzar la seguridad.
La adopción de grandes modelos lingüísticos en las aduanas puede cambiar las operaciones y, en particular, el tratamiento de documentos en las aduanas.
Los LLM pueden extraer eficazmente la información pertinente, clasificar diversos formularios y ofrecer asistencia multilingüe para agilizar la tramitación de grandes volúmenes de papeleo en el comercio transfronterizo.
Además, los LLM están preparados para mejorar la colaboración y la comunicación entre las agencias de aduanas y sus homólogos internacionales.
Facilitan la traducción de idiomas en tiempo real y también pueden generar y resumir informes, lo que da lugar a un ecosistema aduanero más eficaz y colaborativo.
Por último, los LLM son fundamentales para apoyar la toma de decisiones informadas y la evaluación de riesgos. Pueden identificar tendencias y patrones que, de otro modo, serían difíciles de entender, sobre todo cuando se analizan grandes conjuntos de datos.
En última instancia, la IA puede generar recomendaciones y conocimientos prácticos que permitan a los funcionarios de aduanas tomar decisiones basadas en datos para facilitar el comercio legítimo y reforzar la seguridad.
El impacto de la tecnología Blockchain en los futuros procesos aduaneros
Hay muchas aplicaciones de la tecnología blockchain que podrían mejorar significativamente la seguridad y la eficiencia de los procedimientos y procesos aduaneros.
- En primer lugar, la tecnología Blockchain podría ayudar a simplificar el proceso aduanero, ya que proporciona una forma eficiente, transparente y segura de gestionar los datos. Mediante el uso de blockchain, las agencias de aduanas pueden compartir y almacenar de forma segura los datos pertinentes, como el estado del envío, la información del producto y las declaraciones de aduanas, lo que facilita el seguimiento de los envíos.
- En segundo lugar, blockchain puede ser muy eficaz para mejorar la seguridad de los procedimientos y procesos aduaneros. Mediante el uso de sistemas de libro mayor distribuido, las agencias aduaneras podrán almacenar datos en un formato inmutable y seguro, de modo que puedan prevenir y controlar cualquier actividad potencialmente ilícita o fraudulenta.
- En tercer lugar, la tecnología blockchain puede reducir los costes típicamente asociados a los procedimientos y procesos aduaneros. Haciendo uso de blockchain se tardaría menos en procesar los envíos y los datos se compartirían y almacenarían de forma más eficiente y segura.
- Por último, blockchain podría mejorar la transparencia de los procedimientos y procesos aduaneros, ya que puede proporcionar un registro inmutable y seguro de todas las actividades relacionadas con las aduanas, lo que ofrece una rendición de cuentas y una visibilidad plenas.
Conclusiones: Adoptar el software para tener éxito en los negocios globales
En el futuro, el software será cada vez más importante en los procedimientos y procesos aduaneros. Muchas organizaciones aduaneras se están pasando al software de despacho de aduanas debido a las numerosas ventajas competitivas que ofrece.
La importancia estratégica del software de despacho de aduanas
El software de despacho de aduanas es fundamental para las aduanas y el comercio transfronterizo, ya que actualmente se utiliza para acelerar el procesamiento de la información, garantizar la aplicación e interpretación precisas de las leyes arancelarias, fomentar el cumplimiento por parte de los comerciantes, centrarse en envíos específicos y mejorar la puntualidad y calidad de los datos.
Prepararse para el futuro: La tecnología al servicio del comercio mundial
Aunque la tecnología ha venido influyendo en el comercio mundial a múltiples niveles, la tecnología y su impacto en el comercio internacional han dado lugar a una mayor velocidad de las transacciones, a una reducción de los costes y al comercio de nuevos servicios y productos.
También ha dado lugar a una reducción de los costes de transacción, a resultados medioambientales positivos y a la inclusión de los actores más pequeños en el sistema de comercio internacional.
Gracias a la tecnología, las empresas dedicadas al comercio internacional pueden mejorar sus operaciones, lo que les permitirá ampliar su presencia en todo el mundo manteniendo o mejorando su eficiencia y reduciendo costes.
