Hacer las cosas enhouse y por cuenta propia suele parecer la opción más lucrativa, ya que ahorra muchos recursos, tanto de mano de obra como de dinero. Pero cuando se trata de tramitar aduanas para importadores, la decisión se vuelve mucho más difícil.

Por un lado, está el atractivo del control directo y el ahorro potencial de costes. Por otro, la desalentadora complejidad de la normativa aduanera amenaza con atrapar a los incautos con costosas sanciones y retrasos.

Entonces, ¿cuál es el movimiento correcto en un escenario así?

Este blog le ayudará a tomar esta decisión. Hablaremos de las ventajas y los inconvenientes y determinaremos cuál optimiza los recursos de su empresa. Empecemos.

Ventajas e inconvenientes de la autofacturación

A la hora de plantearse si gestionar los trámites aduaneros enhouse o recurrir a los servicios de un agente de aduanas, es esencial sopesar las ventajas y los inconvenientes de cada enfoque.

Veamos primero las ventajas de la autofacturación frente a la no presentación de la inscripción.

Ventajas de la autoficha de entrada
Ventajas de no presentar la inscripción por cuenta propia
Ahorro de costes: Costes operativos potencialmente más bajos a lo largo del tiempo en comparación con las comisiones de los intermediarios.
Conocimientos especializados a la carta: Acceso a agentes con conocimientos especializados y experiencia en despacho de aduanas.
Control directo: Mayor supervisión y control inmediato sobre el proceso de declaración aduanera.
Ahorro de recursos: Ahorra tiempo y recursos externalizando complejos procesos aduaneros a expertos.
Respuesta más rápida: Capacidad para abordar y resolver rápidamente los problemas o realizar los ajustes necesarios.
Responsabilidad reducida: Los corredores suelen asumir la responsabilidad de los errores, lo que reduce la exposición al riesgo de la empresa.
Conocimientos profundos: Oportunidad de desarrollar un conocimiento más profundo de la normativa aduanera y los requisitos de cumplimiento.
Amplia red: Los intermediarios han establecido relaciones con las aduanas y otras entidades, lo que puede facilitar el proceso.
Soluciones personalizadas: Flexibilidad para adaptar los procesos de tramitación aduanera a las necesidades empresariales específicas.
Tecnología e infraestructura: Los intermediarios proporcionan la tecnología y la infraestructura necesarias para una presentación eficiente sin coste adicional para la empresa.

Ahora, comparemos los escollos asociados a la autofacturación frente a la externalización de esta tarea a profesionales.

Escollos de la autofacturación
Escollos de la no autofacturación
Costes iniciales: Importante inversión inicial en tecnología, formación y personal.
Mayores costes a largo plazo: Las comisiones de los intermediarios pueden acumularse con el tiempo y superar el coste de la tramitación enhouse .
Riesgos de cumplimiento: Mayor responsabilidad para mantener el cumplimiento, con la posibilidad de cometer errores costosos.
Menor control: La dependencia de terceros puede reducir el control directo sobre el proceso de despacho de aduanas.
Intensidad de recursos: Requiere personal y recursos específicos para gestionar eficazmente el proceso de archivo.
Posibles retrasos: Depender del horario de un intermediario puede provocar retrasos en la presentación y tramitación.
Curva de aprendizaje: Las empresas que no están familiarizadas con la normativa y los procesos aduaneros tienen una curva de aprendizaje muy pronunciada.
Soluciones genéricas: Los procesos de los intermediarios pueden no estar adaptados a las necesidades específicas de su empresa.
Gestión de la tecnología: Necesidad de actualizar y mantener constantemente la infraestructura informática para la conectividad aduanera.
Barreras de comunicación: Posibilidad de que se produzcan errores de comunicación o retrasos en el flujo de información entre la empresa y el intermediario.

10 preguntas que debe hacerse antes de llegar a una conclusión sobre la autofacturación

Antes de entrar en las preguntas cruciales que pueden guiar su decisión sobre si debe pasar a la declaración de aduanas en-house, es esencial comprender las implicaciones de tal paso.

Esta lista de comprobación destaca las áreas críticas que hay que tener en cuenta, asegurándose de que esté plenamente informado y preparado para tomar la mejor decisión para las necesidades específicas de su empresa.

Analicemos lo que debe evaluar.

1. ¿Cuánto le costará la declaración enHouse ?

Lo primero que hay que tener en cuenta son las finanzas. Contratar a alguien enhouse, sobre todo a un corredor autorizado, no sólo tiene que ver con su salario. Hay que tener en cuenta las prestaciones, la formación e incluso un equipo de apoyo. 

Ahora, piense en lo que pagó a su correduría el año pasado. Comparar estas cifras le ayudará a comprender el valor de la experiencia que está obteniendo.

Ganador: Externalice

Recuerde que, aunque ahorrar dinero suena excelente, garantizar el cumplimiento sin contratiempos ni retrasos puede ahorrarle mucho más a largo plazo.

2. ¿A quién acudir para obtener información sobre regulación?

Cuando se trata del despacho de aduanas, contar con una fuente fiable de orientación normativa es crucial.

Si le seleccionan para una auditoría aduanera o necesita confirmar si le afecta una nueva normativa, ¿puede confiar en su equipo de in-house ?

Asociarse con expertos como CustomsCity tiene un valor incalculable. Aportan más de 30 años de experiencia y conocimientos a su equipo, garantizando que se mantenga a la vanguardia de los cambios normativos.

Ganador: Empate

Aunque la externalización puede ofrecer una experiencia y una tranquilidad inigualables, un equipo bien formado y con experiencia enhouse podría ofrecer ventajas similares, siempre que esté dispuesto a invertir en su formación y desarrollo continuos.

3. ¿Está preparado para gestionar la transmisión electrónica de datos?

Los agentes proporcionan una conectividad fluida con las aduanas a través de ABI y ACE. Si está pensando en gestionar esta in-house, evalúe si sus recursos informáticos están preparados para tal responsabilidad.

Asociarse con expertos como CustomsCity proporciona los conocimientos técnicos necesarios y ofrece un proceso racionalizado que podría liberar su presupuesto y recursos informáticos para otros proyectos.

Ganador: Externalice

La complejidad y la naturaleza continua de los requisitos informáticos para la presentación directa pueden ser desalentadoras. La externalización puede aliviar estas presiones y garantizar el cumplimiento de la normativa con las mínimas molestias.

4. ¿Cuál es su plan para los períodos sin cobertura?

Piense qué ocurre si su declarante único no está disponible. Los equipos de intermediación garantizan que siempre haya alguien dispuesto a intervenir. Pero, ¿puede decir lo mismo de su equipo enhouse ? Contar con un plan de respaldo fiable es crucial para evitar retrasos o problemas en la presentación de declaraciones.

Ganador: Externalice

El riesgo de que se produzcan lagunas de cobertura con un equipo interno enhouse -especialmente si se depende de un equipo pequeño o de una sola persona- puede provocar importantes interrupciones. La externalización ofrece una red de seguridad difícil de reproducir internamente sin una inversión significativa.

5. ¿Está preparado para ampliar sus necesidades de importación?

A medida que crece su negocio, también lo hace su volumen de importaciones. Un intermediario cualificado se adapta a la perfección a estos cambios, garantizando que sus operaciones nunca pierdan el ritmo. Pero, ¿puede su equipo dehouse gestionar los volúmenes fluctuantes con la misma agilidad?

Ganador: Empate

Si ha creado un equipo sólido, escalable y flexible enhouse , puede que se las apañe tan bien como un intermediario externo. Sin embargo, la facilidad y eficacia que ofrece un intermediario experimentado y acostumbrado a gestionar cambios de volumen requieren mucho trabajo para igualarlas.

6. ¿Puede su equipo comunicarse eficazmente con los socios logísticos?

La comunicación eficaz con transportistas y almacenes es esencial, pero lleva mucho tiempo. Los intermediarios aprovechan las conexiones electrónicas para automatizar gran parte de este proceso.

¿Está preparado su equipo para invertir mucho tiempo en estas comunicaciones, o dispone de un sistema para agilizarlas?

Ganador: Externalice

A menos que disponga de la infraestructura necesaria para automatizar las comunicaciones de forma similar, los sistemas establecidos de un intermediario ofrecen una clara ventaja en tiempo y eficacia.

7. ¿Cómo garantizará el seguimiento y la entrega puntual de sus envíos?

Los intermediarios hacen un seguimiento de sus envíos, asegurándose de que llegan y se entregan puntualmente, a menudo sin gastos adicionales. Si se plantea gestionar esto en-house, ¿dispone de los recursos y la dedicación necesarios para igualar este nivel de servicio?

Ganador: Externalice

La meticulosa atención y el compromiso de tiempo necesarios para rastrear y localizar eficazmente los envíos pueden resultar abrumadores para muchos equipos dehouse . Esto hace que el servicio integral de un intermediario sea una opción más fiable.

8. ¿Está preparado para hacer frente a las complejidades de las importaciones especiales?

La gestión de importaciones especiales, como las sujetas a derechos antidumping o contingentes, exige conocimientos detallados y una documentación precisa. Confía en la capacidad de su equipo dehouse para gestionar estas complejidades sin problemas?

Ganador: Empate

Con la formación y los recursos adecuados, un equipo dehouse podría gestionar de forma competente las entradas especiales. Sin embargo, los conocimientos especializados de un corredor suelen hacer que esté mejor equipado para afrontar estos retos con menos riesgos de errores o retrasos.

9. ¿Puede coordinar la recogida y entrega de la carga sin enganche?

Los agentes destacan en la coordinación de las numerosas partes móviles que intervienen en el despacho, recogida y entrega de la carga, garantizando operaciones fluidas incluso cuando se requieren exámenes aduaneros. Tiene su empresa enhouse la capacidad de gestionar esta logística sin problemas?

Ganador: Subcontratar a un intermediario

La coordinación logística necesaria para una recogida y entrega eficaces es compleja, especialmente bajo la presión de los exámenes aduaneros. Los intermediarios tienen la experiencia y los sistemas necesarios para gestionar estas situaciones con más eficacia que la mayoría de los equipos dehouse .

10. ¿Dispone de contactos en el sector para resolver problemas con rapidez?

Las relaciones que los corredores experimentados han forjado a lo largo de los años en el sector pueden agilizar considerablemente los procesos y resolver los problemas. Tiene su equipo enhouse acceso a una red de influencia similar?

Ganador: Subcontratar a un intermediario

Aunque es posible entablar relaciones a lo largo del tiempo, el acceso inmediato a una amplia red de contactos en el sector que proporcionan los intermediarios tiene un valor incalculable, sobre todo cuando surgen problemas urgentes.

En conclusión

La decisión de tramitar usted mismo o externalizar el despacho de aduanas es matizada y depende de las necesidades, capacidades y recursos específicos de su empresa. Si se inclina por la externalización, considere socios como CustomsCity por su gran experiencia y sus soluciones tecnológicas.

Aquellos que estén pensando en adoptar un enfoque enhouse deberán evaluar su grado de preparación en cuanto a tecnología, conocimientos y escalabilidad de los recursos. El siguiente paso debe ser un análisis exhaustivo de sus operaciones actuales, costes y estrategia empresarial a largo plazo para determinar el camino más eficaz para sus necesidades de despacho de aduanas, manteniendo el cumplimiento, la eficiencia y la escalabilidad en la vanguardia de su proceso de toma de decisiones.

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